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Déroulement du jour J

Cette page organise le déroulement du jour J pour les événements utilisant NaviTabi, de l'enregistrement jusqu'à l'arrivée.

Avant l'ouverture du site​

  • Décidez si l'événement aura lieu et annoncez son annulation au plus tôt si nécessaire
  • Ouvrez l'écran de gestion de l'événement sur l'appareil de l'organisateur
  • Vérifiez l'utilisation des créneaux de jeu (n/m) affichée dans l'en-tête de l'écran de gestion
  • Publiez l'événement si vous prévoyez de le rendre public le jour même
  • Vérifiez que les catégories requises sont publiées
  • Si une approbation de participation est nécessaire, vérifiez l'absence de demandes en attente
  • Partagez les points de contact et la procédure d'urgence au sein de l'équipe
  • Préparez l'aménagement du site et les zones de recharge si nécessaire

Enregistrement​

Plusieurs façons de gérer l'enregistrement peuvent être combinées : (1) afficher le QR d'enregistrement et laisser les participants s'enregistrer eux-mêmes, (2) communiquer le numéro d'événement et approuver automatiquement les demandes de participation, ou (3) faire approuver les participants individuellement par l'organisateur depuis la liste des inscriptions. Importer à l'avance la liste des participants (liste des inscriptions) renseigne automatiquement les noms lors de l'enregistrement par QR et peut aussi servir à enregistrer les présences. Notez que la lecture du QR d'enregistrement nécessite une connexion réseau. Pour plus de détails, consultez Gestion des demandes et des approbations.

  • Vérifiez que les participants sont bien connectés
  • Vérifiez qu'ils peuvent accéder à la catégorie concernée
  • Si une approbation de participation est nécessaire, guidez-les sur place pour la demande et l'approbation
  • Si besoin, recoupez la liste des participants avec les noms affichés
  • Distribuez les cartes papier ou les documents supplémentaires s'il y en a
  • Vérifiez au plus tôt l'absence de problèmes d'appareil
  • Prévoyez du personnel capable d'aider à l'utilisation de l'application

Points utiles à vérifier à l'enregistrement​

  • Si le nom affiché est défini
  • Si la catégorie de participation est correcte
  • Si le niveau de batterie du smartphone ne pose pas de problème
  • Si, dans les catégories nécessitant l'autorisation de localisation ou de caméra, aucune autorisation ne manque

Briefing​

  • Expliquez comment démarrer et comment terminer
  • Donnez une explication simple de la méthode de pointage
  • Signalez les points dangereux et les zones interdites d'accès
  • Si vous utilisez un événement avec suivi de sécurité, expliquez comment utiliser le SOS
  • Expliquez comment contacter l'équipe en cas de problème pendant l'épreuve

Départ​

  • Les participants sans nom affiché sont invités à en saisir un avant le début du jeu ; expliquer à l'enregistrement comment choisir le nom affiché (nom réel, surnom, ajout du numéro de dossard, etc.) facilite le recoupement des résultats
  • Si possible, faites-leur essayer un parcours court d'entraînement ou de vérification du fonctionnement
  • Vérifiez que le bouton Départ devient actif au point de départ
  • En cas de départ groupé, vérifiez le réglage de l'heure de début et la mise en attente côté participants
  • En cas de départ individuel, vérifiez que les participants ont ouvert la bonne catégorie
  • Les problèmes survenant souvent juste après le départ, prévoyez une organisation capable de répondre aux questions

Précautions en cas de départ groupé​

  • Demandez aux participants de garder l'écran de jeu ouvert pendant l'attente
  • La mise en attente (préparation) du départ est possible à partir de 5 minutes avant l'heure de départ ; terminez donc l'enregistrement et le briefing avant ce moment
  • Faites attention à ce que l'horloge du smartphone des participants ne soit pas trop décalée
  • Si le jeu ne démarre pas automatiquement passé l'heure de départ, vérifiez la position de départ et l'état de l'écran de jeu
  • Environ 1 minute après l'heure de départ, le départ automatique ne s'applique plus et devient un départ manuel normal ; indiquez aux participants en retard de démarrer manuellement

Pour les spécifications détaillées de l'opération de départ, consultez Paramètres de catégorie.

