FAQ sur l'organisation d'événements et la création de parcours
Cette page regroupe des questions courtes sur l'organisation d'événements et la création de parcours. Si vous souhaitez consulter l'ensemble du déroulement de la préparation et des opérations le jour de l'événement, consultez le Guide des opérations.
Puis-je organiser un événement avec l'application ?
Oui. Toute personne peut créer et publier un événement gratuitement après avoir créé un compte et s'être connectée.
- Vous pouvez réaliser des événements gratuitement jusqu'à 10 jeux par jour
- Les jeux sont comptabilisés par « participant x catégorie ». Même si le même participant rejoue la même catégorie, le nombre de jeux n'augmente pas
- Les parcours dont le nombre de balises (points de contrôle hors départ et arrivée) est de 1 ou 2 et dont le temps limite est de 60 minutes ou moins (ou sans limite de temps) sont traités comme des parcours d'essai et ne sont pas comptabilisés dans le nombre de jeux
- Le « participant » désigne ici le nombre de smartphones (comptes) utilisés pour jouer, et non le nombre d'équipes. En jeu en équipe, si une équipe utilise 3 smartphones, cela compte pour 3 jeux. Le décompte se fait au moment où le jeu commence : le créneau n'est pas restitué même si vous abandonnez en cours de route. Les jeux lancés avec Tester le parcours depuis le tableau de bord d'un événement classique ne sont pas comptés
La liste des forfaits se trouve sur la page Forfaits disponibles du site officiel NaviTabi ; si vous souhaitez confier la conception, la préparation et l'animation le jour J, consultez Accompagnement payant pour l'organisation d'événements (page en japonais).
À partir du 1er septembre 2026, le quota de jeux quotidien des événements organisés hors du Japon dépendra du forfait de l'organisateur (par exemple, 30 parties avec le Forfait Organisateur). Consultez la FAQ sur les tarifs et la facturation pour plus de détails.
Il n'existe pas de fonction permettant de dupliquer directement un événement entier pour en créer un autre. Pour réutiliser des événements passés, consultez Comment réutiliser un événement existant ?.
En revanche, il existe une fonction permettant de copier un seul parcours au sein du même événement (utile pour créer rapidement un parcours dont seuls les scores diffèrent). Pour plus de détails, consultez Puis-je copier un parcours ?.
Quelle est la structure de base pour créer un parcours ?
Pour créer un parcours, utilisez la structure suivante.
- Créez un événement
- Créez des catégories au sein de l'événement
- Créez un parcours pour chaque catégorie
Un événement peut comporter plusieurs catégories, chacune pouvant appliquer des réglages de parcours différents (temps limite, méthode de pointage, etc.).
Pour une explication détaillée des écrans de réglage, consultez Créer un événement et régler les bases et Réglages des parcours et des balises.
Comment organiser un événement dépassant la limite quotidienne gratuite (10 parties) ?
Pour les événements dont le nombre de jeux par jour dépasse 10, vous pouvez procéder de la façon suivante.
Acheter des créneaux de jeu supplémentaires
Lorsque les 10 parties gratuites ne suffisent pas, vous pouvez ajouter des créneaux de jeu par achat intégré. L'achat est possible sur place le jour J et prend effet immédiatement.
Comment acheter
- Ouvrez l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord)
- Choisissez Acheter des places dans le groupe Opérations
- Choisissez le nombre de créneaux à ajouter (1, 5, 20 ou 50) et finalisez l'achat dans la boutique
| Élément | Détail |
|---|---|
| Effet | Pendant toute la durée de validité, les créneaux achetés s'ajoutent à la limite du jour (ce n'est pas une réserve de parties qui s'épuise). Vous pouvez acheter autant de fois que nécessaire : les achats se cumulent |
| Validité | Jusqu'à 23:59 le 7e jour suivant l'achat (acheté le 1er avril → valable jusqu'au 8 avril à 23:59). L'en-tête du tableau de bord affiche également Créneaux supplémentaires jusqu'au ◯/◯ |
| Portée | Ils ne valent que pour l'événement pour lequel ils ont été achetés |
| Événements permanents | Les événements permanents (sans limite de temps) n'ont pas de limite de parties : il n'y a donc rien à acheter |
Les créneaux de jeu peuvent être achetés non seulement par l'organisateur et les membres de l'organisation, mais aussi par les participants. Dans tous les cas, l'achat augmente la limite de l'événement ; il ne crée pas de créneaux réservés à l'acheteur. Le résultat ne dépend pas de qui achète (le payeur est enregistré et consultable dans Achats de places du groupe Gérer).
