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Préparation des participants et déroulement du jour J

Cette page sert de référence lorsque vous souhaitez vérifier en un seul endroit tout ce qu'il faut transmettre aux participants.

Comment utiliser cette page​

  • Les organisateurs s'en servent comme base pour préparer les consignes ou les documents destinés aux participants
  • Le personnel d'accueil s'en sert pour organiser ce qu'il faut vérifier avant le départ
  • Les participants eux-mêmes s'en servent pour passer en revue toute leur préparation en une fois

Pour les participants qui veulent simplement vérifier les manipulations sur place, il est plus clair de les orienter vers Guide du participant — Participer à un événement avec suivi de sécurité.

Installation et réglages de l'appareil​

Demandez aux participants d'installer la dernière version de l'application NaviTabi.

Réglages à vérifier au préalable​

  • Services de localisation : ON
  • Mode avion : OFF
  • Mode économie d'énergie : OFF
  • Wi-Fi : OFF
  • Autorisation de localisation de l'application : Toujours autoriser
  • Actualisation en arrière-plan (iOS) : ON
  • Données mobiles (iOS) : ON

:::caution Des réglages sont nécessaires pour envoyer la position en arrière-plan Si l'autorisation de localisation est insuffisante, la position peut cesser d'être envoyée après la fermeture de l'écran. :::

:::note Sur Android Pendant le partage de position, une notification « Partage de position en cours » reste affichée. C'est un fonctionnement normal. Si vous supprimez la notification ou fermez l'application depuis la liste des applications récentes (liste des tâches), le partage risque de s'arrêter. :::

Une phrase utile à inclure dans les consignes aux participants​

Réglez l'autorisation de localisation sur « Toujours autoriser ». Avec « Uniquement lors de l'utilisation de l'application », le partage de position peut s'arrêter après la fermeture de l'écran.

Déroulement du jour J​

1. Avant le début de l'épreuve​

  • Lancer l'application près du lieu de l'événement
  • Sélectionner l'événement concerné parmi les événements en cours à proximité
  • Lancer le test de partage de position actuelle
  • Saisir son nom et le numéro communiqué pour vérifier le bon fonctionnement
  • Démarrer le partage de position et vérifier le nom et le numéro affichés
  • Vérifier que la mention « Partage de position en cours » s'affiche

Ce que l'organisateur doit vérifier avant le départ​

  • Si les participants ont bien ouvert l'événement concerné
  • S'ils ont correctement saisi le numéro communiqué
  • Si le test révèle des problèmes de GPS ou de communication
  • Si le smartphone peut être emporté dans de bonnes conditions

Si certains participants échouent au test de fonctionnement, il est préférable d'isoler la cause avant le départ pour réduire la confusion le jour J.

2. Pendant l'épreuve​

  • En dehors des urgences, il n'est pas nécessaire de manipuler le smartphone
  • En cas de besoin de SOS, l'envoyer par appui long
  • Vérifier le niveau de batterie et l'état de la connexion si nécessaire

Ce qu'il convient de préciser pour le déroulement de l'épreuve​

  • Dans les zones sans communication, le SOS peut ne pas arriver immédiatement
  • Même pendant le partage de position, il n'est en général pas nécessaire de continuer à regarder l'écran
  • Si le niveau de batterie est faible, consulter l'organisateur sans tarder
  • Pendant le partage de position, on peut consulter dans l'application des journaux tels que l'historique des envois (utile en cas de doute du type « ce n'est peut-être pas envoyé »)

3. Après la fin de l'épreuve​

  • Faire un appui long sur le bouton Arrêter le partage de position pour mettre fin au partage
  • Vérifier que le partage est bien terminé

Ce qu'il convient de préciser après la fin​

  • Si l'on oublie d'arrêter, le partage de position peut se poursuivre
  • Si l'organisateur demande une confirmation de fin, le plus sûr est de lui montrer l'écran sur place
  • Si un dysfonctionnement de l'appareil empêche l'arrêt, le signaler à l'organisateur

Comment utiliser le SOS​

  • Faire un appui long sur le bouton SOS pour l'envoyer
  • Ajouter un message si nécessaire
  • Hors couverture réseau, il peut ne pas arriver immédiatement (l'opération reste cependant possible hors couverture)

Ce qu'il faut préciser en expliquant le SOS​

  • L'utiliser en cas de blessure, de malaise ou lorsque l'organisateur doit être prévenu immédiatement
  • En cas d'envoi par erreur, prévenir aussi l'organisateur de vive voix ou par téléphone
  • Un SOS envoyé hors couverture réseau est transmis automatiquement une fois la connexion rétablie (inutile de le renvoyer). L'écran de l'application indique que vous êtes hors ligne ainsi que l'état de l'envoi

Recevoir les messages de l'organisation​

Pendant l'épreuve, l'organisation peut envoyer aux participants des messages (modification de parcours, avis d'interruption, etc.).

  • Les messages reçus se consultent sur l'écran des messages
  • Les messages importants ou urgents peuvent être renvoyés à plusieurs reprises par l'organisation selon la situation
  • Une fois le contenu lu, agir conformément aux instructions

:::note Les messages importants s'affichent automatiquement en fenêtre contextuelle Lorsqu'un message important de l'organisation arrive pendant le partage de position, il s'affiche automatiquement sous forme de fenêtre contextuelle à l'écran, sur iOS comme sur Android. Les messages arrivés il y a un certain temps ne s'affichent pas en fenêtre contextuelle : vous pouvez aussi les consulter sur l'écran des messages. :::

Une phrase utile à inclure dans les consignes aux participants​

L'organisation peut vous envoyer des messages pendant l'épreuve. Lorsqu'un message arrive, vérifiez son contenu et suivez les instructions.

Affaires à emporter et points d'attention​

  • Un smartphone suffisamment chargé
  • Une batterie externe
  • Une protection contre la pluie
  • Une ceinture de running ou un autre moyen de transport

Trame des consignes pour l'organisateur​

Présenter les informations dans l'ordre suivant aide les participants à mieux comprendre.

  1. Installation et réglages de l'appareil
  2. Ce qu'il faut faire avant le départ le jour J
  3. Règles de base pendant l'épreuve
  4. Comment utiliser le SOS
  5. Manipulation d'arrêt après la fin

Exemple de texte de consigne​

Avant de participer, mettez NaviTabi à jour vers la dernière version et réglez l'autorisation de localisation sur « Toujours autoriser ».
Le jour J, ouvrez l'application près du lieu de l'événement, saisissez le numéro communiqué et effectuez le test de partage de position actuelle.
Si tout fonctionne, appuyez sur « Démarrer le partage de position » et vérifiez que la mention « Partage de position en cours » s'affiche.
Pendant l'épreuve, vous n'avez pas besoin de manipuler le smartphone en dehors des urgences. Si vous avez besoin de secours, faites un appui long sur le bouton SOS.
Après la fin, faites toujours un appui long sur le bouton Arrêter le partage de position pour mettre fin au partage de position.

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