Operação no dia do evento
Esta página organiza, por ordem, o fluxo do dia de um evento com o NaviTabi, do registo até à chegada.
Antes da abertura do recinto
- Decida se o evento se realiza e, em caso de cancelamento, anuncie-o atempadamente
- Mantenha aberto o ecrã de gestão do evento no dispositivo do organizador
- Verifique a utilização das vagas de jogo (n/m) apresentada no cabeçalho do ecrã de gestão
- Publique o evento se o tornar público no próprio dia
- Confirme que as categorias necessárias estão publicadas
- Se for necessária aprovação de participação, verifique se há pedidos por tratar
- Partilhe entre a equipa os contactos e o fluxo de resposta de emergência
- Se necessário, prepare a montagem do recinto e uma zona de carregamento
Registo
Há várias formas de conduzir o registo, que podem ser combinadas: (1) afixar o QR de registo e deixar os participantes registarem-se a si próprios, (2) divulgar o número do evento e aprovar automaticamente os pedidos de participação, ou (3) o organizador aprovar individualmente a partir da lista de inscrições. Importar previamente a lista de participantes (lista de inscrições) preenche automaticamente os nomes durante o registo por QR e também pode servir para registar as presenças. Note que a leitura do QR de registo requer ligação à rede. Para mais detalhes, consulte Gestão de pedidos e aprovações.
- Confirme que os participantes têm a sessão iniciada
- Confirme que conseguem aceder à categoria pretendida
- Se for necessária aprovação de participação, oriente o pedido e a aprovação no local
- Se necessário, confronte a lista de participantes com os nomes a apresentar
- Distribua mapas em papel ou materiais adicionais, se existirem
- Verifique atempadamente se há problemas com os dispositivos
- Disponibilize uma pessoa da equipa que possa apoiar na utilização da aplicação
O que convém verificar no registo
- Se o nome a apresentar está definido
- Se a categoria de participação está correta
- Se a carga restante da bateria do telemóvel não levanta problemas
- Nas categorias que exigem permissões de localização ou de câmara, se não falta nenhuma autorização
Briefing
- Explique como iniciar e como concluir (partida e chegada)
- Explique de forma simples o método de picotagem
- Indique os pontos perigosos e as áreas de acesso interdito
- Se usar um evento com rastreio de segurança, explique como utilizar o SOS
- Explique como contactar a equipa em caso de problema durante a prova
Partida
- Os participantes sem nome a apresentar são convidados a introduzir um antes de o jogo começar, pelo que explicar no registo como escolher o nome a apresentar (nome verdadeiro, alcunha, incluir o número de dorsal, etc.) facilita o confronto dos resultados
- Se possível, peça-lhes que experimentem a operação num percurso curto de teste ou de verificação
- Confirme que o botão de partida fica ativo no ponto de partida
- No caso de partida em massa, confirme a definição da hora de início e o estado de espera dos participantes
- No caso de partida individual, confirme se cada participante abriu a categoria correta
- Como os problemas tendem a surgir logo após a partida, mantenha uma estrutura preparada para responder a questões
Cuidados ao usar a partida em massa
- Peça aos participantes que aguardem com o ecrã de jogo aberto
- A espera (preparação) da partida fica disponível a partir de 5 minutos antes da hora de partida, por isso conclua o registo e o briefing antes desse momento
- Verifique se o relógio do telemóvel dos participantes não está muito desfasado
- Se o jogo não começar automaticamente após a hora de início, verifique o ponto de partida e o estado do ecrã de jogo
- Cerca de 1 minuto após a hora de partida, a partida automática deixa de se aplicar e passa a ser uma partida manual normal, pelo que deve indicar aos participantes atrasados que iniciem manualmente
Para a especificação detalhada da operação de partida, consulte Definições de categoria.
Operação na base durante a prova
- Conforme necessário, verifique a posição e o progresso dos participantes
- Confirme que os participantes que iniciaram aparecem no ecrã em direto (os participantes que iniciaram com o rastreio em direto desativado não aparecem)
- Observe se há participantes com um ritmo de deslocação extremamente lento
- Observe se há participantes cuja atualização de posição parou
- Verifique se ninguém se afastou muito da área de acesso interdito ou para fora do percurso
- Verifique se conseguem regressar antes da hora de encerramento da chegada (a hora de fim da prova definida pelo organizador para efeitos de operação; nas definições da aplicação corresponde ao «tempo limite» e à «penalização por atraso» da categoria)
- Quando surgir uma questão, comece por isolar o sintoma
- Nos eventos com rastreio de segurança, dê prioridade à verificação dos estados de aviso e do SOS
Para saber como ler a situação em direto, consulte Monitorização em direto.
Quando há equipa de patrulha
- Faça o percurso de vigilância apoiando-se na posição em direto
- Utilize a posição em direto partindo do princípio de que há margens de erro e desfasamentos temporais
- Combine o contacto telefónico com a verificação no terreno ao decidir
Chegada
- Confirme que a operação é feita corretamente no ponto de chegada
- Disponibilize uma pessoa da equipa que possa apoiar na chegada
- Se não for possível operar por bateria esgotada ou avaria, confirme o regresso também através da lista de participantes em mãos
- Prepare também um procedimento para registar a hora de chegada manualmente
Verificações após a chegada
- Confirme que a conclusão da prova está registada nos resultados
- Conforme necessário, faça a verificação de fotografias ou de registos
- Se forem necessárias penalizações ou correções manuais (a funcionalidade «ajuste de pontuação» da aplicação), processe-as com critérios uniformes
- Defina o momento de publicação dos resultados
Como pensar na confirmação dos resultados
- Nas categorias que exigem verificação de fotografias, confirme a validade das fotografias
- Mesmo que haja falhas no registo, decida conforme a política definida previamente se a passagem pode ser aceite quando confirmável por outro meio
- Se usar informação confirmada fora da aplicação, mantenha um registo para poder ser explicado mais tarde
O que convém verificar antes da premiação
- Se a verificação de fotografias e as correções manuais dos primeiros classificados estão concluídas
- Se o tratamento de DNF e de cancelamentos está uniforme
- Se consegue explicar, conforme a política definida previamente, o tratamento de empates ou de classificações partilhadas
- Se não há problemas com os nomes a apresentar nem com os nomes alternativos
Como pensar na verificação de fotografias e nas correções manuais
- Nas categorias com fotografia obrigatória, comece a verificar pelos primeiros classificados
- Se aceitar fotografias tiradas com a câmara padrão, aplique o mesmo critério a todos os participantes
- Mantenha registo dos motivos de qualquer ajuste de pontuação ou penalização no histórico e nas notas do ajuste de pontuação, para poder explicá-los mais tarde
- Se não for possível confirmar logo no próprio dia, pondere também tratar os resultados como provisórios
- Numa categoria que usa o Bónus de combinação, adicionar ou eliminar manualmente registos de visita (picotagens) faz com que o Bónus de combinação seja recalculado de cada vez, e as correções que cruzam um limiar movem a pontuação de forma escalonada e acentuada. Confirme a pontuação antes e depois da correção antes de a fixar (os pontos já obtidos com o QR de bónus não são afetados)
Para o ajuste de pontuação e a marcação de fotografias como verificadas, consulte Verificação de resultados e exportação de dados.
Quando se realiza a premiação
- Antes da premiação, anuncie o estado de confirmação dos registos
- Se houver categorias em processo de correção, pondere também um método de divulgação à parte, após a confirmação
- Em alguns casos, é mais seguro não considerar a classificação em tempo real como o resultado oficial definitivo