Operação no dia do evento
Esta página organiza, por ordem, o fluxo do dia de um evento com o NaviTabi, do registo até à chegada.
Antes da abertura do recinto
- Decida se o evento se realiza e, em caso de cancelamento, anuncie-o atempadamente
- Mantenha aberto o ecrã de gestão do evento no dispositivo do organizador
- Verifique a utilização das vagas de jogo (n/m) apresentada no cabeçalho do ecrã de gestão
- Se houver a possibilidade de comprar vagas de jogo adicionais, decida quem as compra (o pagamento é cobrado na conta da loja de quem efetua a compra. Os operadores do evento também as podem comprar)
- Publique o evento se o tornar público no próprio dia
- Confirme que as categorias necessárias estão publicadas
- Se for necessária aprovação de participação, verifique se há pedidos por tratar
- Partilhe entre a equipa os contactos e o fluxo de resposta de emergência
- Se necessário, prepare a montagem do recinto e uma zona de carregamento
Registo
Há várias formas de conduzir o registo, que podem ser combinadas: (1) afixar o QR de registo e deixar os participantes registarem-se a si próprios, (2) divulgar o número do evento e aprovar automaticamente os pedidos de participação, ou (3) o organizador aprovar individualmente a partir da lista de inscrições. Importar previamente a lista de participantes (lista de inscrições) preenche automaticamente os nomes durante o registo por QR e também pode servir para registar as presenças. Note que a leitura do QR de registo requer ligação à rede. Para mais detalhes, consulte Gestão de pedidos e aprovações.
- Confirme que os participantes têm a sessão iniciada
- Confirme que conseguem aceder à categoria pretendida
- Se for necessária aprovação de participação, oriente o pedido e a aprovação no local
- Se necessário, confronte a lista de participantes com os nomes a apresentar
- Distribua mapas em papel ou materiais adicionais, se existirem
- Verifique atempadamente se há problemas com os dispositivos
- Disponibilize uma pessoa da equipa que possa apoiar na utilização da aplicação
O trabalho de registo — aprovar e rejeitar pedidos, registar ausências, alterar categorias e apresentar o QR de registo — pode ser todo delegado nos operadores do evento. A única coisa que não podem fazer é importar a lista (Importar participantes). Para o detalhe desta fronteira, consulte Funções da equipa e permissões — O que um operador do evento pode fazer no «registo».
O que convém verificar no registo
- Se o nome a apresentar está definido
- Se a categoria de participação está correta
- Se a carga restante da bateria do telemóvel não levanta problemas
- Nas categorias que exigem permissões de localização ou de câmara, se não falta nenhuma autorização
Briefing
- Explique como iniciar e como concluir (partida e chegada)
- Explique de forma simples o método de picotagem
- Indique os pontos perigosos e as áreas de acesso interdito
- Se usar um evento com rastreio de segurança, explique como utilizar o SOS
- Explique como contactar a equipa em caso de problema durante a prova
Partida
- Os participantes sem nome a apresentar são convidados a introduzir um antes de o jogo começar, pelo que explicar no registo como escolher o nome a apresentar (nome verdadeiro, alcunha, incluir o número de dorsal, etc.) facilita o confronto dos resultados
- Se possível, peça-lhes que experimentem a operação num percurso curto de teste ou de verificação
- Confirme que o botão de partida fica ativo no ponto de partida
- No caso de partida em massa, confirme a definição da hora de início e o estado de espera dos participantes
- No caso de partida individual, confirme se cada participante abriu a categoria correta
- Como os problemas tendem a surgir logo após a partida, mantenha uma estrutura preparada para responder a questões
Cuidados ao usar a partida em massa
- Peça aos participantes que aguardem com o ecrã de jogo aberto
- A espera (preparação) da partida fica disponível a partir de 5 minutos antes da hora de partida, por isso conclua o registo e o briefing antes desse momento
- Verifique se o relógio do telemóvel dos participantes não está muito desfasado
- Se o jogo não começar automaticamente após a hora de início, verifique o ponto de partida e o estado do ecrã de jogo
- Cerca de 1 minuto após a hora de partida, a partida automática deixa de se aplicar e passa a ser uma partida manual normal, pelo que deve indicar aos participantes atrasados que iniciem manualmente
Para a especificação detalhada da operação de partida, consulte Definições de categoria.