Gestion du QG pendant l'épreuve​

  • Vérifiez si nécessaire la position et l'avancement des participants
  • Vérifiez que les participants ayant démarré apparaissent sur l'écran en direct (les participants ayant démarré avec le suivi en direct désactivé n'apparaissent pas)
  • Repérez les participants dont l'allure devient extrêmement lente
  • Repérez les participants dont les mises à jour de position se sont arrêtées
  • Vérifiez que personne ne s'écarte fortement du parcours ou n'entre dans une zone interdite
  • Vérifiez si chacun semble en mesure de revenir avant l'heure de fermeture de l'arrivée (l'heure de fin de l'épreuve fixée par l'organisateur pour les besoins de l'organisation ; dans les paramètres de l'application, elle correspond au « temps limite » et à la « pénalité de retard » de la catégorie)
  • En cas de demande, commencez par cerner le symptôme
  • Dans les événements avec suivi de sécurité, vérifiez en priorité les états d'alerte et les SOS

Pour savoir comment lire l'état en direct, consultez Surveillance en direct.

En cas de personnel de patrouille​

  • Patrouillez en vous référant à la position en direct
  • Utilisez la position en direct en partant du principe qu'il existe des marges d'erreur et des décalages horaires
  • Combinez les appels téléphoniques et la vérification sur le terrain pour décider

Arrivée​

  • Vérifiez que l'opération s'effectue correctement au point d'arrivée
  • Prévoyez du personnel capable de gérer l'arrivée
  • Si une batterie déchargée ou un dysfonctionnement empêche l'opération, confirmez aussi le retour à l'aide de votre liste des participants
  • Préparez également une procédure d'enregistrement manuel de l'heure d'arrivée

Vérifications après l'arrivée​

  • Vérifiez que la fin de course est bien enregistrée dans les résultats
  • Effectuez si nécessaire la vérification des photos ou des enregistrements
  • Si des pénalités ou des corrections manuelles (la fonction « ajustement du score » de l'application) sont nécessaires, traitez-les selon des critères homogènes
  • Décidez du moment de publication des résultats

Comment aborder la confirmation des résultats​

  • Dans les catégories nécessitant une vérification des photos, vérifiez la validité des photos
  • Même en cas d'enregistrement incomplet, décidez d'accepter ou non le passage selon la politique annoncée à l'avance, si celui-ci peut être confirmé par un autre moyen
  • Si vous utilisez des informations vérifiées en dehors de l'application, conservez une trace afin de pouvoir l'expliquer ultérieurement

Points à vérifier avant la remise des prix​

  • Si la vérification des photos et les corrections manuelles des premiers sont terminées
  • Si le traitement des DNF et des annulations est homogène
  • Si vous pouvez expliquer le traitement des ex æquo et des égalités de classement conformément à la politique définie à l'avance
  • Si les noms affichés ou les alias ne posent pas de problème

Comment aborder la vérification des photos et les corrections manuelles​

  • Dans les catégories où la photo est obligatoire, commencez par vérifier les premiers
  • Si vous acceptez les photos prises avec l'appareil photo standard, appliquez le même critère à tous les participants
  • Conservez la raison de toute correction de score ou pénalité dans l'historique et les notes de l'ajustement du score, afin de pouvoir l'expliquer ultérieurement
  • Si la confirmation ne peut pas être finalisée tout de suite le jour même, envisagez de les traiter comme des résultats provisoires
  • Dans une catégorie utilisant le Bonus combo, ajouter ou supprimer manuellement un enregistrement de visite (pointage) recalcule le Bonus combo à chaque fois ; une correction qui franchit un seuil fait varier le score par paliers importants. Vérifiez le score avant et après la correction avant de finaliser (les points déjà obtenus via un QR bonus ne sont pas affectés)

Pour l'ajustement du score et le marquage des photos comme vérifiées, consultez Vérification des résultats et export des données.

En cas de remise des prix​

  • Avant la remise des prix, annoncez l'état de finalisation des enregistrements
  • S'il reste des catégories en cours de correction, envisagez aussi de les publier séparément après finalisation
  • Dans certains cas, il est plus prudent de ne pas considérer le classement en temps réel comme le résultat officiel

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