Écran de gestion de l'événement (tableau de bord)
L'écran de gestion de l'événement (tableau de bord) est l'écran qui sert à gérer et à animer un événement précis que vous avez créé et que vous gérez. Il regroupe un en-tête indiquant l'état de cet événement, ainsi que des cartes correspondant à chaque action de gestion et d'animation.
Pour savoir comment ouvrir l'écran de gestion lui-même et avoir une vue d'ensemble de ce que vous pouvez y faire, consultez Introduction — Écrans de gestion de l'événement.
Ouvrir depuis la liste des événements gérés
Les événements que vous gérez s'affichent sous forme de liste dans la liste des événements gérés. Chaque ligne indique le nom de l'événement et sa date, ainsi que des badges qui signalent l'état de cet événement.
| Badge | Signification |
|---|---|
| Privé | Un événement qui n'a pas encore été publié |
| Public | L'événement peut être trouvé via la liste et la recherche sur la carte |
| Suivi de sécurité | Un événement avec suivi de sécurité utilisant le partage de position |
| Approbation requise | Un événement qui requiert l'approbation de l'organisateur avant de jouer |
| Soumis | Un événement comportant des demandes de participation non traitées |
| Créneaux de jeu ajoutés jusqu'à ◯/◯ | La date d'expiration des créneaux de jeu achetés en supplément |
Sélectionnez dans la liste l'événement que vous souhaitez gérer pour ouvrir le tableau de bord de cet événement.
Les badges s'affichent automatiquement en fonction des paramètres et de l'état de l'événement. Par exemple, le badge Approbation requise n'apparaît pas sur un événement où l'approbation n'est pas requise. Si vous ne trouvez pas un badge attendu, vérifiez si le paramètre correspondant n'est pas désactivé.
Les indications de l'en-tête
Lorsque vous ouvrez le tableau de bord d'un événement, l'en-tête regroupe l'état de cet événement et les informations dont vous avez besoin pour l'animer. À côté du nom de l'événement apparaissent, selon vos paramètres, les badges d'état Privé / Public ainsi que des badges tels que Suivi de sécurité / Approbation requise / la date d'expiration des créneaux de jeu ajoutés.
Publier et dépublier
Vous basculez un événement entre publié et non publié à l'aide des boutons de l'en-tête (identique sur iOS et Android). L'écran de modification de l'application smartphone n'a pas de bascule de publication. L'écran de modification de l'événement sur le Web conserve un interrupteur « Publier » ; publier depuis cet écran n'exécute pas le contrôle avant publication.
- Lorsqu'il est privé — un bouton Publier vert apparaît.
- Lorsqu'il est public — un bouton Dépublier rouge apparaît.
- Si vous ne disposez pas des autorisations suffisantes (par exemple, en tant qu'opérateur de l'événement), le bouton est grisé et un appui en affiche la raison.
Publier
Lorsque vous touchez Publier, une Vérification avant publication (voir ci-dessous) s'exécute d'abord, suivie d'une boîte de dialogue de confirmation. L'événement n'est jamais publié par le simple fait de toucher le bouton.
- Lorsqu'il n'y a aucun problème — la question « Publier cet événement ? » vous est posée ; choisissez Publier pour publier. S'il y a des éléments à vérifier ou des conseils, leur nombre est également indiqué.
- Lorsqu'il y a des éléments à corriger — le message « La vérification avant publication a détecté N problème(s) » s'affiche avec le détail. Le choix par défaut est Annuler (revenir aux corrections) ; pour continuer sans corriger, vous pouvez choisir Publier quand même (les éléments à corriger n'empêchent pas la publication).
- Voir les détails — depuis Voir les détails dans la boîte de dialogue, vous pouvez ouvrir l'ensemble des résultats de la vérification avant publication. Appuyer sur Publier en bas de cet écran publie immédiatement.
- Lorsque la vérification n'a pas pu être effectuée — si la vérification ne s'est pas exécutée en raison d'un problème de réseau ou similaire, vous en êtes informé et pouvez tout de même publier.
Une fois publié, l'événement apparaît dans la liste et la recherche sur la carte, et les participants peuvent le rejoindre.
Les terrains générés automatiquement se publient de la même façon et deviennent des événements publics ordinaires (voir Générer un parcours — Laisser tout le monde le courir (publication)).
Dépublier
Lorsque vous touchez Dépublier, une boîte de dialogue de confirmation apparaît. Comme la dépublication exclut les participants, elle demande toujours une confirmation.
