Équipe d'organisation et gestion des autorisations
Lorsque plusieurs personnes organisent un événement, vous pouvez ajouter des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement. Cette page explique ce que chaque rôle peut et ne peut pas faire, ainsi que la manière de les ajouter.
Vue d'ensemble des rôles
L'organisation d'un événement repose généralement sur les trois positions suivantes.
| Position | Rôle prévu |
|---|---|
| Propriétaire de l'événement | La personne qui a créé l'événement. Le pilote principal, qui assure les modifications finales des paramètres et la décision de publication |
| Gestionnaires de l’événement | Dispose dans l'application des mêmes autorisations que le propriétaire, et collabore aux paramètres, à l'enregistrement et à la vérification des résultats |
| Opérateur d'événement | Un responsable qui soutient les opérations sur le terrain le jour J : enregistrement, gestion du QG, vérification en direct |
Si une seule personne organise l'événement, le propriétaire de l'événement suffit. Ajoutez des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement lorsque vous souhaitez répartir les tâches entre plusieurs personnes.
L'opérateur d'événement ne peut pas effectuer les opérations qui modifient le contenu de l'événement ni celles qui changent l'état d'ensemble de l'événement. Tout le reste des opérations du jour J lui est ouvert, au même titre qu'au gestionnaire d'événement.
Tableau des autorisations
Pour chaque carte du tableau de bord, le tableau indique si un opérateur d'événement peut l'utiliser. L'ordre suit les sections d'Écran de gestion de l'événement — Cartes de gestion et d'animation. Le propriétaire et les gestionnaires d'événement peuvent utiliser tout ce qui figure dans le tableau.
| Section | Opération | Opérateur d'événement |
|---|---|---|
| Création et modification | Configuration de l'événement / Paramètres de catégorie / Configuration des parcours / Toutes les balises / Paramètres de quiz | ✕ |
| Préparation | Vérification avant publication | ✕ |
| Préparation | Ajouter gestionnaires | Consultation de la liste uniquement |
| Préparation | Tester le parcours | ○ |
| Préparation | Carte PDF / Liste PDF des balises / QR de validation (poste) | ○ |
| Préparation | QR bonus (création et modification incluses) | ○ |
| Préparation | QR de l'événement / QR de jeu | ○ |
| Participants | Liste des participants | ○ |
| Participants | QR d'enregistrement | ○ |
| Participants | Importer participants | ✕ |
| Animation | Suivi en direct | ○ |
| Animation | Acheter des places | ○ |
| Animation | Diffusion / Messages privés | ○ |
| Animation | Classement | ○ |
| Animation | Liste des résultats (Vérification photo incluse) | ○ |
| Rapports et analyse | Données de tour / Analyse de l'événement | ○ |
| Gestion | Achats de places | ○ |
| Gestion | Historique des ventes de parcours payants | ✕ |
| Gestion | Archivage de l'événement | ✕ |
| En-tête | Publier et dépublier | ✕ |
Lorsqu'un opérateur d'événement tente l'une des opérations marquées ✕, le message « Autorisation de gestionnaire requise. » s'affiche.
Publier et dépublier n'est pas une carte mais un bouton de l'en-tête, et il apparaît en gris pour les opérateurs d'événement (Écran de gestion de l'événement — Publier et dépublier). L'Archivage de l'événement ne peut être effectué, même par un gestionnaire d'événement, tant que l'événement n'a pas été dépublié.
Compléments au tableau
- La Vérification photo s'ouvre depuis le menu « … » d'un participant dans la liste des résultats. Vous examinez les photos de pointage une par une et enregistrez Accepter / En attente / Rejeter. En cas de rejet, vous pouvez aussi choisir de retirer les points de la balise concernée. Elle n'apparaît dans le menu que pour les catégories qui pointent avec l'appareil photo. Pour la marche à suivre, consultez Vérification photo
- Le QR bonus se définit au niveau de l'événement et ne dépend ni des catégories ni des parcours : les opérateurs d'événement peuvent donc les créer et les modifier. C'est la seule exception au principe « l'opérateur d'événement ne peut pas modifier »
- L'Achat de créneaux de jeu n'a pas non plus de contrôle d'autorisation. Un opérateur d'événement peut acheter des créneaux sur place le jour J, mais le paiement est débité sur le compte App Store / Google Play de la personne qui effectue l'achat. Confier cet achat à un membre de l'équipe l'oblige à avancer les frais : décidez à l'avance qui achète.
Les limites à l'intérieur d'un écran
Certains écrans sont accessibles à toute personne pouvant ouvrir la carte, mais quelques opérations qu'ils contiennent sont réservées aux gestionnaires d'événement et au-dessus.
Liste des participants
L'opérateur d'événement peut effectuer les opérations suivantes.
- Approuver et refuser les demandes de participation
- Enregistrer une absence
- Changer la catégorie d'un participant
- Envoyer un message individuel à un participant
- Activer ou désactiver le bouton Ouvrir les demandes de participation et définir l'autorisation accordée Après approbation
- Exporter la liste des participants au format CSV
Seul Effacer les enregistrements de demande et d'approbation, dans le menu « … » en haut à droite, est réservé aux gestionnaires d'événement et au-dessus.
Liste des résultats
L'ajustement des points, la fin forcée d'une partie, le passage de Terminé à DNF et inversement, ainsi que la Vérification photo peuvent tous être effectués par un opérateur d'événement.
