Gestion des demandes et des approbations

Cette page explique comment recevoir et gérer les demandes de participation à un événement.

Si vous souhaitez aussi connaître le déroulement de l'accueil et de l'information des participants

Pour le déroulement de l'enregistrement le jour de l'événement et la manière d'informer les participants, consultez Guide des opérations — Déroulement du jour J et Guide des opérations — Informations à destination des participants.

À propos des événements avec approbation

Rendre les demandes de participation obligatoires est avant tout une fonctionnalité du Forfait organisateur. Si vous souhaitez simplement ouvrir un événement public tel quel, le forfait gratuit suffit.

Les trois sens de « enregistrement » dans cette aide

« Enregistrement » s'emploie ici dans trois sens selon le contexte.

• L'enregistrement du jour J — le travail consistant à accueillir les participants sur place et à valider leur participation. Il se fait avec Liste des participants et QR d'enregistrement
• Ouvrir les demandes de participation — le réglage qui détermine si de nouvelles demandes sont acceptées (le commutateur en haut de l'écran Liste des participants)
• L'enregistrement par QR — l'action du participant qui scanne le QR d'enregistrement pour s'enregistrer lui-même

Paramètres d'approbation

Sur l'écran d'édition de l'événement, vous pouvez configurer les paramètres d'approbation suivants.

Élément	Description
Nécessite une approbation pour rejoindre	Une fois activé, les participants ne peuvent jouer qu'après l'approbation de l'organisateur
Numéro d'événement	Un nombre à 4 chiffres. Les participants qui saisissent le numéro d'événement correct sont approuvés automatiquement
Exiger la saisie du numéro de dossard	Demande aux participants de saisir un numéro, par exemple leur numéro de dossard

Démarrer et arrêter la réception des demandes

L'activation et la désactivation de la réception des demandes ne se font pas sur l'écran d'édition de l'événement, mais avec le bouton Ouvrir les demandes de participation en haut de l'écran Liste des participants. La valeur par défaut de l'autorisation accordée après approbation (Après approbation) se définit également au même endroit.

Si le bouton n'apparaît pas

Le bouton Ouvrir les demandes de participation et le réglage Après approbation ne sont affichés que pour les événements où Nécessite une approbation pour rejoindre est activé sur l'écran d'édition de l'événement. Ils n'apparaissent pas pour les événements sans approbation.

Si l'approbation n'est pas nécessaire

Si « Nécessite une approbation pour rejoindre » est désactivé, les participants peuvent commencer à jouer directement sans demande préalable. C'est pratique pour les petits événements. L'approbation de participation ne peut pas être utilisée pour les événements permanents (sans limite de temps) (Puis-je créer un parcours permanent ?).

Catégories d'entraînement et obligation de publication

Dans un événement avec approbation, l'approbation est également requise pour jouer une catégorie d'entraînement (2 postes ou moins et une limite de temps de 60 minutes ou moins). Toutefois, il n'est pas nécessaire d'approuver séparément la catégorie principale et la catégorie d'entraînement. Lorsqu'un participant fait une demande pour une catégorie principale et que vous l'approuvez, les catégories d'entraînement du même événement deviennent elles aussi jouables. Le jour J, il vous suffit d'approuver la demande pour la catégorie principale.

Réglez toujours au moins une catégorie principale sur « Public » : les catégories d'entraînement n'acceptent ni les demandes d'inscription ni l'enregistrement par QR. Si seules des catégories d'entraînement sont publiées, les participants n'ont aucun moyen d'envoyer une demande et personne ne pourra être approuvé ni jouer (la vérification avant publication le contrôle également).

Étapes pour démarrer un événement avec approbation

Pour un événement avec approbation, configurer dans l'ordre suivant évite les hésitations.

1. Créez l'événement depuis Créer un événement et définir les bases
2. Activez Nécessite une approbation pour rejoindre sur l'écran d'édition de l'événement
3. Si nécessaire, définissez un Numéro d'événement et décidez si vous utilisez l'approbation automatique
4. Créez les catégories et vérifiez leur état de publication (réglez au moins une catégorie principale sur « Public » en plus des catégories d'entraînement)
5. Publiez l'événement dans son ensemble
6. Dans la liste des participants, activez Ouvrir les demandes de participation et décidez de l'autorisation à accorder après approbation

Si l'événement ou la catégorie sont encore privés, les participants ne peuvent même pas accéder à l'écran de demande. Avant d'ouvrir la réception des demandes, vérifiez que l'événement et les catégories sont bien publiés comme prévu.