- Une fois dépublié, les participants ne peuvent plus ouvrir l'événement, et les QR d'enregistrement, QR de jeu et QR de l'événement cessent tous de fonctionner.
- Pendant le déroulement de l'événement (et pour les événements permanents), l'impact est important ; un avertissement plus fort est donc affiché. Les participants en cours de jeu ne pourront pas continuer.
Créneaux de jeu n/m
Pour un événement assorti d'une limite de créneaux de jeu, l'en-tête affiche l'utilisation de vos Places disponibles sous la forme n/m (utilisés / limite).
- n (utilisés) — Le nombre de créneaux de jeu déjà consommés ce jour-là
- m (limite) — Le nombre maximal de créneaux de jeu disponibles ce jour-là
Les créneaux de jeu sont réinitialisés chaque jour à 21 h 00 UTC (22 h 00 en France métropolitaine, 23 h 00 à l'heure d'été). Une fois la limite atteinte, aucune nouvelle partie ne peut être acceptée pour le reste de la journée. Si vous souhaitez augmenter la limite, vous pouvez acheter des créneaux de jeu supplémentaires via un achat intégré. Les créneaux de jeu ajoutés restent valables 7 jours à compter de la date d'achat.
Lorsque la limite ne suffit pas, vous pouvez l'augmenter depuis Acheter des places, dans le groupe Opérations. La marche à suivre, la durée de validité et le fait que le résultat ne dépende pas de l'acheteur sont détaillés dans Acheter des créneaux de jeu supplémentaires.
Vérification avant publication
La Préparer contrôle automatiquement si un événement est prêt à être publié, avant que vous ne le publiiez. Elle s'exécute automatiquement dans le cadre du processus de publication, et vous pouvez aussi en consulter les résultats à tout moment depuis la carte Préparer du groupe Vérification avant publication (Android : Préparation de la distribution).
Les résultats sont présentés selon trois niveaux de gravité.
| Niveau | Signification |
|---|---|
| À corriger | Éléments qu'il est fortement recommandé de corriger avant de publier (par exemple, parcours ou balises non configurés). Leur nombre est indiqué dans la boîte de dialogue de publication |
| À vérifier | Éléments avec lesquels vous pouvez publier, mais que vous devriez examiner |
| Conseils | Suggestions pour une meilleure configuration |
Les éléments À corriger n'empêchent pas la publication (l'organisateur peut choisir Publier quand même), mais nous vous recommandons de les examiner avant de publier.
Les vérifications portent non seulement sur la configuration des parcours et des balises, mais aussi sur le parcours du participant jusqu'au démarrage du jeu. Par exemple, pour les événements exigeant une approbation, la vérification contrôle que les catégories publiées ne sont pas toutes des catégories d'entraînement (À corriger), que la réception des demandes n'est pas arrêtée et que l'autorisation accordée après approbation permet de jouer (éléments À vérifier).
La vérification avant publication est disponible pour les événements standard. Un événement avec suivi de sécurité n'a ni catégories ni parcours ; il n'est donc pas concerné et la vérification ne s'exécute pas.
Liste des vérifications
L'écran de vérification classe les résultats en À corriger / À vérifier / Conseils, et chaque élément indique où le corriger sous « Comment corriger ». Utilisez Revérifier en haut pour relancer.