Le paiement est débité sur le compte App Store ou Google Play de la personne qui effectue l'achat.
L'achat nécessite d'être connecté (impossible d'acheter sans connexion à un compte). Pour le décompte de la limite et l'heure de réinitialisation, consultez la FAQ sur les tarifs et la facturation.
Tirer parti des parcours d'essai
Les parcours dont le nombre de balises (points de contrôle hors départ et arrivée) est de 1 ou 2 et dont le temps limite est de 60 minutes ou moins (ou sans limite de temps) ne sont pas comptabilisés dans le nombre de jeux ; vous pouvez donc jouer sans limite à des parcours courts destinés à l'essai.
Comment limiter les personnes pouvant participer à un événement ?
Tout le monde peut jouer aux événements ordinaires, mais si vous créez un événement nécessitant une approbation de participation, seules les personnes approuvées peuvent jouer.
Créer un événement à approbation de participation
Lors de la création d'un nouvel événement, activez « Approbation de participation requise pour jouer ». Ce réglage peut également être modifié après la création de l'événement.
La création d'événements à approbation de participation nécessite l'adhésion au Forfait Organisateur.
Déroulement des demandes de participation
- Le participant appuie sur « Demander à participer » pour la catégorie souhaitée dans l'écran de l'événement
- L'organisateur vérifie la demande depuis la carte « Liste des joueurs » de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord)
- L'organisateur appuie sur l'utilisateur et choisit « Approuver » ou « Refuser »
- Une fois approuvé, le participant peut jouer au parcours
Rendre les résultats visibles par tous après l'événement
Dans les événements à approbation de participation, les participants ne voient que les résultats des catégories pour lesquelles ils ont été approuvés. Pour les rendre visibles par tous après l'événement :
- Modifiez le réglage de visibilité de chaque catégorie en « Consultation seule »
- Modifiez l'événement pour qu'il ne nécessite plus d'approbation de participation
Pour les opérations détaillées, consultez Gestion des demandes et des approbations et Réglages des catégories.
Le nombre de demandes de participation ou d'approbations est-il limité ?
Non. Le nombre de demandes de participation et le nombre de personnes que vous pouvez approuver ne sont pas limités. La limite porte sur le nombre de parties jouables gratuitement par jour (Comment organiser un événement dépassant la limite quotidienne gratuite (10 parties) ?).
Si vous approuvez plus de personnes que les créneaux de jeu du jour, même les participants approuvés ne peuvent plus commencer à jouer une fois les créneaux épuisés. Pour les événements comptant beaucoup de participants, achetez des créneaux de jeu supplémentaires à l'avance.
Comment gérer les numéros d'inscription ? (Doublons et nombre de chiffres ?)
Un numéro d'inscription peut comporter jusqu'à 9 chiffres (valeur maximale 999 999 999). Les numéros hors de cette plage ne sont pas acceptés.
Vous pouvez les gérer avec les réglages suivants :
- Autoriser les doublons : vous pouvez attribuer le même numéro à plusieurs participants
- Numérotation séquentielle automatique avec une liste des participants : conformément à la liste des participants, les numéros d'inscription peuvent être attribués par numérotation séquentielle automatique
Pour les opérations détaillées, consultez Gestion des demandes et des approbations.
Un enregistrement terminé n'apparaît pas dans le classement, et un enregistrement DNF apparaît à sa place
Vérifiez si un même compte n'a pas joué plusieurs fois avec des numéros d'inscription différents. Le classement retient d'abord le meilleur enregistrement de chaque compte, puis regroupe les enregistrements qui portent le même numéro d'inscription. Si ce compte a un meilleur enregistrement sous un autre numéro, son enregistrement terminé sous ce numéro n'apparaît pas, et un enregistrement d'un autre compte ayant utilisé le même numéro apparaît à sa place, même s'il s'agit d'un DNF.
