Créer un événement et définir les bases
NaviTabi permet de créer deux types d'événements.
Vous pouvez créer ici des événements standard et des événements avec suivi de sécurité. Un événement permanent sans limite de temps (durée illimitée) nécessite une demande auprès de NaviTabi (service payant). Ce n'est pas la même chose que laisser un événement standard publié après sa fin, ni qu'utiliser un parcours sans départ ni arrivée désignés (Score (départ et arrivée libres)). Pour plus de détails, consultez Puis-je créer un parcours sans limite de temps (permanent) ?.
Si vous souhaitez vérifier ce qu'il faut décider avant la publication, comment organiser la reconnaissance du parcours ou comment guider les participants, consultez Guide des opérations — Préparation avant l'événement.
- Événement standard
- Événement avec suivi de sécurité
Créer un événement standard
Il s'agit d'un événement de course d'orientation ou de rogaining où les participants visitent des postes de contrôle.
Créer un nouvel événement
- Sur l'écran de gestion de l'événement, touchez … (Android : ︙) en haut à droite, choisissez Créer un nouvel évènement, puis sélectionnez Créer un événement normal.
- Saisissez les informations suivantes :
- Nom de l'événement (obligatoire)
- Pays (obligatoire)
- Région (obligatoire)
- Appuyez sur le bouton de création : l'événement est créé à l'état non publié (privé).
Sur le web (/events/add), vous pouvez également saisir un sous-titre et la date de l'événement au moment de la création, ainsi que le rayon de la zone de l'événement, le suivi en direct permanent, le masquage des autres joueurs et l'obligation de saisir le numéro de dossard.
Vous pouvez aussi créer un événement et des parcours à partir d'un fichier IOF XML (Ver 3.0) produit par un logiciel de planification de course d'orientation. Importez-le depuis Importer un fichier XML sur l'écran de création d'un nouvel événement.
Définir les informations de base
Une fois l'événement créé, l'écran de paramètres détaillés s'ouvre. Vous pouvez configurer les éléments suivants.
Informations sur l'événement
| Élément | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom de l'événement | ✅ | Nom affiché dans la liste des événements |
| Sous-titre | — | Texte complémentaire au nom de l'événement |
| Description | — | Description détaillée et règles de l'événement. Des liens peuvent aussi y figurer |
| Notes | — | Avis importants destinés aux participants |
| Image | — | Image principale affichée dans la liste des événements (image de couverture) |
| Mots-Clés | — | Libellés indiquant le type ou les caractéristiques de l'événement |
Informations sur le déroulement
| Élément | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Pays | ✅ | Pays où se déroule l'événement. Il ne peut plus être modifié après la création de l'événement |
| Région | ✅ | Région où se déroule l'événement (préfecture, etc.) |
| Département | — | Zone plus précise (commune, etc.) |
| Date de l'Événement / Début | — | Date de l'événement |
| Date de Fin | — | À définir pour les événements sur plusieurs jours (jusqu'à 90 jours) |
| Lieu (zone de l'événement) | — | Définit le point central et le rayon de l'événement sur la carte |
| Carte de fond | — | Carte affichée aux participants (carte par défaut ou carte personnalisée) |
Même si vous ne définissez pas la zone de l'événement, le centre et le rayon sont calculés automatiquement une fois les postes placés.
Paramètres d'approbation
| Élément | Description |
|---|---|
| Nécessite une approbation pour rejoindre | L'approbation de l'organisateur est requise avant de participer |
| Numéro d'événement | Un nombre à 4 chiffres. Les participants qui saisissent le bon numéro d'événement sont approuvés automatiquement |
| Exiger la saisie du numéro de dossard | Demande aux participants de saisir leur numéro de dossard |
Nécessite une approbation pour rejoindre, Numéro d'événement et Exiger la saisie du numéro de dossard ne peuvent pas être activés sans le Forfait organisateur. Le Numéro d'événement ne peut être saisi qu'après avoir activé Nécessite une approbation pour rejoindre.
Validation par QR code
| Élément | Description |
|---|---|
| Validation par QR code | Choisissez si vous utilisez la validation à l'aide de QR codes affichés sur les postes (Ne pas utiliser de QR / QR uniquement / GPS ou QR / GPS + QR (les deux requis)). Pour les détails, voir Configuration des parcours et des postes — Validation par QR code |
La Validation par QR code ne peut être configurée que sur les événements standards (Score / Score (départ et arrivée libres) / Ordre imposé). Elle n'apparaît pas sur les événements avec suivi de sécurité ni sur les événements permanents (sans limite de temps).
Le QR bonus (le QR qui ajoute des points), utilisé sur les parcours au score, fonctionne indépendamment du mode QR choisi ici. Même avec le réglage « Ne pas utiliser de QR », si vous créez un QR bonus, il peut être scanné pendant la partie. Pour la configuration, consultez Écran de gestion de l'événement — QR bonus.
