Gestion des demandes et des approbations
Cette page explique comment recevoir et gérer les demandes de participation à un événement.
:::tip Si vous souhaitez aussi connaître le déroulement de l'accueil et de l'information des participants Pour le déroulement de l'enregistrement le jour de l'événement et la manière d'informer les participants, consultez Guide des opérations — Le jour de l'événement et Guide des opérations — Information aux participants. :::
:::tip À propos des événements avec approbation Rendre les demandes de participation obligatoires est avant tout une fonctionnalité du Forfait Organisateur. Si vous souhaitez simplement ouvrir un événement public tel quel, le forfait gratuit suffit. :::
Paramètres d'approbation
Sur l'écran d'édition de l'événement, vous pouvez configurer les paramètres d'approbation suivants.
| Élément | Description |
|---|---|
| Exiger l'approbation | Une fois activé, les participants ne peuvent jouer qu'après l'approbation de l'organisateur |
| Numéro d'événement | Un nombre à 4 chiffres. Les participants qui saisissent le numéro d'événement correct sont approuvés automatiquement |
| Exiger un numéro d'inscription | Demande aux participants de saisir un numéro d'inscription tel qu'un numéro de dossard |
Démarrer et arrêter la réception des demandes
L'activation et la désactivation de la réception des demandes ne se font pas sur l'écran d'édition de l'événement, mais avec le bouton Réception des demandes en haut de l'écran Liste des participants. La valeur par défaut de l'autorisation accordée après approbation (Après approbation) se définit également au même endroit.
:::note Si le bouton n'apparaît pas Le bouton Réception des demandes et le réglage Après approbation ne sont affichés que pour les événements où Exiger l'approbation est activé sur l'écran d'édition de l'événement. Ils n'apparaissent pas pour les événements sans approbation. :::
:::tip Si l'approbation n'est pas nécessaire Si Exiger l'approbation est désactivé, les participants peuvent commencer à jouer directement sans demande préalable. C'est pratique pour les petits événements et les événements permanents. :::
:::note Cas des parcours d'entraînement Dans un événement avec approbation, l'approbation est également requise pour jouer un parcours d'entraînement. Toutefois, il n'est pas nécessaire d'approuver séparément le parcours principal et le parcours d'entraînement. Lorsqu'un participant fait une demande pour le parcours principal (parcours normal) et que vous l'approuvez, les parcours d'entraînement du même événement deviennent eux aussi jouables. Le jour J, il vous suffit d'approuver la demande pour le parcours principal. :::
Étapes pour démarrer un événement avec approbation
Pour un événement avec approbation, configurer dans l'ordre suivant évite les hésitations.
- Créez l'événement depuis Créer un événement et définir les bases
- Activez Exiger l'approbation sur l'écran d'édition de l'événement
- Si nécessaire, définissez un Numéro d'événement et décidez si vous utilisez l'approbation automatique
- Créez les catégories et vérifiez leur état de publication
- Publiez l'événement dans son ensemble
- Dans la liste des participants, activez Réception des demandes et décidez de l'autorisation à accorder après approbation
Si l'événement ou la catégorie sont encore privés, les participants ne peuvent même pas accéder à l'écran de demande. Avant d'ouvrir la réception des demandes, vérifiez que l'événement et les catégories sont bien publiés comme prévu.
Approuver ou refuser les demandes
Dans les événements où l'approbation est obligatoire, vous pouvez gérer les demandes de participation envoyées par les participants.
:::note Gestion des demandes sur le Web Pour l'instant, l'approbation et le refus des demandes ne peuvent se faire que dans l'application mobile. :::
Consulter la liste des demandes
Depuis l'écran de gestion de l'événement, sélectionnez Liste des participants pour afficher la liste des demandes.
Chaque demande comprend les informations suivantes :
- Nom du participant et photo de profil
- Date et heure de la demande
- Catégorie
- Statut (en attente / approuvée / refusée / annulée / inscrit sur la liste)
- Présence (présent / absent / non confirmé)
- Message — un message du participant
Approbation et refus
Touchez une demande et choisissez d'approuver ou de refuser. Vous pouvez aussi joindre un message de réponse.
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | En attente d'une décision de l'organisateur |
| Approuvée | La participation est autorisée. Le participant peut jouer |
| Refusée | La participation n'est pas autorisée |
| Annulée | Le participant a lui-même annulé sa demande de participation |
| Inscrit sur la liste | Inscrit via l'import de la liste, mais la personne ne s'est pas encore enregistrée |
Autorisations après l'approbation
Au moment d'approuver une demande, vous pouvez définir l'autorisation à accorder au participant.
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Autoriser à jouer | Le participant peut consulter la catégorie et y jouer (généralement ce choix) |
| Autoriser l'affichage de la carte seulement | Le participant peut uniquement consulter la carte et la catégorie, sans pouvoir jouer |
| N'autoriser aucune action | Le participant ne peut ni consulter ni jouer la catégorie |
Même approuvé, un participant ne peut pas encore démarrer si l'autorisation accordée par l'organisateur reste Autoriser l'affichage de la carte seulement ou N'autoriser aucune action. Cela permet de doser selon les cas : autoriser une vérification préalable, ou ne pas encore montrer la carte.
