Créer et importer une liste d'inscriptions
Cette page décrit l'import au format CSV de la liste des participants collectée à l'avance et l'attribution des numéros d'inscription. Pour le lien avec l'accueil le jour J, consultez Gestion des demandes et des approbations.
Pour un événement dont les inscriptions sont recueillies à l'avance, vous pouvez importer la liste des participants sous forme de fichier CSV. Le jour J, le participant n'a qu'à saisir son numéro de dossard pour s'enregistrer, et le nom affiché est repris de la liste.
L'import se fait depuis Importer participants, dans le groupe Participants de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord). Il est réservé aux gestionnaires d'événement et au-dessus : la carte n'apparaît pas pour les opérateurs. Une fois une liste importée, la carte affiche Liste active.
Constituer le fichier CSV
Placez les trois colonnes suivantes dans un tableur, puis enregistrez au format CSV.
| Colonne | Contenu | Obligatoire |
|---|---|---|
| 1re | Numéro de dossard (entier positif, jusqu'à 999 999 999) | Oui |
| 2e | Nom affiché | Oui |
| 3e | Mémo (note interne à l'organisation) | Non |
Le mémo importé s'affiche sous Mémo, à la fin de l'écran Détails de la demande qui s'ouvre lorsque vous touchez une ligne de la liste des participants puis choisissez Détails. Il n'apparaît pas pour les lignes dont le mémo est vide.
- La ligne d'en-tête est facultative. Si la première cellule de la première ligne est un nombre, le fichier est lu sans en-tête ; sinon la première ligne est ignorée comme en-tête
- Seul l'UTF-8 est pris en charge. Dans Excel, choisissez « Enregistrer sous » puis « CSV UTF-8 (.csv) »
- Un même numéro ne peut pas figurer deux fois dans un fichier
- Les lignes dont le nom affiché est vide, ou dont le numéro n'est pas un entier positif, ne sont pas importées et une erreur est signalée avec le numéro de ligne (le message d'erreur est en anglais)
Déroulement de l'import
- Ouvrez Importer participants et sélectionnez le fichier avec Choisir un fichier CSV
- Le contenu est vérifié (Vérification…) et le résultat s'affiche dans le Résumé
- S'il y a des Conflits, choisissez Migrer ou Ignorer pour chacun
- Touchez Importer pour importer
L'import nécessite une connexion. Hors ligne, le message « Connexion Internet requise. Réessayez après vous être connecté. » s'affiche.
Lire le résumé
| Élément | Signification |
|---|---|
| Ajoutés | Aucun enregistrement n'existe encore pour ce numéro : il est créé |
| Mis à jour | Déjà enregistré depuis une liste et pas encore enregistré sur place. Le nom affiché et le mémo sont remplacés |
| Protégés | Déjà enregistré depuis une liste et déjà enregistré sur place. Rien n'est remplacé |
| Conflits | Ce numéro est déjà utilisé par une inscription venue d'ailleurs, par exemple la demande du participant lui-même. Migrer remplace l'inscription par la ligne de la liste en conservant l'état d'enregistrement du participant ; Ignorer laisse l'existant tel quel |
Si un autre membre de l'organisation modifie la liste pendant votre vérification, le message « La liste a été modifiée pendant votre vérification. Relancez la vérification préalable. » s'affiche : recommencez depuis la vérification.
Après l'import
- Les lignes apparaissent dans la Liste des participants avec le statut Sur la liste (enregistré, mais la personne ne s'est pas encore présentée)
- Le jour J, lorsqu'un participant scanne le QR d'enregistrement et saisit son numéro, il est rattaché à la ligne correspondante et le nom affiché est repris (Récupéré depuis la liste des participants)
- Un participant qui saisit un numéro absent de la liste voit « Ce numéro n'est pas dans la liste des participants. Contactez l'organisateur. »
- Dans un événement qui utilise une liste, les numéros ne peuvent pas être modifiés un par un dans l'application. Pour changer un numéro, corrigez le CSV et réimportez-le
Réimport et annulation
Vous pouvez réimporter autant de fois que nécessaire dans le même événement. Les lignes non encore enregistrées sur place sont mises à jour ; celles qui le sont déjà sont protégées et restent inchangées.
Pour cesser d'utiliser la liste, utilisez Annuler la liste importée. Seules les lignes non encore enregistrées sur place sont supprimées ; celles déjà enregistrées sont conservées. L'annulation change la version de la liste : les participants qui ont l'écran d'enregistrement ouvert à ce moment-là devront scanner de nouveau le QR code.