Paramètres avancés
Les paramètres suivants nécessitent l'adhésion au Forfait organisateur, à l'exception d'Activer le contact direct avec l'organisateur de l'événement, disponible pour tous. Toutefois, définir une zone de course ou interdite rend le partage de position obligatoire, même pour un organisateur sans fonctions payantes. Consultez Zone de course et zones interdites.
| Élément | Description |
|---|---|
| Toujours activer le suivi en direct | Récupère en temps réel la position de tous les participants. Lorsqu'il est activé, les participants ne peuvent plus partir avec le suivi en direct désactivé (voir ci-dessous) |
| Ne pas montrer les autres participants pendant le parcours | N'affiche pas la position des autres participants pendant le jeu |
| Masquer la carte live et les résultats | Ne rend pas la carte en direct et le classement accessibles aux participants. Tant que ce réglage est activé, les participants ne peuvent pas non plus ouvrir la page de l'événement sur le web |
| Masquer les détails des résultats et les photos | Lorsque ce réglage est activé, les autres participants ne peuvent plus accéder (1) à l'écran de détail des résultats des autres participants ni (2) aux photos prises par les autres participants. Vos propres résultats et photos, ainsi que l'organisateur, restent consultables comme avant |
| Activer la vérification photo par IA | L'IA vérifie automatiquement si les photos prises correspondent aux photos de référence. Seuls les postes disposant d'une photo de référence sont concernés, et les événements permanents (sans limite de temps) ne sont pas vérifiés. Le réglage est figé au démarrage de la partie : le modifier en cours de partie n'affecte pas les parties en cours. Voir Vérification photo — Lien avec la vérification photo par IA |
| URL à ouvrir après le jeu (par exemple, une enquête) | Ouvre l'URL spécifiée une fois le jeu terminé. Pratique pour rediriger vers une page de questionnaire comme Google Forms |
| Limiter l'envoi de messages dans l'événement aux seuls organisateurs | Limite l'envoi des messages de l'événement au seul organisateur |
| Activer le contact direct avec l'organisateur de l'événement | Autorise les participants à envoyer des messages directs aux opérateurs |
Le suivi en direct est la fonction qui affiche en temps réel sur la carte en direct la position actuelle des participants pendant le jeu. Ce réglage permet de choisir entre laisser chaque participant décider d'être affiché ou non, et afficher tous les participants.
| Réglage | Boîte de dialogue de confirmation au départ | Affichage sur la carte en direct |
|---|---|---|
| Désactivé (par défaut) | Un interrupteur Activer le suivi en direct est affiché (activé par défaut) | Le participant choisit. La position actuelle des participants partis avec le suivi désactivé n'apparaît pas sur la carte en direct (même désactivé, le tracé de leur itinéraire est conservé dans l'enregistrement de leur partie) |
| Activé | L'interrupteur n'est pas affiché | Tous les participants sont affichés. Il n'est pas possible de jouer avec le suivi désactivé |
- Les participants peuvent le vérifier dans Informations sur le parcours, dans le menu de l'écran de jeu : « Suivi en direct : Toujours activé » s'affiche (« Suivi en direct : Sélectionnable » lorsque le réglage est désactivé)
- L'affichage ou non sur la carte en direct est déterminé au moment du départ. Activez ce réglage avant le départ des participants
- Dans les catégories à départ groupé, les participants qui partent automatiquement autour de l'heure de début partent avec le suivi en direct activé, quel que soit ce réglage
Il s'agit de deux réglages distincts. Masquer la carte live et les résultats rend non publics la carte en direct et le classement eux-mêmes. En revanche, Masquer les détails des résultats et les photos laisse le classement affiché et masque seulement, pour les autres participants, l'« accès au détail des résultats » et les « photos prises par les autres participants ». Vous pouvez aussi combiner les deux réglages.
Pour le comportement vu du côté des participants, consultez également Guide du participant — Résultats et analyse du parcours.
Sur un événement permanent, si vous activez Masquer les détails des résultats et les photos, l'organisateur lui-même ne peut plus ouvrir le détail des résultats des autres participants sur le classement permanent. Si l'organisateur souhaite consulter le détail des résultats d'un autre participant, il doit le faire depuis l'écran d'administration (l'écran des résultats réservé aux gestionnaires d'événement).
Créer un événement avec suivi de sécurité
Il s'agit d'un événement qui partage et surveille la position des participants en temps réel. Outre la course d'orientation et le rogaining, il peut servir à la gestion de la sécurité en trail-running.
Créer un nouvel événement
- Sur l'écran de gestion de l'événement, touchez … (Android : ︙) en haut à droite, puis sélectionnez Créer un nouvel évènement → Créer un événement de suivi de sécurité.
- Saisissez les informations suivantes :
- Nom (obligatoire)
- Pays (obligatoire)
- Région (obligatoire sur iPhone pour les pays qui ont une liste de régions)
- Date de l'Événement / Début (obligatoire)
- Date de Fin
- Emplacement (obligatoire) — Définissez le centre et le rayon sur la carte
- Appuyez sur le bouton de création pour créer l'événement.