Créer et partager un QR d'enregistrement
Vous pouvez générer un « QR d'enregistrement » que les participants scannent pour s'enregistrer (demander à participer) sur place. Partagez-le en l'affichant sur le site ou en le joignant à vos informations d'événement.
Configuration préalable pour utiliser le QR d'enregistrement
Le QR d'enregistrement ne peut être généré que pour les événements dont les paramètres d'approbation nécessaires à la réception sont en place. Si les paramètres sont incomplets, la carte QR d'enregistrement du tableau de bord ne peut pas être sélectionnée (elle apparaît grisée).
| Type d'événement | Paramètres nécessaires |
|---|---|
| Événement standard | Dans Paramètres d'approbation, activez à la fois Exiger l'approbation (approbation de participation) et Exiger un numéro d'inscription |
| Événement avec suivi de sécurité | Activez Exiger un numéro d'inscription |
Une fois les conditions remplies, la carte QR d'enregistrement apparaît dans le groupe Participants du tableau de bord.
Générer et partager
- Vous pouvez générer un QR d'enregistrement pour l'ensemble de l'événement ou pour une catégorie précise
- Le nom de l'événement et l'usage prévu y figurent à titre informatif, ce qui réduit les risques de confusion même lorsque vous gérez plusieurs événements en parallèle
- Vous pouvez l'imprimer et l'afficher à l'accueil, ou le partager à l'avance avec les participants
Pour la différence entre les trois types de QR codes (QR de l'événement, QR de jeu et QR d'enregistrement), consultez Écran de gestion de l'événement — Types de QR codes.
Le déroulement de l'enregistrement côté participant
Lorsqu'un participant scanne le QR d'enregistrement, l'écran d'enregistrement (enregistrement par QR) s'ouvre. (S'il y a plusieurs catégories) il choisit une catégorie, saisit son numéro d'inscription et son nom affiché, puis touche S'enregistrer pour terminer l'enregistrement. Pour les étapes détaillées côté participant, consultez Effectuer son enregistrement par QR.
:::note Le QR d'enregistrement s'utilise en ligne Le scan du QR d'enregistrement nécessite une connexion Internet pour récupérer et vérifier les informations de l'événement. De plus, le QR d'enregistrement ne peut pas être utilisé pour les événements permanents (sans limite de temps), les événements privés et les événements terminés. :::
:::note Le QR d'enregistrement pour les événements avec suivi de sécurité Pour un événement avec suivi de sécurité, le QR d'enregistrement fonctionne avec le pré-remplissage à partir de la liste : dès qu'un participant le scanne, des informations telles que le nom affiché peuvent être complétées à partir des données de la liste des participants. :::
Utilisation du numéro d'événement
Si vous définissez un numéro d'événement, vous pouvez approuver automatiquement les participants qui saisissent le bon numéro.
Cas d'usage adaptés
- Distribuer un numéro sur le site et laisser les participants rejoindre l'événement sur place
- Communiquer le numéro uniquement aux participants ayant fait leur demande à l'avance
- Réduire l'affluence à l'accueil
Points de vigilance
- La saisie du numéro d'événement peut aussi rester facultative
- Définissez à l'avance jusqu'où le numéro peut être diffusé
- Si vous le modifiez le jour même, veillez à ne pas oublier d'en informer les participants
- Comme toute personne connaissant le numéro peut être approuvée, assurez-vous que cela correspond à vos conditions de participation
Même avec un numéro d'événement, vous n'êtes pas obligé de refuser tous les participants qui le laissent vide. Combiner approbation automatique et approbation manuelle fonctionne bien : ceux ayant fait leur demande à l'avance passent rapidement, tandis que les demandes du jour même sont vérifiées individuellement avant approbation.
Utiliser le même numéro d'inscription
Même en jeu normal, plusieurs participants peuvent jouer en saisissant le même numéro d'inscription. Cette pratique ne sert pas à additionner les scores, mais à organiser l'affichage du classement ou à conserver des enregistrements de secours.
Comment cela s'affiche
- Les enregistrements de jeu normal portant le même numéro d'inscription sont traités comme un seul ensemble
- Seul l'enregistrement le mieux classé parmi eux apparaît au classement
- Les scores et les temps ne sont pas additionnés
Autrement dit, utiliser le même numéro ne crée pas pour autant un jeu en équipe.
