FAQ sur l'organisation d'événements et la création de parcours

Cette page regroupe des questions courtes sur l'organisation d'événements et la création de parcours. Si vous souhaitez consulter l'ensemble du déroulement de la préparation et des opérations le jour de l'événement, consultez le Guide des opérations.

Puis-je organiser un événement avec l'application ?

Oui. Toute personne peut créer et publier un événement gratuitement après avoir créé un compte et s'être connectée.

• Vous pouvez réaliser des événements gratuitement jusqu'à 10 parties par jour et par événement
• Les parties sont comptabilisées par « participant x catégorie ». Même si le même participant rejoue la même catégorie, le nombre de parties n'augmente pas
• Les parcours dont le nombre de postes de contrôle (hors départ et arrivée) est de 1 ou 2 et dont le temps limite est de 60 minutes ou moins (ou sans limite de temps) sont traités comme des parcours d'essai et ne sont pas comptabilisés dans le nombre de parties
• Le « participant » désigne ici le nombre de smartphones (comptes) utilisés pour jouer, et non le nombre d'équipes. En jeu en équipe, si une équipe utilise 3 smartphones, cela compte pour 3 parties. Le décompte se fait au moment où la partie commence : le créneau n'est pas restitué même si vous abandonnez en cours de route. Les parties lancées avec Tester le parcours depuis le tableau de bord d'un événement classique ne sont pas comptés

La liste des forfaits se trouve sur la page Forfaits disponibles du site officiel NaviTabi ; si vous souhaitez confier la conception, la préparation et l'animation le jour J, consultez Accompagnement payant pour l'organisation d'événements (page en japonais).

Événements organisés hors du Japon

À partir du 1er septembre 2026, le quota de parties quotidien des événements organisés hors du Japon dépendra du forfait de l'organisateur (par exemple, 30 parties avec le Forfait organisateur). Consultez la FAQ sur les tarifs et la facturation pour plus de détails.

À propos de la copie d'événements

Il n'existe pas de fonction permettant de dupliquer directement un événement entier pour en créer un autre. Pour réutiliser des événements passés, consultez Comment réutiliser un événement existant ?.

En revanche, il existe une fonction permettant de copier un seul parcours au sein du même événement (utile pour créer rapidement un parcours dont seuls les scores diffèrent). Pour plus de détails, consultez Puis-je copier un parcours ?.

Quelle est la structure de base pour créer un parcours ?

Pour créer un parcours, utilisez la structure suivante.

1. Créez un événement
2. Créez des catégories au sein de l'événement
3. Créez un parcours pour chaque catégorie

Un événement peut comporter plusieurs catégories, chacune pouvant appliquer des réglages de parcours différents (temps limite, méthode de validation, etc.).

Pour une explication détaillée des écrans de réglage, consultez Créer un événement et régler les bases et Réglages des parcours et des postes.

Puis-je créer uniquement une carte PDF à distribuer, pour un événement où les participants n'utilisent pas l'application ?

Oui. Les participants peuvent ne pas utiliser NaviTabi : l'organisateur peut utiliser NaviTabi uniquement pour créer les cartes distribuées aux participants. Cela convient par exemple aux événements où de nombreux participants sont peu à l'aise avec un smartphone.

• Exportez la carte depuis Carte PDF, dans la section Préparer (Android : Distribuer) de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord). Si vous avez besoin d'un tableau des postes, la Liste PDF des postes, au même endroit, est aussi disponible
• Pour exporter, le compte de la personne qui exporte doit être abonné au Forfait organisateur. Même si vous faites partie de l'équipe d'organisation, vous ne pouvez pas exporter sans votre propre abonnement
• Une fois l'événement et le parcours créés, vous pouvez exporter sans publier l'événement (aucune catégorie n'est nécessaire)
• L'export ne consomme pas les créneaux de jeu du jour (les parties sont comptées lorsque les participants jouent dans l'application)
• Même avant de vous abonner, vous pouvez vérifier le rendu dans l'application avec Aperçu en haut à droite, avec un filigrane SAMPLE

Pour les réglages d'export et ce que vous pouvez modifier (ne supprimez pas la source de la carte), consultez Écran de gestion de l'événement — Réglages d'export des cartes PDF et des listes PDF des postes.

