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Informations à destination des participants

Informer les participants en amont est l'un des meilleurs moyens de réduire la confusion le jour J. Cette page récapitule ce qu'il est utile de communiquer aux participants lors des événements utilisant NaviTabi.

Les premières choses à communiquer​

  • Installer NaviTabi et se connecter avant d'arriver (mettre l'application à jour vers la dernière version ; les événements utilisant des points bonus ne sont pas accessibles avec une ancienne version)
  • Vérifier la catégorie ou le parcours qu'ils vont utiliser
  • Certaines catégories peuvent nécessiter l'autorisation de localisation (le réglage « Toujours autoriser » est demandé afin d'enregistrer l'itinéraire pendant le jeu) et l'autorisation de caméra
  • Arriver avec une batterie suffisamment chargée
  • Vérifier comment l'organisateur les contactera le jour J
  • Si l'événement nécessite une approbation, faire la demande à l'avance

:::tip Demandez aux participants d'ouvrir l'application une fois avant le jour J Si les participants ne se contentent pas d'installer l'application mais se connectent et vérifient l'événement avant d'arriver, l'accueil et l'assistance au départ deviennent bien plus simples. :::

Éléments à inclure dans les informations préalables​

Préparation de l'application​

  • Comment installer NaviTabi
  • Si la connexion est nécessaire
  • Comment faire la demande si une approbation de participation est requise
  • Qu'un nom affiché est nécessaire

Pour les étapes détaillées côté participant, vous pouvez les orienter vers Trouver un événement ou un parcours et commencer à jouer.

Règles de base du jour J​

  • Lieu de rendez-vous et heure d'enregistrement
  • Comment prendre le départ et comment terminer
  • Comment sont gérés les retards
  • Point de contact en cas de problème
  • Comment sera annoncée une annulation ou une suspension pour cause de météo

Ce qu'il faut expliquer selon la méthode de pointage​

  • Pointage automatique et pointage manuel
    • L'acquisition de la position est nécessaire à proximité de la balise
  • Pointage par caméra
    • Le participant doit ouvrir la caméra et prendre une photo
  • Pointage par QR
    • Le participant doit lire le code QR de la balise
  • Balises avec quiz
    • La saisie d'une réponse peut être requise sur place

Pour des explications détaillées sur les méthodes de pointage, consultez le Guide des méthodes de pointage.

Informations pour les événements utilisant des points bonus​

Si vous utilisez des points bonus (QR bonus et Bonus combo) sur un parcours au score, communiquer les points suivants réduit la confusion le jour J. Pour l'explication des points bonus eux-mêmes, consultez Points bonus (QR et combinaison).

À communiquer aux participants​

  • Mettre l'application à jour vers la dernière version — Les événements utilisant des points bonus ne sont pas accessibles avec une ancienne version de l'application (le message « Cet événement nécessite une version plus récente de l'application. » s'affiche)
  • Le Bonus combo n'affiche rien à l'écran lorsqu'il est atteint — Les points sont ajoutés automatiquement, mais aucune notification ni badge de réussite ne s'affiche. Prévenez les participants pour qu'ils ne croient pas à tort que « ce n'est pas pris en compte ». Les points de contrôle ciblés et les points attribués se consultent dans la rubrique « Bonus combo » de l'écran de la catégorie (parcours) avant le départ
  • Le QR bonus se scanne à l'endroit où il est présenté — Scannez sur place le QR présenté par un commerce partenaire, par exemple, lorsque vous remplissez ses conditions

À communiquer au personnel des commerces qui présentent un QR bonus​

Le QR bonus n'a ni vérification de proximité, ni date d'expiration, ni limite du nombre de scans. Si l'image du QR circule, n'importe qui peut gagner des points sans se rendre sur place, à tout moment et en nombre illimité. Comme le bon usage repose sur la manière de le présenter, demandez ce qui suit.

  • Ne le présenter que sur place, et uniquement aux participants remplissant les conditions (ne pas le laisser affiché en permanence)
  • Ne pas le laisser photographier (si l'image est transférée, un tiers peut gagner des points)
  • Ranger le QR tant qu'il n'est pas présenté

Ce qu'il faut indiquer comme affaires à prévoir​

  • Smartphone
  • Batterie externe
  • Carte papier ou boussole si nécessaire
  • Équipement adapté à la pluie ou aux basses températures
  • Boisson et ravitaillement
  • Si les frais de participation sont collectés le jour J, l'indiquer également

Points de vigilance à signaler en particulier​

  • Si la localisation est désactivée, les participants peuvent ne pas pouvoir prendre le départ ni pointer
  • Sans autorisation de caméra, ils peuvent rencontrer des difficultés aux balises nécessitant une prise de photo
  • Dans les endroits où la communication est instable, l'envoi des photos et la prise en compte des résultats peuvent être retardés
  • Une batterie externe est recommandée au cas où l'appareil viendrait à manquer de charge

Informations à ajouter pour les événements avec suivi de sécurité​

  • Quand démarrer le partage de position
  • Que l'autorisation de localisation doit être réglée sur Toujours autoriser
  • Comment utiliser le SOS
  • Quel moyen de communication utiliser en cas de perte de couverture réseau
  • Qu'ils doivent impérativement terminer la session une fois l'activité achevée
  • Que la transmission de la position se poursuit même en arrière-plan

Le SOS peut être déclenché même hors couverture réseau, et il est envoyé automatiquement dès que le signal est rétabli. Dans les zones où des coupures de couverture sont à prévoir, indiquer aux participants que « déclencher le SOS et continuer à se déplacer permet quand même de transmettre le signal » aide à éviter les comportements imprudents.

Pour une explication destinée aux participants des événements avec suivi de sécurité, consultez également Participer à un événement avec suivi de sécurité.

Comment rédiger les informations​

  • Placer en premier les éléments qui risquent le plus de désorienter les participants
  • Renvoyer les détails des manipulations à l'écran vers les pages d'aide
  • Éviter de trop mêler les règles propres à l'organisateur et les manipulations génériques de NaviTabi
  • Si l'organisateur risque de devoir intervenir manuellement, harmoniser ces règles à l'avance

Exemple de structure pour une note aux participants​

L'ordre suivant est généralement facile à suivre pour les participants.

  1. Date de l'événement, lieu de rendez-vous et heure d'enregistrement
  2. Ce qu'il faut faire avant l'événement
  3. Ce qu'il faut apporter
  4. Déroulement du jour J
  5. Méthode de pointage et points de vigilance
  6. Comment contacter l'organisateur en cas d'urgence

Exemple de texte​

Veuillez installer NaviTabi et terminer la connexion avant de rejoindre l'événement.
Après l'enregistrement, vérifiez votre catégorie et prenez le départ individuellement depuis la zone de départ.
Chargez complètement votre smartphone et apportez une batterie externe.
Certaines balises nécessitent une prise de photo : veuillez donc autoriser à l'avance la localisation et la caméra.
En cas de problème, contactez le QG de l'événement ou le contact d'urgence indiqué par l'organisateur.

Ce qu'il est plus simple d'expliquer si l'organisateur le décide à l'avance​

  • Si la connexion est obligatoire
  • Si des cartes papier ou une liste de points de contrôle imprimée (liste des CP) seront distribuées
  • Si les photos prises avec l'appareil photo standard peuvent être acceptées en cas de problème
  • Comment gérer les participants qui ne peuvent pas terminer dans l'application

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