Sur le web (/events/add), vous pouvez aussi créer un événement de suivi de sécurité en choisissant Suivi de sécurité comme type d'événement. Qu'il soit créé dans l'application ou sur le web, l'événement est créé non publié.
Différences avec un événement standard :
- La date et la zone de l'événement sont obligatoires
- Il n'y a pas de mots-clés à définir
- Aucune configuration de catégorie, de parcours ni de poste n'est nécessaire
- Les paramètres suivants sont activés automatiquement :
- Le suivi en direct est forcé
- Les résultats et la carte en direct sont masqués
- La position des autres participants est masquée
Paramètres propres à l'événement avec suivi de sécurité
| Élément | Description |
|---|---|
| Intervalle de suivi | À choisir parmi 1 minute, 3 minutes ou 5 minutes. Plus l'intervalle est court, plus la position est précise, mais plus la consommation de batterie augmente |
| Afficher la carte avec la position actuelle sur l'écran du participant | Indique si une carte est affichée sur l'écran de chaque participant |
| Autoriser tout le monde à voir la carte en direct | Permet à tous les participants de consulter la carte en direct |
Autres réglages disponibles pour un événement avec suivi de sécurité
Outre les éléments ci-dessus, vous pouvez définir, comme pour un événement standard, la Description / l'Image / la Carte de fond, les réglages réservés au Forfait organisateur Exiger la saisie du numéro de dossard / URL à ouvrir après le jeu (par exemple, une enquête) / Limiter l'envoi de messages dans l'événement aux seuls organisateurs, ainsi qu'Activer le contact direct avec l'organisateur de l'événement, qui ne nécessite aucun forfait. Le Sous-titre ne peut être saisi que sur iOS et sur le Web ; l'application Android n'a pas ce champ.
Ajouter des membres de l'équipe d'organisation (Forfait organisateur)
Vous pouvez ajouter des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement pour vous aider à organiser l'événement. Pour la différence entre les rôles et la méthode d'ajout, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations.
Utilisation comme événement de groupe
Si vous souhaitez gérer un événement réservé aux membres d'un groupe, par exemple pour un club ou une association, vous pouvez créer et gérer l'événement depuis le groupe. Pour en savoir plus, consultez Gérer les groupes.
Un événement créé dans un groupe n'a ni propriétaire ni gestionnaire d'événement ; les autorisations découlent des rôles du groupe (propriétaire et gestionnaires). La carte Ajouter gestionnaires est donc inutilisable. Voir Gérer les groupes — Autorisations et forfaits des événements de groupe.
Publier l'événement
Une fois la configuration de l'événement terminée, touchez le bouton Publier dans l'en-tête de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord) pour publier. Une fois publié, l'événement devient visible par les autres utilisateurs dans la liste des événements et la recherche sur la carte.
Auparavant, la publication se réglait à l'aide d'une bascule sur l'écran de modification, mais la publication et la dépublication sont désormais regroupées dans l'en-tête du tableau de bord (identique sur iOS et Android). L'écran de modification de l'application smartphone n'a pas de bascule de publication. L'écran de modification de l'événement sur le Web conserve un interrupteur « Publier » ; publier depuis cet écran n'exécute pas le contrôle avant publication.
Au moment de publier, une Vérification avant publication s'exécute d'abord automatiquement, ce qui vous permet de contrôler sur place les éventuels problèmes de configuration (À corriger / À vérifier / Conseils). Vous pouvez publier même s'il reste des éléments à corriger, mais nous vous recommandons de les examiner avant de publier. Pour l'emplacement du bouton et le déroulement détaillé des boîtes de dialogue, consultez Écran de gestion de l'événement — Publier et dépublier.
Pour un événement standard, terminez la configuration des catégories, des parcours et des postes, et effectuez un jeu de test avant de publier. Modifier le parcours après que les participants ont commencé à jouer peut avoir une incidence sur les résultats.
Un événement avec suivi de sécurité n'a ni catégories ni parcours ; la vérification avant publication ne s'exécute donc pas. Une fois publié, les participants pourront rejoindre l'événement.
Étapes suivantes
- Clarifier la relation entre événement, catégorie, parcours et poste → Comprendre la structure d'un événement
- Pour utiliser une carte personnalisée → téléversez votre carte depuis Gestion des cartes
- Créer des parcours → utilisez Configuration des parcours et des postes pour placer les postes et créer les parcours
- Événement avec suivi de sécurité → consultez l'utilisation de l'écran dans Surveillance de sécurité
- Gérer l'événement comme un événement de groupe → consultez Gérer les groupes
- Organiser l'événement à plusieurs → consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations
- Préparer le guidage des participants → consultez Guide des opérations — Informations à destination des participants