Vous pouvez aussi faire utiliser l'application par une partie des participants seulement

Vous pouvez aussi combiner les deux : les participants à l'aise avec un smartphone jouent avec NaviTabi, et les autres font le parcours avec la carte papier. Les scores des participants qui utilisent l'application sont calculés automatiquement. De plus, si vous activez Toujours activer le suivi en direct avec le Forfait organisateur, vous pouvez suivre le jour même la position des participants qui utilisent l'application dans la Surveillance en direct. Les résultats des participants qui ont fait le parcours avec la carte papier ne figurent pas dans les résultats NaviTabi : compilez donc les résultats séparément (les résultats des participants qui ont utilisé l'application peuvent être exportés en CSV). Les parties jouées dans l'application utilisent les créneaux de jeu du jour (Comment organiser un événement dépassant la limite quotidienne gratuite (10 parties) ?).

Comment organiser un événement dépassant la limite quotidienne gratuite (10 parties) ?

Pour les événements dont le nombre de parties par jour dépasse 10, vous pouvez procéder de la façon suivante.

Acheter des créneaux de jeu supplémentaires

Lorsque les 10 parties gratuites ne suffisent pas, vous pouvez ajouter des créneaux de jeu par achat intégré. L'achat est possible sur place le jour J et prend effet immédiatement.

Comment acheter

1. Ouvrez l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord)
2. Choisissez Acheter des places dans le groupe Opérations
3. Choisissez le nombre de créneaux à ajouter (1, 5, 20 ou 50) et finalisez l'achat dans la boutique

① Nombre sur Liste des participants ② Marque de non-lu sur Diffusion

Élément	Détail
Effet	Pendant toute la durée de validité, les créneaux achetés s'ajoutent à la limite du jour (ce n'est pas une réserve de parties qui s'épuise). Vous pouvez acheter autant de fois que nécessaire : les achats se cumulent
Validité	Jusqu'à 23:59 le 7e jour suivant l'achat (acheté le 1er avril → valable jusqu'au 8 avril à 23:59). L'en-tête du tableau de bord affiche également Participations étendues jusqu’à ◯/◯
Portée	Ils ne valent que pour l'événement pour lequel ils ont été achetés
Événements permanents	Les événements permanents (sans limite de temps) n'ont pas de limite de parties : il n'y a donc rien à acheter

Peu importe qui achète : les créneaux appartiennent à l'événement

Les créneaux de jeu peuvent être achetés non seulement par l'organisateur et les membres de l'organisation, mais aussi par les participants. Dans tous les cas, l'achat augmente la limite de l'événement ; il ne crée pas de créneaux réservés à l'acheteur. Le résultat ne dépend pas de qui achète (le payeur est enregistré et consultable dans Achats de places du groupe Gérer).

Le paiement est débité sur le compte App Store ou Google Play de la personne qui effectue l'achat.

L'achat nécessite d'être connecté (impossible d'acheter sans connexion à un compte). Pour le décompte de la limite et l'heure de réinitialisation, consultez la FAQ sur les tarifs et la facturation.

Tirer parti des parcours d'essai

Les parcours dont le nombre de postes de contrôle (hors départ et arrivée) est de 1 ou 2 et dont le temps limite est de 60 minutes ou moins (ou sans limite de temps) ne sont pas comptabilisés dans le nombre de parties ; vous pouvez donc jouer sans limite à des parcours courts destinés à l'essai.

Comment limiter les personnes pouvant participer à un événement ?

Tout le monde peut jouer aux événements ordinaires, mais si vous créez un événement nécessitant une approbation de participation, seules les personnes approuvées peuvent jouer.

Créer un événement à approbation de participation

Lors de la création d'un nouvel événement, activez « Nécessite une approbation pour rejoindre ». Ce réglage peut également être modifié après la création de l'événement.

Fonctionnalité du Forfait organisateur

La création d'événements à approbation de participation nécessite l'adhésion au Forfait organisateur.