Approuver ou refuser les demandes

Dans les événements où l'approbation est obligatoire, vous pouvez gérer les demandes de participation envoyées par les participants.

Gestion des demandes sur le Web

Sur le Web aussi, vous pouvez approuver ou refuser les demandes et enregistrer la présence. Pour la marche à suivre, consultez « Approbation, refus et présence sur le Web » ci-dessous.

Notifications des demandes

Lorsqu'une demande arrive, une notification push est envoyée aux appareils du propriétaire de l'événement, des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement. Si le pays de l'événement est le Japon, la notification est en japonais sous le titre « 参加申請 » ; pour les autres pays, elle est en anglais sous le titre « Approval Requested ». Elle indique le nom affiché du demandeur, le nom de la catégorie et le nom de l'événement. En la touchant, vous ouvrez l'écran de l'événement ; ouvrez le tableau de bord avec le bouton Gérer l'événement de cet écran, puis approuvez ou refusez la demande dans Liste des participants.

• Lorsqu'un demandeur saisit le bon numéro d'événement et est approuvé automatiquement, aucune notification n'est envoyée aux organisateurs
• Dans les événements créés dans un groupe, la notification est envoyée aux appareils du propriétaire et des gestionnaires du groupe (membres approuvés)
• Lorsque vous approuvez ou refusez une demande, le demandeur reçoit lui aussi une notification push (voir Statuts de la demande)

Consulter la liste des demandes

Depuis l'écran de gestion de l'événement, sélectionnez Liste des participants pour afficher la liste des demandes.

Chaque demande comprend les informations suivantes :

• Nom du participant et photo de profil
• Date de soumission
• Catégorie
• Statut (en attente / approuvé / rejeté / annulé / sur la liste)
• Présence (présent / absent / non confirmé)
• Message — un message du participant

Approbation et refus

Touchez une demande et choisissez d'approuver ou de refuser. Vous pouvez aussi joindre un message de réponse.

Statut	Description
En attente	En attente d'une décision de l'organisateur
Approuvé	La participation est autorisée. Le participant peut jouer
Rejeté	La participation n'est pas autorisée
Annulé	Le participant a lui-même annulé sa demande de participation
Sur la liste	Inscrit via l'import de la liste, mais la personne ne s'est pas encore enregistrée

Marques de doublon et confirmations

Quand les QR d'enregistrement et les demandes sont mélangés, une même personne ou un même numéro peut apparaître sur plusieurs lignes. Dans la liste des inscriptions des versions récentes de l'application (iOS / Android), vous pouvez les repérer :

• Doublon (rouge) — le même compte a des lignes actives dans au moins deux catégories (par exemple, une personne enregistrée par QR qui a ensuite fait une demande pour une autre catégorie)
• Même n° ×N (gris) — une autre personne a une ligne avec le même numéro. N est le nombre de lignes portant ce numéro (par exemple, des membres d'une équipe ayant fait une demande depuis d'autres appareils avec le même numéro)
• Le filtre d'état Doublons n'affiche que les lignes en doublon
• En ouvrant une ligne, vous voyez sa Source (QR / Demande / CSV / Partie) et Autres inscriptions de ce compte (catégorie et état). L'ancien « Manuel » s'affiche désormais comme « Demande »

Lors d'une demande ou d'une approbation, une confirmation apparaît s'il existe des lignes qui se chevauchent. Choisissez Envoyer / Approuver pour continuer (rien n'est bloqué). Les demandes pour une autre catégorie ne sont pas refusées, car elles peuvent être nécessaires pour que la personne puisse jouer dans cette catégorie.

remarque

Ces marques et confirmations n'existent que dans les applications iOS / Android. Elles n'apparaissent pas dans l'approbation et le refus sur le Web (section suivante).

Approbation, refus et présence sur le Web

Sur le Web, ouvrez Liste des participants depuis l'onglet ⓘ à gauche de la page de l'événement (/events/{ID de l'événement}). Vous pouvez ouvrir la page de l'événement avec Afficher sur la ligne de l'événement dans la liste Gérer les événements.