Cela arrive souvent lorsque le personnel fait des vérifications dans les catégories réelles de l'événement. Depuis le menu de la liste des résultats, appliquez Passer de Terminé à DNF aux enregistrements de ce compte qui sont meilleurs que celui que vous voulez afficher : ce dernier apparaîtra alors dans le classement. Vous pouvez annuler ce changement avec Passer de DNF à Terminé.
Si vous n'avez pas besoin de conserver ces enregistrements de vérification dans les résultats, utilisez Tester le parcours sur le tableau de bord (sauf pour les événements permanents). Ses enregistrements n'apparaissent ni dans la liste des résultats ni dans le classement. Pour le fonctionnement détaillé, consultez Lorsque plusieurs résultats portent le même numéro d'inscription.
Le QR d'enregistrement (QR code d'enregistrement) ne s'affiche pas ou ne peut pas être sélectionné ?
Le QR d'enregistrement ne peut être généré que pour les événements dont les réglages d'approbation nécessaires à l'enregistrement sont en place.
- Événement ordinaire : activez à la fois Exiger l'approbation (approbation de participation) et Exiger un numéro d'inscription
- Événement avec suivi de sécurité : activez Exiger un numéro d'inscription
Une fois les conditions remplies, la carte QR d'enregistrement apparaît dans le groupe Participants du tableau de bord. Le QR d'enregistrement doit être lu dans un environnement en ligne et ne peut pas être utilisé pour les événements permanents (sans limite de temps), privés ou terminés.
Pour plus de détails, consultez Gestion des demandes et des approbations — Réglages préalables pour utiliser le QR d'enregistrement.
Puis-je définir une date et une heure de départ ?
Oui. Vous pouvez définir une date et une heure de départ dans les réglages de la catégorie.
Si les participants gardent l'écran de jeu ouvert, le jeu démarre automatiquement à la date et l'heure indiquées.
Un départ simultané (la définition d'une date et d'une heure de départ) nécessite le Forfait Organisateur.
Puis-je créer un parcours sans limite de temps (permanent) ?
Il n'est pas possible d'en créer depuis l'application ni depuis le Web. Lors de la création d'un événement, vous ne pouvez choisir qu'entre un événement normal et un événement avec suivi de sécurité. Dans une catégorie d'un événement normal, le temps limite ne peut pas être 0 ni rester vide. Si vous souhaitez installer un parcours permanent (sans limite de temps), contactez NaviTabi (Comment nous contacter). L'installation d'un parcours permanent n'est pas gratuite : le tarif dépend de la durée pendant laquelle il reste en place et du nombre de participants attendus.
Les événements permanents sont soumis aux restrictions suivantes.
- Ils ne peuvent pas être des parcours payants. Jouer un événement permanent ne demande aucun achat : fixer un prix sur une catégorie ne la rend donc pas payante
- Ils ne peuvent pas exiger d'approbation de participation. L'écran de gestion d'un événement permanent n'a pas de liste des participants, les demandes de participation ne peuvent donc pas être approuvées
- Il faut être connecté pour jouer. Il n'y a pas de limite de créneaux de jeu quotidiens
- Le QR d'enregistrement, le QR de jeu, le QR bonus, le pointage par QR code, le jeu en équipe et Tester le parcours ne sont pas disponibles
Puis-je supprimer une catégorie que j'ai créée ?
- Vous pouvez supprimer une catégorie tant que personne n'y a encore joué
- Si des résultats de jeu existent déjà, elle ne peut pas être supprimée, mais vous pouvez la rendre « privée »
La façon de concevoir la publication et le rangement après la fin de l'événement est présentée dans Guide des opérations — Rangement après l'événement.
Comment supprimer un événement ?
Vous pouvez supprimer un événement tant que personne n'y a encore joué. Un événement qui compte ne serait-ce qu'un seul jeu enregistré ne peut pas être supprimé. Un événement supprimé ne peut pas être restauré. Seuls le propriétaire de l'événement et les gestionnaires d'événement peuvent le supprimer.