À corriger (les participants ne pourront pas jouer, ou les enregistrements seront faussés, si vous publiez tel quel)
| Constat | Comment corriger |
|---|---|
| Aucune catégorie publique. Rendez au moins une catégorie publique pour que les participants puissent s'inscrire. | Ajoutez une catégorie publique dans Configuration des catégories |
| Aucun parcours n'est attribué à cette catégorie. / Le parcours attribué est introuvable (il a peut-être été supprimé). | Attribuez un parcours dans Configuration des catégories |
| Ce parcours présente un problème. | Vérifiez le départ/l'arrivée et les balises dans Configuration des parcours |
| Ce parcours fait référence à des balises introuvables (peut-être supprimées). | Vérifiez les balises supprimées dans Tous les postes |
| Un quiz de ce parcours est incomplet (vérifiez les choix et les bonnes réponses). / Ce parcours contient une référence de quiz invalide (le quiz a peut-être été supprimé). | Vérifiez la question, les choix, la bonne réponse et l'attribution dans Configuration des quiz |
| Le dernier poste de contrôle d'un parcours à ordre imposé est défini comme début d'un tronçon avec pause du chronométrage. … | Revoyez l'ordre des postes ou retirez la pause du dernier poste |
| Une catégorie en mode équipe utilise un parcours comportant un poste avec pause du chronométrage. … | Retirez le poste de pause du parcours ou passez la catégorie en jeu individuel |
| Un quiz est défini sur un poste utilisé plusieurs fois dans un parcours en boucle. | Retirez le quiz ou attribuez-le à un poste utilisé une seule fois |
| Cet événement nécessite une approbation pour participer, mais toutes les catégories publiques sont des catégories d'entraînement. … | Publiez au moins une catégorie réelle acceptant les demandes d'inscription (entraînement = 2 postes ou moins et temps limite de 60 minutes ou moins) |
À vérifier (publication possible si c'est volontaire)
| Constat | Comment corriger |
|---|---|
| Tous les postes de ce parcours au score valent 0 point. | Définissez les points dans Configuration des parcours |
| La plage de numéros de dossard présente un problème. | Vérifiez la plage de numéros d'inscription dans Configuration des catégories |
| Aucun lieu d'événement n'est défini. Il n'apparaîtra pas dans les recherches par proximité ou par zone. | Définissez le lieu dans Configuration de l'événement |
| Plusieurs catégories portent le même nom, ce qui risque d'embrouiller les participants. | Revoyez les noms dans Configuration des catégories |
| Cet événement nécessite une approbation pour participer, mais les demandes d'inscription ne sont pas ouvertes. Les participants ne peuvent pas s'inscrire. | Activez Ouvrir les demandes de participation dans la Liste des participants (sans objet si vous utilisez l'accueil par QR ou avez clos les inscriptions) |
| Cet événement nécessite une approbation pour participer, mais l'autorisation après approbation n'est pas « Autoriser l'accès ». Les participants approuvés ne pourront toujours pas jouer. | Réglez Après approbation sur « Autoriser l'accès » dans la Liste des participants (sans objet si vous limitez volontairement à la consultation jusqu'au départ) |
Conseils
| Constat | Comment corriger |
|---|---|
| Aucune image de couverture n'est définie. | Définissez une image de couverture dans Configuration de l'événement |
| Aucune description de l'événement n'a été saisie. | Saisissez une description dans Configuration de l'événement |
L'en-tête de l'écran de vérification affiche « Pas prêt à publier (N à corriger) » s'il reste des éléments à corriger, mais le bouton de publication fonctionne (choisissez Publier quand même dans la boîte de dialogue). Ce message avertit que les participants ne pourront très probablement pas jouer si vous publiez tel quel.
Cartes de gestion et d'animation
La zone principale du tableau de bord présente sous forme de cartes les actions permettant de gérer et d'animer cet événement. Toucher une carte ouvre l'écran de paramètres ou d'action correspondant. Les cartes sont regroupées par objectif.
| Section | Exemples d'actions |
|---|---|
| Créer (Android : Création) | Paramètres de l'événement, paramètres de catégorie, configuration des parcours, toutes les balises, paramètres de quiz |
| Préparer (Android : Préparation de la distribution) | Vérification avant publication, Ajouter des gestionnaires, parcours de test, carte PDF, liste PDF des balises, Liste des QR de validation (poste) (activé uniquement pour les événements utilisant le pointage par QR), QR bonus, QR de l'événement, QR de jeu |
| Participants | Liste des participants, QR d'enregistrement, importer des participants |
| Opérations | Suivi en direct, achat de créneaux de jeu, messages à tous, messages individuels, classement, liste des résultats |
| Rapports (Android : Rapports) | Données de tour, analyse de l'événement (l'analyse de l'événement est réservée à iOS ; sur Android, toucher la carte affiche un message indiquant que l'opération n'est pas prise en charge sur cet appareil) |
| Gérer | Historique des achats de créneaux de jeu, historique des ventes de parcours payants, archivage de l'événement (pour le restaurer, ouvrez le menu « … » de la liste de gestion des événements → Événements archivés, choisissez l'événement puis Restaurer) |
L'infobulle « i »
Lorsque vous touchez l'icône « i » (information) dans le coin d'une carte, une infobulle explique cette action plus en détail. Utilisez-la lorsqu'une action est difficile à comprendre à partir de l'affichage seul.