Définir un nom d'alias et Mettre à jour le numéro de dossard, dans le menu « … » de la liste des résultats, ne dépendent pas du rôle mais du fait que le compte de la personne qui effectue l'opération soit abonné au Forfait Organisateur. Sans abonnement, une icône de cadenas apparaît sur l'entrée de menu, et même un gestionnaire d'événement ne peut pas l'utiliser.
Ce qu'un opérateur d'événement peut faire à l'enregistrement le jour J
L'opérateur d'événement peut effectuer le travail d'enregistrement du jour J, à l'exception de Importer participants.
Il n'existe pas d'écran nommé « enregistrement » dans l'application. Le jour J, vous utilisez les cartes du groupe Participants de l'écran de gestion de l'événement (tableau de bord).
| Carte | Ce que vous y faites | Opérateur d'événement |
|---|---|---|
| Liste des participants | Approuver ou refuser les demandes, noter les absences, changer de catégorie, envoyer des messages individuels, basculer Ouvrir les demandes de participation, exporter en CSV | Oui |
| QR d'enregistrement | Afficher et partager le QR code utilisé pour l'enregistrement | Oui |
| Importer participants | Importer une liste de participants depuis un fichier CSV | Non (gestionnaire d'événement ou plus) |
Seul Importer participants est restreint, car importer une liste s'apparente davantage à modifier les réglages de l'événement qu'à une opération d'enregistrement.
Pour le déroulement de l'enregistrement le jour J, consultez Gestion des demandes et des approbations ; pour créer et importer la liste, consultez Créer et importer une liste d'inscriptions.
Un événement créé depuis un groupe est animé par le propriétaire et les gestionnaires du groupe, à la place du propriétaire, des gestionnaires et des opérateurs d'événement. La carte Ajouter gestionnaires est inutilisable. Voir Gérer les groupes — Autorisations et forfaits des événements de groupe.
Comment ajouter des membres
L'ajout de membres de l'équipe d'organisation est disponible avec le Forfait Organisateur. Ouvrez la liste des membres depuis la carte Préparer, dans la section Ajouter gestionnaires du tableau de bord.
La carte porte le nom Ajouter des gestionnaires et sa description indique « Gérez l'accès des organisateurs à cet événement. », mais c'est depuis cet écran que vous ajoutez à la fois les gestionnaires d'événement et les opérateurs d'événement. L'écran est divisé en deux sections, Gestionnaires et Opérateurs, et au moment de l'ajout vous choisissez Ajouter un gestionnaire ou Ajouter un opérateur.
Vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes.
- Ajouter la personne en scannant son QR code
- Utiliser la Rechercher un utilisateur et saisir précisément l'ID (adresse e-mail) de la personne pour l'ajouter
Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 gestionnaires d'événement et 20 opérateurs d'événement par événement.
Avant d'ajouter quelqu'un, il est plus simple de vérifier qu'elle peut bien se connecter à NaviTabi. Si vous ajoutez des membres sur le terrain le jour J, il est plus prudent de partager le QR code ou l'adresse e-mail à l'avance afin d'éviter l'engorgement à l'enregistrement.
Les opérateurs d'événement peuvent aussi ouvrir cet écran
La carte Ajouter des gestionnaires n'a pas de contrôle d'autorisation : les opérateurs d'événement peuvent donc la toucher et consulter la liste des membres. En revanche, dès qu'ils tentent d'ajouter, de supprimer ou de changer un rôle, le message « Vous n'êtes pas autorisé à gérer cet événement. » s'affiche. Ils peuvent consulter la liste, mais pas la modifier.
Le propriétaire de l'événement ne peut pas être retiré de la liste
Le propriétaire de l'événement ne peut être ni supprimé ni changé de rôle depuis cet écran (les messages « Le propriétaire de l'événement ne peut pas être supprimé. » et « Le propriétaire de l'événement ne peut pas être modifié. » s'affichent). En matière d'autorisations dans l'application, le propriétaire et les gestionnaires d'événement sont identiques ; les seules vraies différences sont ce point et le fait que le forfait est rattaché à un compte personnel.
Pour le moment, l'ajout, la suppression et le changement de rôle des membres ne sont possibles que dans l'application mobile. Les écrans organisateur du web ne comportent pas d'écran de gestion des membres.
Pour décider de la répartition
La manière d'attribuer les rôles et de répartir les responsabilités le jour J est présentée dans Savoir-faire d'organisation — Calendrier de préparation.
Lien avec les forfaits
Le Forfait Organisateur est attribué personnellement à l'utilisateur inscrit. Même si vous ajoutez des gestionnaires d'événement ou des opérateurs d'événement, les fonctionnalités du Forfait Organisateur ne sont pas automatiquement partagées avec l'ensemble d'entre eux.
En particulier, il est plus sûr de vérifier à l'avance qui utilisera les fonctionnalités réservées au Forfait Organisateur. Même lorsque plusieurs personnes organisent l'événement, l'arrangement le plus clair consiste souvent à confier les modifications finales des paramètres et l'exportation au propriétaire ou à l'abonné.
Pour la logique des forfaits et de la facturation, consultez aussi Abonnement et gestion de la facturation.
Articles connexes
- Comment répartir les tâches : Calendrier de préparation — Répartir le travail au sein de l'équipe
- Évaluation des photos de pointage : Vérification photo
- Surveillance le jour J : Surveillance en direct
- Surveillance d'un événement avec suivi de sécurité : Surveillance de sécurité
- Approbation des demandes : Gestion des demandes et des approbations