Déroulement des demandes de participation

1. Le participant appuie sur « Demander » pour la catégorie souhaitée dans l'écran de l'événement
2. L'organisateur vérifie la demande depuis la carte « Liste des participants » de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord)
3. L'organisateur appuie sur l'utilisateur et choisit « Approuver » ou « Rejeter »
4. Une fois approuvé, le participant peut jouer au parcours

Les catégories d'entraînement ne peuvent pas accepter de demandes d'inscription

Les catégories d'entraînement (2 postes ou moins et une limite de temps de 60 minutes ou moins) n'affichent pas le bouton « Demander » et ne sont pas éligibles à l'enregistrement par QR. Dans un événement avec approbation, réglez toujours au moins une catégorie principale sur « Public ». Dès qu'un participant est approuvé pour une catégorie principale, il peut également jouer aux catégories d'entraînement.

Rendre les résultats visibles par tous après l'événement

Dans les événements à approbation de participation, les participants ne voient que les résultats des catégories pour lesquelles ils ont été approuvés. Pour les rendre visibles par tous après l'événement :

1. Modifiez le réglage de visibilité de chaque catégorie en « Lecture Seule »
2. Modifiez l'événement pour qu'il ne nécessite plus d'approbation de participation

Pour les opérations détaillées, consultez Gestion des demandes et des approbations et Réglages des catégories.

Le nombre de demandes de participation ou d'approbations est-il limité ?

Non. Le nombre de demandes de participation et le nombre de personnes que vous pouvez approuver ne sont pas limités. La limite porte sur le nombre de parties jouables gratuitement par jour (Comment organiser un événement dépassant la limite quotidienne gratuite (10 parties) ?).

Si vous approuvez plus de personnes que les créneaux de jeu du jour, même les participants approuvés ne peuvent plus commencer à jouer une fois les créneaux épuisés. Pour les événements comptant beaucoup de participants, achetez des créneaux de jeu supplémentaires à l'avance.

Comment gérer les numéros de dossard ? (Doublons et nombre de chiffres ?)

Un numéro de dossard peut comporter jusqu'à 9 chiffres (valeur maximale 999 999 999). Les numéros hors de cette plage ne sont pas acceptés.

Les doublons de numéros et l'utilisation d'une liste des participants sont traités comme suit :

• Doublons de numéros : il n'existe pas de réglage pour autoriser ou refuser les doublons. Si un numéro déjà enregistré est saisi à l'enregistrement, la confirmation « Numéro déjà enregistré » s'affiche ; choisir S'enregistrer quand même permet de s'enregistrer avec le même numéro
• Enregistrement par équipe avec une liste des participants : à partir de la deuxième personne qui s'enregistre avec le même numéro de la liste, un numéro est ajouté au nom affiché (par exemple « Nom de l'équipe (2) »). Il n'existe pas de fonction qui attribue automatiquement les numéros de dossard

Pour les opérations détaillées, consultez Gestion des demandes et des approbations.

Un enregistrement terminé n'apparaît pas dans le classement, et un enregistrement DNF apparaît à sa place

Vérifiez si un même compte n'a pas joué plusieurs fois avec des numéros de dossard différents. Le classement retient d'abord le meilleur enregistrement de chaque compte, puis regroupe les enregistrements qui portent le même numéro de dossard. Si ce compte a un meilleur enregistrement sous un autre numéro, son enregistrement terminé sous ce numéro n'apparaît pas, et un enregistrement d'un autre compte ayant utilisé le même numéro apparaît à sa place, même s'il s'agit d'un DNF.

Cela arrive souvent lorsque le personnel fait des vérifications dans les catégories réelles de l'événement. Depuis le menu de la liste des résultats, appliquez Passer de Terminé à DNF aux enregistrements de ce compte qui sont meilleurs que celui que vous voulez afficher : ce dernier apparaîtra alors dans le classement. Vous pouvez annuler ce changement avec Passer de DNF à Terminé.