Cas d'usage adaptés
- Plusieurs personnes participent comme une seule équipe, mais souhaitent conserver un enregistrement de secours en plus de l'appareil principal
- Vous voulez éviter qu'une même unité de participation apparaisse en double au classement
- Vous voulez identifier les participants à l'aide d'un numéro commun
Précautions lors de l'information
- Utiliser le même numéro d'inscription n'additionne pas les scores en jeu normal
- Si vous souhaitez additionner les scores pour la compétition, utilisez Configurer le jeu en équipe
- Un même compte ne peut pas être utilisé simultanément sur plusieurs appareils ; connectez-vous donc avec un compte différent sur chaque appareil
- La limite des parcours gratuits est comptabilisée par appareil, même avec le même numéro d'inscription
Si vous le recommandez comme méthode de secours, indiquez ensemble « saisissez le même numéro d'inscription » et « ce n'est pas un jeu en équipe » pour réduire la confusion.
Utilisation avancée du numéro d'inscription
Le numéro d'inscription n'est pas seulement saisi par les participants eux-mêmes : l'organisateur peut le gérer avec souplesse.
Modification individuelle des numéros par l'organisateur
L'organisateur peut modifier le numéro d'inscription individuellement pour chaque participant. Utilisez cette possibilité pour corriger une erreur de saisie à l'enregistrement ou pour harmoniser la numérotation après coup. Toutefois, vous ne pouvez plus modifier le numéro d'inscription une fois que le participant a commencé à jouer. Nous recommandons de le vérifier au moment de l'enregistrement.
Enregistrement par équipe et numérotation automatique avec la liste des participants
Avec la liste des participants, vous pouvez procéder à l'enregistrement par équipe et attribuer les numéros d'inscription par numérotation séquentielle automatique (numéros attribués automatiquement à la suite). C'est pratique pour numéroter les participants dans l'ordre de l'enregistrement, ou pour attribuer les numéros sur place sans les décider à l'avance. Pendant l'utilisation de la liste, un badge Liste en cours d'utilisation s'affiche à l'écran, ce qui permet de voir d'un coup d'œil dans quel mode vous vous trouvez.
Gestion des doublons et des plages de numéros
- Numéros en double — Si vous saisissez un numéro déjà utilisé avec le QR d'enregistrement, une confirmation « Numéro déjà enregistré » s'affiche, et choisir Enregistrer quand même permet d'enregistrer malgré le doublon. Utile pour organiser l'affichage ou conserver des enregistrements de secours (voir Utiliser le même numéro d'inscription)
- Plage de numéros — Si vous définissez une plage avec Numéro d'inscription (début) / (fin) dans les paramètres de catégorie, les numéros hors plage sont automatiquement refusés à l'enregistrement. Cela évite les enregistrements avec des numéros inattendus
Limite et affichage des numéros
- Le numéro d'inscription peut être défini jusqu'à 9 chiffres maximum (valeur maximale 999 999 999)
- Les numéros sont affichés de façon uniforme avec un préfixe « # » (par exemple : #12)
Réception pour le jeu en équipe
Dans les catégories en jeu en équipe, en plus du déroulement habituel des demandes de participation, il est utile de décider comment communiquer les numéros d'équipe.
- L'organisateur attribue les numéros d'équipe à l'avance
- Le jour même, chaque équipe saisit le même numéro
- Le numéro d'inscription et le numéro d'équipe sont communiqués comme deux valeurs distinctes
La conception d'ensemble du jeu en équipe est détaillée dans Configurer le jeu en équipe.
Points à garder à l'esprit à l'accueil le jour de l'événement
- Vérifier qu'un nom affiché est défini
- Vérifier que le participant est dans la bonne catégorie
- Définir comment approuver sur place les participants en attente
- Harmoniser la méthode de vérification des numéros d'inscription ou de dossard
- Désigner une personne chargée d'aider en cas de blocage de connexion ou de réseau
Si plusieurs personnes assurent l'accueil, répartir qui approuve les demandes, qui enregistre la présence et qui répond aux questions limite la confusion. Même lorsque vous utilisez l'approbation automatique par numéro d'événement, gardez de quoi orienter les participants qui ne connaissent pas le numéro.
Vérification de la présence
La liste des inscriptions permet aussi de vérifier l'état de présence des participants.
- Présent
- Absent
- Non confirmé
Si vous l'utilisez comme registre d'accueil le jour même, décider à l'avance laquelle fait foi — la liste de l'application ou un registre papier (ou un autre tableau de suivi) de l'organisateur — limite la confusion.
Filtrage et tri
La liste des inscriptions peut être filtrée par catégorie et par statut.
- Filtrer par Catégorie
- Filtrer par Statut (en attente / approuvée / refusée / annulée / inscrit sur la liste). Les demandes approuvées peuvent être filtrées plus finement en Présent / Absent / Présence non confirmée / Tous
- Filtrer par Pas encore arrivé — consultez ensemble les participants approuvés qui ne se sont pas encore enregistrés et les participants encore seulement inscrits sur la liste
Vous pouvez basculer le tri entre Par numéro et Par heure d'enregistrement.
Exporter la liste des inscriptions en CSV
Vous pouvez exporter la liste des inscriptions sous forme de fichier CSV. Les éléments exportés :
- Date et heure de la demande, ID utilisateur, nom du participant
- Catégorie, statut, présence
- Message de la demande, message de réponse