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La préparation avant l'événement

Même si vous pouvez publier un événement dans NaviTabi, un déroulement sûr et fluide repose avant tout sur une préparation en amont. Cette page organise de façon chronologique ce qu'il faut vérifier avant l'événement.

À envisager un à deux mois à l'avance​

  • Repérer le lieu ainsi que les candidats pour le point de départ et le point d'arrivée
  • Vérifier si la communication est possible au point de départ et au point d'arrivée
  • Vérifier la précision GPS au point de départ, au point d'arrivée et aux points de contrôle (CP) candidats
  • Obtenir l'autorisation pour le lieu ou la zone utilisée si nécessaire
  • Estimer le nombre attendu de participants et vérifier que les créneaux de jeu de l'événement (le nombre maximal de personnes pouvant jouer en une journée) sont suffisants
  • Décider s'il s'agira d'un événement standard ou d'un événement avec suivi de sécurité
  • Décider si vous utiliserez aussi des cartes papier ou des documents d'information imprimés
  • Vérifier si votre mode de fonctionnement nécessite le Forfait Organisateur (par exemple : approbation de participation, départ groupé, activation permanente du suivi en direct, export CSV de la liste des inscriptions ou des résultats, export de la carte PDF, etc. Pour plus de détails, consultez Abonnement)
  • Confirmer la date et le lieu, puis commencer les annonces

:::note Vérifiez le réseau et le GPS le plus tôt possible Dans NaviTabi, les informations du parcours sont chargées à l'ouverture de l'écran de jeu (la plupart des participants l'ouvrent au point de départ). À l'arrivée, les enregistrements sont sauvegardés et synchronisés. Pour cette raison, accordez une importance particulière à la possibilité de communiquer au point de départ comme au point d'arrivée.

Même s'il existe des sections hors couverture réseau au sein de la zone de compétition, l'évaluation et l'enregistrement du pointage GPS s'effectuent sur l'appareil et se synchronisent automatiquement dès le rétablissement de la communication. Ce qui est affecté hors couverture, ce sont les mises à jour de la position en direct, l'envoi des photos et la prise en compte dans les résultats. :::

Repères pour choisir la zone de l'événement​

  • Le point de départ et le point d'arrivée permettent une communication facile
  • La précision GPS ne se dégrade pas de façon extrême à proximité des balises
  • Les participants peuvent s'arrêter et utiliser l'application en toute sécurité
  • Les éléments caractéristiques ne se ressemblent pas trop, ce qui facilite la vérification des photos et le contrôle sur le terrain
  • Les zones interdites d'accès et les endroits dangereux sont faciles à signaler

Endroits à surveiller​

  • Les quartiers de gratte-ciel ou les endroits proches de l'intérieur de bâtiments
  • Les forêts denses ou les fonds de vallée où le GPS se dérègle facilement
  • Les endroits juste au bord de la chaussée, où il est difficile d'utiliser l'application en toute sécurité
  • Les endroits où les éléments caractéristiques se ressemblent et prêtent à confusion

Points à garder à l'esprit pour le placement des balises​

  • Éviter de placer les balises trop proches les unes des autres
  • Ne pas les placer à un endroit qui pourrait être confondu avec le départ ou l'arrivée
  • Vérifier l'orientation et la position où se tenir pour faciliter la prise de photo des participants
  • Pour les balises où la photo est obligatoire, choisir un objet qui rend évident ce qu'il faut photographier

:::tip Décider le format de l'événement dès le début facilite la suite En réfléchissant ensemble à l'approbation de participation, au départ groupé et à la gestion du suivi en direct dans le cadre de votre politique d'organisation, vous réduirez le besoin de tout reparamétrer.

Dans un événement standard, les participants peuvent désactiver le suivi en direct au départ, de sorte que certains participants peuvent ne pas apparaître sur l'écran en direct. Si vous utilisez la vérification de la position pour la gestion des retours, activez le paramètre d'événement « Toujours activer le suivi en direct des participants » (Forfait Organisateur) ou envisagez d'utiliser un événement avec suivi de sécurité. :::

