Équipe d'organisation et gestion des autorisations

Lorsque plusieurs personnes organisent un événement, vous pouvez ajouter des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement. Cette page explique en quoi les rôles diffèrent et comment les ajouter.

Vue d'ensemble des rôles

L'organisation d'un événement repose généralement sur les trois positions suivantes.

Position	Rôle prévu
Propriétaire de l'événement	La personne qui a créé l'événement. Le pilote principal, qui assure les modifications finales des paramètres et la décision de publication
Gestionnaire d'événement	Un assistant disposant d'autorisations proches de celles du propriétaire, qui collabore aux paramètres, à l'enregistrement et à la vérification des résultats
Opérateur d'événement	Un responsable qui soutient les opérations sur le terrain le jour J : enregistrement, gestion du QG, vérification en direct

Si une seule personne organise l'événement, le propriétaire de l'événement suffit. Ajoutez des gestionnaires d'événement et des opérateurs d'événement lorsque vous souhaitez répartir les tâches entre plusieurs personnes.

Rôles que vous pouvez ajouter

Rôle	Ce qu'il peut faire
Gestionnaire d'événement	Un large éventail d'opérations : modification de l'événement, gestion des demandes, vérification des résultats, exportation, etc.
Opérateur d'événement	Des opérations de terrain : organisation le jour J, surveillance en direct, gestion des participants, etc.

L'opérateur d'événement ne peut pas effectuer la modification des événements, des catégories, des parcours, des balises ou des quiz, ni l'importation des participants, l'historique des ventes de parcours payants ou l'archivage (un appui affiche « Des droits d'administrateur sont requis »). Il peut réaliser les opérations du jour J telles que l'enregistrement, la liste des participants, le suivi en direct, l'envoi de messages et la vérification des résultats.

Tâches faciles à confier à un gestionnaire d'événement

• Vérification du contenu de l'événement et des catégories
• Approbation ou refus des demandes de participation
• Accueil des participants à l'enregistrement le jour J
• Vérification des photos et des résultats
• Exportation des données après l'événement

Tâches faciles à confier à un opérateur d'événement

• Vérification des connexions et orientation vers les catégories à l'enregistrement
• Suivi de la surveillance en direct
• Première réponse aux questions des participants
• Vérification des présences au QG
• Aide aux essais et aux vérifications de fonctionnement

Points à décider à l'avance

• Qui est autorisé à mettre à jour les paramètres de l'événement
• Qui est responsable de l'approbation des participations
• Qui suit l'écran de surveillance en direct
• Qui effectue les corrections de résultats et la confirmation finale

Si une même personne gère à la fois les modifications de paramètres et la coordination du QG le jour J, la confusion est plus probable. Répartir les rôles facilite l'organisation.

Dans quels cas les utiliser

Cas où un gestionnaire d'événement convient

• Vous voulez avancer ensemble sur la configuration de l'événement
• Vous voulez aussi déléguer l'approbation des participations et la vérification des résultats
• Vous voulez un soutien avec des autorisations proches de celles de l'organisateur

Cas où un opérateur d'événement convient

• Vous voulez déléguer l'enregistrement ou la coordination du QG le jour J
• Vous voulez que la personne suive uniquement la surveillance en direct
• Vous voulez limiter au maximum les modifications de paramètres

Comment ajouter des membres

L'ajout de membres de l'équipe d'organisation est disponible avec le Forfait Organisateur. Vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes.

• Ajouter la personne en scannant son QR code
• Utiliser la Recherche d'utilisateur et saisir précisément l'ID (adresse e-mail) de la personne pour l'ajouter

Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 gestionnaires d'événement et 20 opérateurs d'événement par événement.

Avant d'ajouter quelqu'un, il est plus simple de vérifier qu'elle peut bien se connecter à NaviTabi. Si vous ajoutez des membres sur le terrain le jour J, il est plus prudent de partager le QR code ou l'adresse e-mail à l'avance afin d'éviter l'engorgement à l'enregistrement.

Schémas de répartition courants

Événement de petite taille

• Le propriétaire seul assure la configuration et les opérations le jour J
• Au besoin, ajoutez un opérateur d'événement en renfort à l'enregistrement

Événement de taille moyenne

• Propriétaire de l'événement : paramètres de l'événement, décisions finales
• Gestionnaire d'événement : approbations, gestion des participants, vérification des résultats
• Opérateur d'événement : enregistrement, surveillance en direct, réponse aux questions

Événement axé sur la sécurité

• Propriétaire ou gestionnaire d'événement : décision d'ensemble, réponse aux SOS
• Opérateur d'événement : vérification de la position des participants, appui à la surveillance au QG

Pour les événements avec suivi de sécurité, il est plus facile d'agir si vous décidez à l'avance qui traite les SOS et qui décide d'arrêter le partage.

Comment l'envisager au quotidien

• Limitez à un petit nombre de personnes celles qui modifient les paramètres
• Distinguez le responsable de la surveillance le jour J du responsable de la vérification des résultats
• Décidez à l'avance qui prend la décision finale
• Partagez aussi à l'avance avec les membres ajoutés les écrans qu'ils utiliseront et ceux qu'ils n'utiliseront pas

Lien avec les forfaits

Le Forfait Organisateur est attribué personnellement à l'utilisateur inscrit. Même si vous ajoutez des gestionnaires d'événement ou des opérateurs d'événement, les fonctionnalités du Forfait Organisateur ne sont pas automatiquement partagées avec l'ensemble d'entre eux.

En particulier, il est plus sûr de vérifier à l'avance qui utilisera les fonctionnalités réservées au Forfait Organisateur. Même lorsque plusieurs personnes organisent l'événement, l'arrangement le plus clair consiste souvent à confier les modifications finales des paramètres et l'exportation au propriétaire ou à l'abonné.

Pour la logique des forfaits et de la facturation, consultez aussi Abonnement et gestion de la facturation.

Articles connexes

• Surveillance le jour J : Surveillance en direct
• Surveillance d'un événement avec suivi de sécurité : Surveillance de sécurité
• Approbation des demandes : Gestion des demandes et des approbations