Si vous n’avez pas besoin de conserver ces essais dans les résultats, utilisez Tester le parcours dans la section Préparer du tableau de bord (Distribuer sur Android ; sauf pour les événements permanents). Les essais n’apparaissent ni dans les résultats ni dans le classement. Pour le fonctionnement détaillé, consultez Lorsque plusieurs résultats portent le même numéro de dossard.

Le QR d'enregistrement (QR code d'enregistrement) ne s'affiche pas ou ne peut pas être sélectionné ?

Le QR d'enregistrement ne peut être généré que pour les événements dont les réglages d'approbation nécessaires à l'enregistrement sont en place.

• Événement ordinaire : activez à la fois Exiger l'approbation (approbation de participation) et Exiger la saisie du numéro de dossard
• Événement avec suivi de sécurité : activez Exiger la saisie du numéro de dossard

Une fois les conditions remplies, la carte QR d'enregistrement apparaît dans le groupe Participants du tableau de bord. Le QR d'enregistrement doit être lu dans un environnement en ligne et ne peut pas être utilisé pour les événements permanents (sans limite de temps), privés ou terminés.

Gauche : disponible / Droite : indisponible (grisée)

Pour plus de détails, consultez Gestion des demandes et des approbations — Réglages préalables pour utiliser le QR d'enregistrement.

Puis-je définir une date et une heure de départ ?

Oui. Vous pouvez définir une date et une heure de départ dans les réglages de la catégorie.

Si les participants gardent l'écran de jeu ouvert, le jeu démarre automatiquement à la date et l'heure indiquées.

Fonctionnalité du Forfait organisateur

Un départ en masse (la définition d'une date et d'une heure de départ) nécessite le Forfait organisateur.

Puis-je créer un parcours sans limite de temps (permanent) ?

Il n'est pas possible d'en créer depuis l'application ni depuis le Web. Lors de la création d'un événement, vous ne pouvez choisir qu'entre un événement normal et un événement avec suivi de sécurité. Dans une catégorie d'un événement normal, le temps limite d'un parcours Score ou Score (départ et arrivée libres) ne peut pas être 0 ni rester vide (1 minute au minimum). En Ordre imposé, une durée maximale de jeu mise à 0 sur le Web ne supprime pas la limite : le jeu se termine automatiquement au bout de 8 heures. Si vous souhaitez installer un parcours permanent (sans limite de temps), contactez NaviTabi (Comment nous contacter). L'installation d'un parcours permanent n'est pas gratuite : le tarif dépend de la durée pendant laquelle il reste en place et du nombre de participants attendus.

Les événements permanents sont soumis aux restrictions suivantes.

• Ils ne peuvent pas être des parcours payants. Jouer un événement permanent ne demande aucun achat : fixer un prix sur une catégorie ne la rend donc pas payante
• Ils ne peuvent pas exiger d'approbation de participation. L'écran de gestion d'un événement permanent n'a pas de liste des participants, les demandes de participation ne peuvent donc pas être approuvées
• Il faut être connecté pour jouer. Il n'y a pas de limite de créneaux de jeu quotidiens
• Le QR d'enregistrement, le QR de jeu, le QR bonus, la validation par QR code, le jeu en équipe et Tester le parcours ne sont pas disponibles

Puis-je supprimer une catégorie que j'ai créée ?

• Vous pouvez supprimer une catégorie tant que personne n'y a encore joué
• Si des résultats de jeu existent déjà, elle ne peut pas être supprimée, mais vous pouvez la rendre « Invisible »

La façon de concevoir la publication et le rangement après la fin de l'événement est présentée dans Guide des opérations — Rangement après l'événement.

Comment supprimer un événement ?

Vous pouvez supprimer un événement tant que personne n'y a encore joué. Un événement qui compte ne serait-ce qu'une seule partie enregistrée ne peut pas être supprimé. Un événement supprimé ne peut pas être restauré. Seuls le propriétaire de l'événement et les gestionnaires d'événement peuvent le supprimer.