- Application mobile — Ouvrez Configuration de l'événement sur l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord), puis touchez l'icône de corbeille en haut à droite. Deux confirmations s'affichent, « Voulez-vous supprimer cet événement ? » puis « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ceci ? » : choisissez Supprimer les deux fois
- Web — Dans la liste Gérer les événements, ouvrez Modifier pour l'événement, puis cliquez sur Supprimer en haut de la page de synthèse (sur la même ligne que Modifier les infos). La confirmation s'affiche deux fois : choisissez Supprimer les deux fois. La liste elle-même ne comporte pas de bouton de suppression
Lorsque des jeux ont été enregistrés, le message « Vous ne pouvez pas supprimer un événement auquel des utilisateurs ont déjà joué. » s'affiche (sur le Web : « Cet événement ne peut pas être supprimé car il contient déjà des parties enregistrées. »). Pour retirer un tel événement de la liste, rendez-le privé puis utilisez Archiver. L'archivage masque l'événement de la liste des événements gérés tout en conservant ses enregistrements, et il peut être annulé par la suite. Il s'effectue depuis le groupe Gérer du tableau de bord de l'application mobile (Écran de gestion de l'événement — Cartes de gestion et d'animation).
Comment réutiliser un événement existant ?
Il n'existe pas de fonction permettant de copier un événement pour en créer un autre. Si vous souhaitez réutiliser un événement passé, envisagez les méthodes suivantes.
Méthode 1 : utiliser tel quel l'événement existant
- Renommez l'événement existant et utilisez-le pour le nouvel événement
- Utilisez les balises existantes pour créer de nouveaux parcours et catégories
- Réglez les anciennes catégories devenues inutiles en « privé » ou « consultation seule »
Méthode 2 : exporter et importer les données des balises (Forfait Organisateur)
- Exportez en CSV les données des balises depuis « Toutes les balises » de l'événement passé
- Créez un nouvel événement et importez les données des balises en CSV
Seuls le nom, la description et la position (latitude et longitude) le sont. Les photos doivent être enregistrées manuellement séparément.
Méthode 3 : enregistrer dans Mes postes puis importer (l'enregistrement nécessite le Forfait Organisateur)
- Dans « Tous les postes » de l'événement passé, touchez une balise et choisissez Enregistrer dans « Mes postes » (la photo est enregistrée aussi)
- Dans « Tous les postes » du nouvel événement, choisissez Importer depuis « Mes postes »
Pour les détails, consultez Mes postes et postes publics.
Pour la façon de concevoir le rangement et les réglages de visibilité lors de la réutilisation, consultez également Guide des opérations — Rangement après l'événement.
J'ai trouvé un lieu en déplacement et je veux l'utiliser plus tard dans un événement
Même avant de créer un événement, vous pouvez l'enregistrer comme balise dans Mes postes. Enregistrez sur place le nom, la description, la photo et la position, puis, à la création de l'événement, sélectionnez et importez la balise avec Importer depuis « Mes postes » dans « Tous les postes ». Vous pouvez aussi enregistrer depuis les Postes publics des balises publiées par d'autres utilisateurs et les utiliser. La connexion est nécessaire. Pour les détails, consultez Mes postes et postes publics.
Puis-je copier un parcours ?
Oui, au sein d'un même événement (Forfait Organisateur requis ; indisponible pour les enregistrements de la Caméra Rogaining et les événements avec suivi de sécurité). Dans l'application, utilisez Copier le parcours dans le menu « … » de l'écran d'édition du parcours ; sur le Web, utilisez Dupliquer sur la page de synthèse de l'événement.
Le parcours copié a son propre nom, ses points, son type et son KML, mais les balises elles-mêmes (position, nom, photos) sont partagées avec le parcours d'origine. Modifier une balise dans le parcours d'origine la modifie aussi dans la copie. Il n'existe pas de fonction pour copier un événement entier (Puis-je organiser un événement avec l'application ?).
Pour la marche à suivre et la liste des réglages partagés ou indépendants, consultez Configuration des parcours et des balises — Copier un parcours.
Puis-je créer un parcours utilisant la fonction quiz ?