Les cartes indisponibles
Les actions qui ne sont pas encore prêtes apparaissent grisées et ne peuvent pas être touchées, ou bien sont masquées de la liste. Par exemple, si vous n'avez pas encore créé de catégories ou de parcours, les actions qui en dépendent (comme la liste des résultats ou la génération du QR de jeu) ne peuvent pas être utilisées tant que les prérequis ne sont pas réunis. Les cartes QR d'enregistrement et Importer participants ne peuvent pas être sélectionnées tant que les paramètres d'approbation nécessaires à l'enregistrement ne sont pas configurés (voir Gestion des demandes et des approbations — Conditions préalables pour utiliser le QR d'enregistrement).
Au-delà des prérequis manquants, certaines cartes sont désactivées par les autorisations. Pour les opérateurs d'événement, les cartes de modification (paramètres de l'événement, paramètres de catégorie, etc.), ainsi que la Vérification avant publication, Importer des participants, l'Historique des ventes de parcours payants et l'Archivage de l'événement apparaissent désactivées ; les toucher affiche « Autorisation de gestionnaire requise. ». Le bouton de publication de l'en-tête est également grisé. Pour les autorisations de chaque rôle, consultez Équipe d'organisation et gestion des autorisations — Tableau des autorisations.
Pour les événements permanents (sans limite de temps), les cartes liées à l'enregistrement et à l'animation le jour J (Liste des participants, QR d'enregistrement, importer des participants, les cartes Animation / Rapports et le QR de jeu) ne sont pas affichées, et une carte Tester le parcours apparaît à la place de Ouvrir l'événement.
Les badges sur les cartes
Certaines cartes affichent un badge pour vous signaler un état qui demande votre attention.
- Marque de non-lu (point rouge) — Lorsqu'il y a de nouveaux messages non lus (messages à tous et messages individuels)
- Nombre — Le nombre de demandes de participation non traitées (liste des participants, pour les événements soumis à approbation)
- Liste active — Lorsque l'enregistrement basé sur la liste des participants est activé (importer des participants)
Types de QR codes
NaviTabi vous permet de générer cinq types de QR codes, chacun pour un usage différent, à partir des cartes du tableau de bord.
| QR code | Groupe de cartes | Ce qui se passe quand un participant le scanne | Usage principal |
|---|---|---|---|
| QR de l'événement | Préparation | Les détails de l'événement s'ouvrent dans l'application | Affichage sur des posters ou des supports d'information |
| QR de jeu | Préparation | La partie peut démarrer directement | Lorsque vous voulez que les participants démarrent sans enregistrement |
| QR d'enregistrement | Participants | L'écran d'enregistrement s'ouvre pour saisir un numéro et un nom affiché | Enregistrement le jour J et contrôle des présences |
| QR de validation (poste) | Préparation | Enregistre le passage à une balise (le pointage) | À afficher sur chaque balise pour les événements utilisant le pointage par QR |
| QR bonus | Préparation | Ajoute des points bonus (sans augmenter l'enregistrement des visites) | Attribuer des points aux participants remplissant les conditions, par exemple chez les commerces partenaires |
Par ailleurs, pour les événements utilisant le pointage par QR, vous pouvez exporter en lot dans un PDF les QR codes de validation à afficher aux balises depuis la carte QR de validation (poste) (la carte du tableau de bord s'intitule « Liste des QR de validation (poste) » sur Android) (voir Configuration des parcours et des balises — Pointage par QR code).
- Disposition de l'export — Les QR codes sont disposés sur des pages A4 en orientation portrait, à raison d'une cellule par balise (jusqu'à 6 par page ; lorsqu'il y a beaucoup de balises, l'export se répartit sur plusieurs pages). Le nom de l'événement, le numéro de poste et le nom de la balise sont imprimés sur chaque QR.
- Balises concernées — Les postes (points de passage) et l'arrivée du parcours sélectionné sont concernés. Le QR du point de départ n'est pas exporté.
- Événements n'utilisant pas le pointage par QR — Cette carte apparaît grisée et ne peut pas être utilisée. Un appui affiche « Indisponible, car cet événement n'utilise pas la validation par QR. ».
- Lorsqu'il n'y a aucune balise concernée — Si le parcours sélectionné ne contient aucune balise concernée par le pointage par QR, le message « Ce parcours n'a aucun poste utilisant la validation par QR. » s'affiche et aucun PDF n'est exporté.
Chaque QR code est propre à une balise. Si vous supprimez puis recréez une balise, les QR codes déjà imprimés cessent de fonctionner. Si vous avez recréé une balise, exportez de nouveau le PDF et remplacez les exemplaires affichés.