• Application mobile — Ouvrez Configuration de l'événement sur l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord), puis touchez l'icône de corbeille en haut à droite. Deux confirmations s'affichent, « Voulez-vous supprimer cet événement ? » puis « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ceci ? » : choisissez Supprimer les deux fois
• Web — Dans la liste Gérer les événements, ouvrez Modifier pour l'événement, puis cliquez sur Supprimer en haut de la page de synthèse (sur la même ligne que Modifier les infos). La confirmation s'affiche deux fois : choisissez Supprimer les deux fois. La liste elle-même ne comporte pas de bouton de suppression

Lorsque des parties ont été enregistrées, le message « Vous ne pouvez pas supprimer un événement auquel des utilisateurs ont déjà joué. » s'affiche (sur le Web : « Cet événement ne peut pas être supprimé car il contient déjà des parties enregistrées. »). Pour retirer un tel événement de la liste, rendez-le privé puis utilisez Archiver. L'archivage masque l'événement de la liste des événements gérés tout en conservant ses enregistrements, et il peut être annulé par la suite. Il s'effectue depuis le groupe Gérer du tableau de bord de l'application mobile (Écran de gestion de l'événement — Cartes de gestion et d'animation).

Comment réutiliser un événement existant ?

Il n'existe pas de fonction permettant de copier un événement pour en créer un autre. Si vous souhaitez réutiliser un événement passé, envisagez les méthodes suivantes.

Méthode 1 : utiliser tel quel l'événement existant

1. Renommez l'événement existant et utilisez-le pour le nouvel événement
2. Utilisez les postes existants pour créer de nouveaux parcours et catégories
3. Réglez les anciennes catégories devenues inutiles en « Invisible » ou « Lecture Seule »

Méthode 2 : exporter et importer les données des postes (Forfait organisateur)

1. Exportez en CSV les données des postes depuis « Tous les postes » de l'événement passé
2. Créez un nouvel événement et importez les données des postes en CSV

Données importables par CSV

Seuls le nom, la description et la position (latitude et longitude) le sont. Les photos doivent être enregistrées manuellement séparément.

Méthode 3 : enregistrer dans Mes postes puis importer (l'enregistrement nécessite le Forfait organisateur)

1. Dans « Tous les postes » de l'événement passé, touchez un poste et choisissez Enregistrer dans « Mes postes » (la photo est enregistrée aussi)
2. Dans « Tous les postes » du nouvel événement, choisissez Importer depuis « Mes postes »

Pour les détails, consultez Mes postes et postes publics.

Pour la façon de concevoir le rangement et les réglages de visibilité lors de la réutilisation, consultez également Guide des opérations — Rangement après l'événement.

J'ai trouvé un lieu en déplacement et je veux l'utiliser plus tard dans un événement

Même avant de créer un événement, vous pouvez l'enregistrer comme poste dans Mes postes. Enregistrez sur place le nom, la description, la photo et la position, puis, à la création de l'événement, sélectionnez et importez le poste avec Importer depuis « Mes postes » dans « Tous les postes ». Vous pouvez aussi enregistrer depuis les Postes publics des postes publiés par d'autres utilisateurs et les utiliser. La connexion est nécessaire. Pour les détails, consultez Mes postes et postes publics.

Puis-je copier un parcours ?

Oui, au sein d'un même événement (Forfait organisateur requis ; indisponible pour les enregistrements de la Caméra Rogaining et les événements avec suivi de sécurité). Dans l'application, utilisez Copier le parcours dans le menu « … » de l'écran d'édition du parcours ; sur le Web, utilisez Dupliquer sur la page de synthèse de l'événement.

Le parcours copié a son propre nom, ses points, son type et son KML, mais les postes eux-mêmes (position, nom, photos) sont partagés avec le parcours d'origine. Modifier un poste dans le parcours d'origine le modifie aussi dans la copie. Il n'existe pas de fonction pour copier un événement entier (Puis-je organiser un événement avec l'application ?).

Pour la marche à suivre et la liste des réglages partagés ou indépendants, consultez Configuration des parcours et des postes — Copier un parcours.

Puis-je créer un parcours utilisant la fonction quiz ?

Oui. Vous pouvez créer gratuitement des parcours utilisant la fonction quiz.