Oui. Vous pouvez créer gratuitement des parcours utilisant la fonction quiz.
Comment configurer les points bonus (QR et combinaison) ?
Sur les parcours au score (Score / Score (départ et arrivée libres)), vous pouvez configurer deux types de points bonus. Les deux se configurent depuis l'application smartphone (iOS / Android) ; la version Web ne permet pas de les configurer.
- QR bonus — QR code qui attribue des points lorsqu'un participant le scanne pendant la partie. Créez-le depuis la carte QR bonus de la section Préparation (Android : Préparation de la distribution) de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord). Vous pouvez en créer jusqu'à 50 par événement, avec un nombre de points de 1 à 999 ; un même QR n'est ajouté qu'une seule fois par partie. Actuellement, seul le jeu individuel est pris en charge ; il n'est pas utilisable dans les événements par équipes ni dans les événements permanents (sans limite de temps). Pour plus de détails, consultez Écran de gestion de l'événement — QR bonus.
- Bonus combo — Règle qui attribue automatiquement des points lorsqu'un participant visite le nombre requis de points de contrôle désignés (aucune action du participant n'est nécessaire ; aucune notification ni badge ne s'affiche lors de la réussite, et les points sont automatiquement pris en compte dans le score). Pour une même règle, seuls les points du seuil le plus élevé atteint sont attribués (non cumulables). Configurez-le depuis le menu « … »/« ︙ » (Options / Autres) de l'écran d'édition du parcours. Contrairement au QR bonus, il est aussi utilisable en jeu en équipe. Pour plus de détails, consultez Réglages des parcours et des balises — Bonus combo.
Pour les événements où un QR bonus ou un Bonus combo est configuré, la participation depuis d'anciennes versions de l'application ne prenant pas en charge cette fonctionnalité est bloquée jusqu'à leur mise à jour. Veillez à pouvoir inviter les participants à mettre à jour l'application.
Supprimer tous les QR bonus lève le blocage ; en revanche, dès qu'un Bonus combo a été configuré ne serait-ce qu'une fois, supprimer toutes les règles ne lève pas le blocage.
Faut-il effectuer un parcours de test avant de publier un parcours ?
Ce n'est pas obligatoire, mais nous recommandons vivement d'effectuer un parcours de test au préalable afin de vérifier la sécurité du parcours et l'absence de problème dans le réglage des points de contrôle.
La préparation avant l'événement, y compris le parcours de test, est présentée dans Préparation avant l'événement.
Un opérateur d'événement peut-il utiliser la vérification photo ?
Oui. La vérification photo s'ouvre depuis le menu « … » d'un participant dans la liste des résultats et permet d'examiner les photos de pointage une par une avec Accepter / En attente / Rejeter. En cas de rejet, vous pouvez aussi choisir de retirer les points de la balise concernée. Il n'y a aucune restriction d'autorisation pour les opérateurs d'événement (elle n'apparaît dans le menu que pour les catégories qui pointent avec l'appareil photo).
L'ajustement des points, la fin forcée d'une partie et le passage de Terminé à DNF peuvent également être effectués par un opérateur d'événement. Seules les actions Définir un nom d'alias et Mettre à jour le numéro de dossard ne dépendent pas du rôle mais du fait que le compte de la personne qui effectue l'opération soit abonné au Forfait Organisateur.
Pour en savoir plus, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Liste des résultats et Vérification des résultats et export de données.
À qui puis-je confier l'enregistrement ?
L'enregistrement du jour J peut être confié presque entièrement aux opérateurs d'événement. Ils peuvent approuver et refuser les demandes, noter les absences, changer la catégorie d'un participant, envoyer des messages individuels, activer ou désactiver la réception des demandes, exporter la liste des participants en CSV, et afficher et partager le QR d'enregistrement.
Seules les deux actions suivantes exigent un gestionnaire d'événement ou plus.
- Importer des participants (importation d'une liste au format CSV)
- Effacer les enregistrements de demande et d'approbation (menu « … » en haut à droite de la liste des participants)
Pour en savoir plus, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Ce qu'un opérateur d'événement peut faire à « l'enregistrement ».