Le QR de jeu est destiné aux événements qui ne requièrent pas d'approbation de participation. Sur les événements soumis à approbation, la carte apparaît grisée et ne peut pas être utilisée (un appui affiche « Non utilisé pour les événements soumis à approbation ») ; utilisez alors le QR d'enregistrement à la place. Pour connaître les conditions de génération du QR d'enregistrement, consultez Gestion des demandes et des approbations — Conditions préalables pour utiliser le QR d'enregistrement.
Utiliser les écrans de QR code
Sur chaque écran de QR code, vous pouvez copier l'URL et partager l'image. Pour imprimer, imprimez l'image partagée depuis une application d'impression ou un PC. L'image partagée comporte le nom de l'événement et le type de QR code.
Toucher QR d'enregistrement ouvre d'abord « Sélectionnez la catégorie pour le code QR d'enregistrement », où vous choisissez Événement entier (choisir la catégorie lors de l'enregistrement) ou une catégorie précise. Avec le QR pour l'événement entier, les participants choisissent leur catégorie à l'enregistrement ; avec un QR par catégorie, la catégorie est fixée. Voir Gérer les demandes et les approbations — QR pour l'événement entier ou par catégorie pour savoir lequel utiliser.
Réglages d'export des cartes PDF et des listes de balises PDF
- Carte PDF — Vous pouvez définir la Taille du papier, l'Échelle, la carte, la Référence nord (Nord vrai / Nord magnétique), l'Opacité du parcours, le rayon des cercles de contrôle, l'affichage du centre des cercles et des numéros de contrôle, et l'espacement des lignes de nord magnétique. Si aucun parcours n'est défini ou si une partie du fond de carte ne peut pas être récupérée, un avertissement s'affiche
- L'Échelle se choisit dans la liste ; l'option Saisir une échelle personnalisée…, en tête de liste, permet aussi d'indiquer un entier de 1 : 200 à 1 : 100 000. À l'ouverture de l'écran, l'échelle qui fait tenir l'ensemble du parcours sur la feuille est sélectionnée automatiquement
- Le PDF exporté contient la source de la carte (mention de droits d'auteur) et le QR code de l'événement (voir Cartes PDF imprimables — Contenu du PDF)
- Liste PDF des postes — Vous pouvez définir la taille du papier, le nombre de lignes et de colonnes, l'inclusion du départ et de l'arrivée, la marge d'en-tête, l'orientation des cellules (portrait / paysage) et le format des images (carré / paysage / portrait / masqué). Si lignes × colonnes est insuffisant pour le nombre de balises, il vous est demandé de les augmenter
Les cartes Carte PDF / Liste PDF des postes du groupe Préparation sont destinées à être distribuées aux participants et nécessitent le Forfait Organisateur. Sans lui, le bouton en haut à droite devient Aperçu et vous pouvez seulement consulter dans l'application un PDF portant le filigrane SAMPLE. Le PDF exporté ne comporte pas de mention d'usage personnel et peut être modifié dans une application d'édition de PDF (par exemple pour déplacer les numéros de contrôle ou ajouter un titre). Ne supprimez pas pour autant la source de la carte (mention de droits d'auteur).
Si vous souhaitez simplement imprimer une carte pour vous, il existe un PDF à usage personnel exportable avec le Forfait Joueur. L'emplacement d'export et les limites sont décrits dans Cartes PDF imprimables.
Partage de position entre opérateurs
Lorsque plusieurs opérateurs animent un événement ensemble, une barre de partage des positions actuelles entre opérateurs peut apparaître en haut du tableau de bord. En l'activant, les opérateurs peuvent partager leur position actuelle entre eux, de sorte que le quartier général, l'accueil et le personnel de ronde peuvent se coordonner tout en sachant où se trouve chaque personne.
- On — Votre position actuelle est partagée avec les autres opérateurs, et leur position actuelle s'affiche également sur la carte
- Désactivé — Votre position actuelle n'est pas partagée, et les positions ne sont pas partagées entre opérateurs
Cette barre contrôle le partage de position entre opérateurs. C'est un mécanisme différent du partage de position des participants dans un événement avec suivi de sécurité. Pour le partage de position côté participant, consultez Surveillance de sécurité.
Il n'est pas nécessaire de continuer à partager les positions une fois l'événement terminé. Lorsque le partage de position entre opérateurs n'est plus nécessaire, désactivez-le.
QR bonus (des points au scan)
La création, la distribution et les contraintes des QR bonus qui rapportent des points pendant le jeu sont traitées dans QR bonus.
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