Comment configurer les points bonus (QR et combinaison) ?

Sur les parcours au score (Score / Score (départ et arrivée libres)), vous pouvez configurer deux types de points bonus. Vous pouvez les configurer depuis l'application smartphone (iOS / Android) ou depuis la version Web (page d'aperçu de l'événement).

• QR bonus — QR code qui attribue des points lorsqu'un participant le scanne pendant la partie. Créez-le depuis la carte QR bonus de la section Préparer (Android : Distribuer) de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord). Vous pouvez en créer jusqu'à 50 par événement, avec un nombre de points de 1 à 999 ; un même QR n'est ajouté qu'une seule fois par partie. Actuellement, seul le jeu individuel est pris en charge ; il n'est pas utilisable dans les événements par équipes ni dans les événements permanents (sans limite de temps). Pour plus de détails, consultez Écran de gestion de l'événement — QR bonus.
• Bonus combo — Règle qui attribue automatiquement des points lorsqu'un participant visite le nombre requis de postes désignés (aucune action du participant n'est nécessaire ; aucune notification ni badge ne s'affiche lors de la réussite, et les points sont automatiquement pris en compte dans le score). Pour une même règle, seuls les points du seuil le plus élevé atteint sont attribués (non cumulables). Configurez-le depuis le menu Options de « … » (Android : « ︙ ») en haut à droite de l'écran d'édition du parcours. Contrairement au QR bonus, il est aussi utilisable en jeu en équipe. Pour plus de détails, consultez Réglages des parcours et des postes — Bonus combo.

Configurer des points bonus bloque les anciennes versions de l'application

Pour les événements où un QR bonus ou un Bonus combo est configuré, la participation depuis d'anciennes versions de l'application ne prenant pas en charge cette fonctionnalité est bloquée jusqu'à leur mise à jour. Veillez à pouvoir inviter les participants à mettre à jour l'application.

Supprimer tous les QR bonus lève le blocage ; en revanche, dès qu'un Bonus combo a été configuré ne serait-ce qu'une fois, supprimer toutes les règles ne lève pas le blocage.

Faut-il effectuer un parcours de test avant de publier un parcours ?

Ce n'est pas obligatoire, mais nous recommandons vivement d'effectuer un parcours de test au préalable afin de vérifier la sécurité du parcours et l'absence de problème dans le réglage des postes.

La préparation avant l'événement, y compris le parcours de test, est présentée dans Préparation avant l'événement.

Un opérateur d'événement peut-il utiliser la vérification photo ?

Oui. La vérification photo s'ouvre depuis le menu « … » d'un participant dans la liste des résultats et permet d'examiner les photos de validation une par une avec Accepter / En attente / Rejeter. En cas de rejet, vous pouvez aussi choisir de retirer les points du poste concerné. Il n'y a aucune restriction d'autorisation pour les opérateurs d'événement (elle n'apparaît dans le menu que pour les catégories qui valident avec l'appareil photo).

L'ajustement des points, la fin forcée d'une partie et le passage entre Terminé et DNF peuvent également être effectués par un opérateur d'événement. Seules les actions Définir un nom d'alias et Mettre à jour le numéro de dossard ne dépendent pas du rôle mais du fait que le compte de la personne qui effectue l'opération soit abonné au Forfait organisateur.

Pour en savoir plus, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Liste des résultats et Vérification des résultats et export de données.

À qui puis-je confier l'enregistrement ?

L'enregistrement du jour J peut être confié presque entièrement aux opérateurs d'événement. Ils peuvent approuver et refuser les demandes, noter les absences, changer la catégorie d'un participant, envoyer des messages individuels, activer ou désactiver la réception des demandes, exporter la liste des participants en CSV, et afficher et partager le QR d'enregistrement.

Seules les deux actions suivantes exigent un gestionnaire d'événement ou plus.

• Importer des participants (importation d'une liste au format CSV)
• Effacer les enregistrements de demande et d'approbation (menu « … » en haut à droite de la liste des participants)

Pour en savoir plus, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Ce qu'un opérateur d'événement peut faire à « l'enregistrement ».

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