1. Vous pouvez filtrer la liste par catégorie et par état d’approbation, et la trier par Numéro ou par Heure d’enregistrement
2. Cliquez sur le nom d'un participant pour ouvrir le détail, qui affiche les boutons des actions possibles selon l'état (Accepter, Rejeter, Marquer présent, Marquer absent, Marquer la présence comme non confirmée, Remettre en attente d’approbation)
3. Lorsque vous cliquez sur un bouton, Confirmer le changement d’état s'affiche. Cliquez sur Confirmer pour appliquer le changement immédiatement, ou sur Annuler le changement pour y renoncer

Une fois la demande acceptée, son état devient Approuvé (Non confirmé). Cet écran permet uniquement d'approuver ou de refuser les demandes et d'enregistrer la présence.

Autorisations après l'approbation

Au moment d'approuver une demande, vous pouvez définir l'autorisation à accorder au participant.

Autorisation	Description
Autoriser l’accès	Le participant peut consulter la catégorie et y jouer (généralement ce choix)
Voir la carte	Le participant peut uniquement consulter la carte et la catégorie, sans pouvoir jouer
Bloquer	Le participant ne peut ni consulter ni jouer la catégorie

Même approuvé, un participant ne peut pas encore démarrer si l'autorisation accordée par l'organisateur reste Voir la carte ou Bloquer. Cela permet de doser selon les cas : autoriser une vérification préalable, ou ne pas encore montrer la carte.

Créer et partager un QR d'enregistrement

Vous pouvez générer un « QR d'enregistrement » que les participants scannent pour s'enregistrer (demander à participer) sur place. Partagez-le en l'affichant sur le site ou en le joignant à vos informations d'événement.

Configuration préalable pour utiliser le QR d'enregistrement

Le QR d'enregistrement ne peut être généré que pour les événements dont les paramètres d'approbation nécessaires à la réception sont en place. Si les paramètres sont incomplets, la carte QR d'enregistrement du tableau de bord ne peut pas être sélectionnée (elle apparaît grisée).

Type d'événement	Paramètres nécessaires
Événement standard	Dans Paramètres d'approbation, activez à la fois Nécessite une approbation pour rejoindre (approbation de participation) et Exiger la saisie du numéro de dossard
Événement avec suivi de sécurité	Activez Exiger la saisie du numéro de dossard

Une fois les conditions remplies, la carte QR d'enregistrement apparaît dans le groupe Participants du tableau de bord.

① Nombre sur Liste des participants ② Marque de non-lu sur Diffusion

Générer et partager

• Vous pouvez générer un QR d'enregistrement pour l'ensemble de l'événement ou pour une catégorie précise
• Le nom de l'événement et l'usage prévu y figurent à titre informatif, ce qui réduit les risques de confusion même lorsque vous gérez plusieurs événements en parallèle
• Vous pouvez l'imprimer et l'afficher à l'accueil, ou le partager à l'avance avec les participants

Pour la différence entre les trois types de QR codes (QR de l'événement, QR de jeu et QR d'enregistrement), consultez Écran de gestion de l'événement — Types de QR codes.

Le déroulement de l'enregistrement côté participant

Lorsqu'un participant scanne le QR d'enregistrement, l'écran d'enregistrement (enregistrement par QR) s'ouvre. (S'il y a plusieurs catégories) il choisit une catégorie, saisit son numéro de dossard et son nom affiché, puis touche S'enregistrer pour terminer l'enregistrement. Pour les étapes détaillées côté participant, consultez Effectuer son enregistrement par QR.

Le QR d'enregistrement s'utilise en ligne

Le scan du QR d'enregistrement nécessite une connexion Internet pour récupérer et vérifier les informations de l'événement. De plus, le QR d'enregistrement ne peut pas être utilisé pour les événements permanents (sans limite de temps), les événements privés et les événements terminés.

Le QR d'enregistrement pour les événements avec suivi de sécurité

Pour un événement avec suivi de sécurité, le QR d'enregistrement fonctionne avec le pré-remplissage à partir de la liste : dès qu'un participant le scanne, des informations telles que le nom affiché peuvent être complétées à partir des données de la liste des participants.

QR pour l'événement entier ou par catégorie

Toucher la carte QR d'enregistrement ouvre « Sélectionnez la catégorie pour le code QR d'enregistrement », où vous choisissez Événement entier (choisir la catégorie lors de l'enregistrement) ou une catégorie précise.