À terminer une à deux semaines à l'avance​

  • Créer l'événement, les catégories, les parcours et les balises
  • Confirmer le départ, l'arrivée, les points de contrôle et l'attribution des points
  • Confirmer la méthode de pointage, le temps de compétition et le mode de publication
  • Préparer si besoin un parcours court pour l'entraînement ou les vérifications de fonctionnement (les parcours comportant 2 points de contrôle ou moins et un temps limite de 60 minutes ou moins ne consomment pas de créneaux de jeu)
  • Faire un essai pour vérifier que le départ, le pointage, la prise de photo, les quiz et l'arrivée fonctionnent correctement
  • Vérifier que les points, les photos et l'affichage de l'itinéraire sont conformes à vos intentions
  • Préparer le texte d'information destiné aux participants
  • Décider du mode d'accueil (enregistrement par QR, approbation automatique par le numéro d'événement, approbation individuelle, etc.), du point de contact et de la répartition du personnel le jour J
  • Préparer si nécessaire des cartes papier ou une liste de points de contrôle imprimée (liste des CP)

À vérifier durant cette période​

  • Si les balises ne sont pas trop proches les unes des autres
  • Si, pour les points de contrôle nécessitant une photo, la position de prise de vue est facile à comprendre
  • S'il existe des endroits où la perte de couverture réseau ou le décalage de position se produit facilement
  • S'il est nécessaire d'effectuer un essai avec plusieurs personnes
  • Si la communication est stable au point de départ et au point d'arrivée
  • Si l'appareil de l'organisateur est facile à utiliser à l'endroit où se déroulent la remise des prix et la vérification des résultats

Si les demandes de participation sont gérées séparément​

Si vous acceptez les demandes de participation par un moyen autre que NaviTabi, il sera plus facile de gérer les participants en conservant aussi le nom affiché de l'application sous une forme identifiable, ce qui simplifiera le rapprochement le jour J.

Méthodes de configuration associées :

À vérifier de la semaine précédente jusqu'à la veille​

  • Vérifier que les réglages de publication correspondent bien à vos intentions
  • Si une approbation de participation est requise, vérifier l'état des demandes
  • Si les créneaux de jeu risquent de manquer, acheter des créneaux de jeu supplémentaires (les créneaux supplémentaires sont valables 7 jours à compter de la date d'achat ; achetez-les donc dans la semaine précédant l'événement. Pour plus de détails, consultez Écran de gestion de l'événement)
  • Envoyer les dernières informations aux participants
  • Vérifier les écrans consultés côté organisateur et la répartition des tâches
  • Décider si un moyen de secours papier est nécessaire
  • Réunir le matériel tel que les batteries externes et les câbles de recharge
  • Vérifier les documents d'information distribués le jour J et les contacts d'urgence
  • Préparer si besoin les appareils ou écrans pour le suivi en direct

Points à observer lors de l'essai​

  • Si la position du point de départ et du point d'arrivée est appropriée
  • S'il est possible d'approcher les balises en toute sécurité
  • Si le pointage automatique, le pointage manuel, le pointage par caméra et le pointage par QR fonctionnent comme prévu
  • Si le contenu et l'affichage des quiz ne posent pas de problème
  • S'il existe des endroits où la perte de couverture réseau ou le décalage GPS se produit facilement
  • Si, même là où la communication est mauvaise, la situation reste acceptable sur le plan opérationnel
  • Si vous utilisez des points bonus, scannez un QR bonus de bout en bout pour vérifier que le message « 🎁 Bonus obtenu ! » s'affiche et que les points sont ajoutés
  • Si vous utilisez le Bonus combo, vérifiez que le tag « Bonus combo » ainsi que les points de contrôle ciblés et les seuils s'affichent comme prévu sur l'écran de la catégorie avant le départ (la liste des points de contrôle ciblés n'apparaît que lorsque les libellés de toutes les balises choisies comme cibles peuvent être affichés ; si elle n'apparaît pas, revoyez le réglage des balises cibles)

:::note Prévoyez du temps pour préparer la distribution des QR bonus Les QR bonus n'ont pas d'export PDF groupé. Vous devez afficher chaque QR code un par un pour l'enregistrer et le partager sous forme d'image, et vous pouvez en créer jusqu'à 50 par événement. Comme un grand nombre de codes allonge la préparation des supports à distribuer, préparez à l'avance ceux destinés aux commerces partenaires, par exemple. Pour la marche à suivre, consultez Écran de gestion de l'événement — QR bonus. :::

À inclure dans les informations préalables​

  • Demander aux participants d'installer NaviTabi et de se connecter à l'avance
  • Si une approbation de participation est requise, leur demander de faire leur demande à l'avance
  • Indiquer d'apporter une batterie externe
  • Si nécessaire, préciser s'il faut une carte papier ou une boussole
  • Communiquer les contacts d'urgence et le lieu de rassemblement

Le contenu des informations destinées aux participants est détaillé dans Informations aux participants.

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