• Événement entier — Un seul QR code pour tous ; les participants choisissent leur catégorie sur l'écran d'enregistrement. Pratique avec un seul point d'accueil
• Par catégorie — Chaque QR code est fixé à une catégorie. À utiliser si vous avez des files séparées par catégorie ou si vous ne voulez pas laisser le choix aux participants

Si la catégorie a une plage de numéros de dossard, un numéro hors plage est refusé avec « Ce numéro est hors de la plage de dossards de la catégorie sélectionnée. » Les messages affichés aux participants en cas d'échec sont listés dans Guide du participant — Messages en cas d'échec de l'enregistrement.

Utilisation du numéro d'événement

Si vous définissez un numéro d'événement, vous pouvez approuver automatiquement les participants qui saisissent le bon numéro.

Cas d'usage adaptés

• Distribuer un numéro sur le site et laisser les participants rejoindre l'événement sur place
• Communiquer le numéro uniquement aux participants ayant fait leur demande à l'avance
• Réduire l'affluence à l'accueil

Points de vigilance

• La saisie du numéro d'événement peut aussi rester facultative
• Définissez à l'avance jusqu'où le numéro peut être diffusé
• Si vous le modifiez le jour même, veillez à ne pas oublier d'en informer les participants
• Comme toute personne connaissant le numéro peut être approuvée, assurez-vous que cela correspond à vos conditions de participation

Même avec un numéro d'événement, vous n'êtes pas obligé de refuser tous les participants qui le laissent vide. Combiner approbation automatique et approbation manuelle fonctionne bien : ceux ayant fait leur demande à l'avance passent rapidement, tandis que les demandes du jour même sont vérifiées individuellement avant approbation.

Utiliser le même numéro de dossard

Même en jeu normal, plusieurs participants peuvent jouer en saisissant le même Numéro de dossard. Cette pratique ne sert pas à additionner les scores, mais à organiser l'affichage du classement ou à conserver des enregistrements de secours.

Comment cela s'affiche

• Les enregistrements de jeu normal portant le même numéro de dossard sont traités comme un seul ensemble
• Seul l'enregistrement le mieux classé parmi eux apparaît au classement
• Les scores et les temps ne sont pas additionnés

Autrement dit, utiliser le même numéro ne crée pas pour autant un jeu en équipe.

Cas d'usage adaptés

• Plusieurs personnes participent comme une seule équipe, mais souhaitent conserver un enregistrement de secours en plus de l'appareil principal
• Vous voulez éviter qu'une même unité de participation apparaisse en double au classement
• Vous voulez identifier les participants à l'aide d'un numéro commun

Précautions lors de l'information

• Utiliser le même numéro de dossard n'additionne pas les scores en jeu normal
• Si vous souhaitez additionner les scores pour la compétition, utilisez Configurer le jeu en équipe
• Un même compte ne peut pas être utilisé simultanément sur plusieurs appareils ; connectez-vous donc avec un compte différent sur chaque appareil
• La limite quotidienne de parties est comptabilisée par participant (compte), même avec le même numéro de dossard (voir FAQ tarifs — Limites du jeu gratuit)

Si vous le recommandez comme méthode de secours, indiquez ensemble « saisissez le même numéro de dossard » et « ce n'est pas un jeu en équipe » pour réduire la confusion.

Utilisation avancée du numéro de dossard

Le numéro de dossard n'est pas seulement saisi par les participants eux-mêmes : l'organisateur peut le gérer avec souplesse.

Modification individuelle des numéros par l'organisateur

L'organisateur peut modifier le numéro de dossard individuellement pour chaque participant. Utilisez cette possibilité pour corriger une erreur de saisie à l'enregistrement ou pour harmoniser la numérotation après coup. Toutefois, vous ne pouvez plus modifier le numéro de dossard une fois que le participant a commencé à jouer. Nous recommandons de le vérifier au moment de l'enregistrement.

Enregistrement par équipe et numérotation des noms affichés avec la liste des participants

Avec la liste des participants, plusieurs personnes peuvent s'enregistrer avec le même numéro de dossard de la liste (enregistrement par équipe). La première personne enregistrée reçoit comme nom affiché le nom de la liste ; à partir de la deuxième personne enregistrée avec le même numéro, un nom affiché composé du nom de la liste suivi d'un numéro (par exemple « Nom de l'équipe (2) », « Nom de l'équipe (3) ») est attribué automatiquement. À partir de la deuxième personne, la confirmation « Numéro déjà enregistré » s'affiche : demandez-leur de choisir S'enregistrer quand même. Il n'existe pas de fonction qui attribue automatiquement les numéros de dossard dans l'ordre d'enregistrement. Pendant l'utilisation de la liste, un badge Liste active s'affiche à l'écran, ce qui permet de voir d'un coup d'œil dans quel mode vous vous trouvez.

Gestion des doublons et des plages de numéros

• Numéros en double — Si vous saisissez un numéro déjà utilisé avec le QR d'enregistrement, une confirmation « Numéro déjà enregistré » s'affiche, et choisir S'enregistrer quand même permet d'enregistrer malgré le doublon. Utile pour organiser l'affichage ou conserver des enregistrements de secours (voir Utiliser le même numéro de dossard)
• Plage de numéros — Si vous définissez une plage avec À partir du numéro / Jusqu'au numéro dans les paramètres de catégorie, les numéros hors plage sont automatiquement refusés à l'enregistrement. Cela évite les enregistrements avec des numéros inattendus

Limite et affichage des numéros

• Le numéro de dossard peut être défini jusqu'à 9 chiffres maximum (valeur maximale 999 999 999)
• Les numéros sont affichés de façon uniforme avec un préfixe « # » (par exemple : #12)

Réception pour le jeu en équipe

Dans les catégories en jeu en équipe, en plus du déroulement habituel des demandes de participation, il est utile de décider comment communiquer les numéros d'équipe.

• L'organisateur attribue les numéros d'équipe à l'avance
• Le jour même, chaque équipe saisit le même numéro
• Indiquer que, dans les catégories en jeu en équipe, le numéro de dossard sert de numéro d'équipe (il n'y a qu'un seul champ de saisie, « Numéro de dossard / Numéro d'équipe ». Ne distribuez pas deux numéros, l'un individuel et l'autre pour l'équipe)

La conception d'ensemble du jeu en équipe est détaillée dans Configurer le jeu en équipe.

Points à garder à l'esprit à l'accueil le jour de l'événement

Qui approuve, qui note les présences et qui répond aux questions le jour J : tout cela est traité dans Guide des opérations — Déroulement du jour J.

Vérification de la présence

La liste des inscriptions permet aussi de vérifier l'état de présence des participants.

• Présent
• Absent
• Non confirmé

Si vous l'utilisez comme registre d'accueil le jour même, décider à l'avance laquelle fait foi — la liste de l'application ou un registre papier (ou un autre tableau de suivi) de l'organisateur — limite la confusion.

« Non confirmé » peut quand même jouer

Non confirmé signifie seulement « n'est pas passé par le QR d'enregistrement ». Cela n'influence pas la possibilité de jouer. Elle dépend du fait que l'inscription soit approuvée (et de l'autorisation définie après l'approbation). Pour compter les participants, regardez l'état d'approbation et les marques de doublon, pas la présence.

Filtrage et tri

La liste des inscriptions peut être filtrée par catégorie et par statut.

• Filtrer par Catégorie
• Filtrer par Statut (en attente / approuvé / rejeté / annulé / sur la liste). Les demandes approuvées peuvent être filtrées plus finement en Présent / Absent / Présence non confirmée / Tous
• Filtrer par Non arrivés — consultez ensemble les participants approuvés qui ne se sont pas encore enregistrés et les participants encore seulement inscrits sur la liste

Vous pouvez basculer le tri entre Numéro et Heure d'enregistrement.

Effacer les enregistrements de demande et d'approbation

Depuis le menu « … » en haut à droite de la liste des participants, vous pouvez effacer d'un coup les enregistrements de demande et d'approbation. Cette action seule est réservée aux gestionnaires d'événement et au-dessus ; elle n'apparaît pas dans le menu des opérateurs d'événement. L'approbation, le refus, l'enregistrement des absences et l'export CSV peuvent tous être réalisés par un opérateur d'événement (Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Liste des participants).

Exporter la liste des inscriptions en CSV

Vous pouvez exporter la liste des inscriptions sous forme de fichier CSV. Les éléments exportés :

• Date et heure de la demande, ID utilisateur, nom du participant
• Catégorie, statut, présence
• Message de la demande, message de réponse

Créer et importer une liste d'inscriptions

L'import en CSV d'une liste collectée à l'avance et l'attribution des numéros de dossard sont décrits dans Créer et importer une liste d'inscriptions.

Articles liés

• Créer un événement et définir les bases
• Équipe d'organisation et gestion des autorisations
• Configurer le jeu en équipe
• Guide des opérations — Déroulement du jour J