Operação na base durante a prova
- Conforme necessário, verifique a posição e o progresso dos participantes
- Confirme que os participantes que iniciaram aparecem no ecrã em direto (os participantes que iniciaram com o rastreio em direto desativado não aparecem)
- Observe se há participantes com um ritmo de deslocação extremamente lento
- Observe se há participantes cuja atualização de posição parou
- Verifique se ninguém se afastou muito da área de acesso interdito ou para fora do percurso
- Verifique se conseguem regressar antes da hora de encerramento da chegada (a hora de fim da prova definida pelo organizador para efeitos de operação; nas definições da aplicação corresponde ao «tempo limite» e à «penalização por atraso» da categoria)
- Quando surgir uma questão, comece por isolar o sintoma
- Nos eventos com rastreio de segurança, dê prioridade à verificação dos estados de aviso e do SOS
Para saber como ler a situação em direto, consulte Monitorização em direto.
Não parta do princípio de que uma mensagem para todos da aplicação foi recebida
As mensagens para todos do painel não são notificações push. Só aparecem aos participantes com o ecrã de jogo aberto até 60 segundos depois do envio; os restantes só dão por elas quando abrirem o ecrã de mensagens. Para cancelamentos ou avisos de segurança, combine meios cuja receção possa confirmar: mensagens diretas (com push), telefone, rádio ou equipa no terreno (ver Monitorização em direto — Enviar mensagens).
Quando há equipa de patrulha
- Faça o percurso de vigilância apoiando-se na posição em direto
- Utilize a posição em direto partindo do princípio de que há margens de erro e desfasamentos temporais
- Combine o contacto telefónico com a verificação no terreno ao decidir
Chegada
- Confirme que a operação é feita corretamente no ponto de chegada
- Disponibilize uma pessoa da equipa que possa apoiar na chegada
- Se não for possível operar por bateria esgotada ou avaria, confirme o regresso também através da lista de participantes em mãos
- Prepare também um procedimento para registar a hora de chegada manualmente
Verificações após a chegada
- Confirme que a conclusão da prova está registada nos resultados
- Conforme necessário, faça a verificação de fotografias ou de registos
- Se forem necessárias penalizações ou correções manuais (a funcionalidade «ajuste de pontuação» da aplicação), processe-as com critérios uniformes
- Defina o momento de publicação dos resultados
Como pensar na confirmação dos resultados
- Nas categorias que exigem verificação de fotografias, confirme a validade das fotografias
- Mesmo que haja falhas no registo, decida conforme a política definida previamente se a passagem pode ser aceite quando confirmável por outro meio
- Se usar informação confirmada fora da aplicação, mantenha um registo para poder ser explicado mais tarde
O que convém verificar antes da premiação
- Se a verificação de fotografias e as correções manuais dos primeiros classificados estão concluídas
- Se o tratamento de DNF e de cancelamentos está uniforme
- Se consegue explicar, conforme a política definida previamente, o tratamento de empates ou de classificações partilhadas
- Se não há problemas com os nomes a apresentar nem com os nomes alternativos
Como pensar na verificação de fotografias e nas correções manuais
- Nas categorias com fotografia obrigatória, comece a verificar pelos primeiros classificados
- Se aceitar fotografias tiradas com a câmara padrão, aplique o mesmo critério a todos os participantes
- Mantenha registo dos motivos de qualquer ajuste de pontuação ou penalização no histórico e nas notas do ajuste de pontuação, para poder explicá-los mais tarde
- Se não for possível confirmar logo no próprio dia, pondere também tratar os resultados como provisórios
- A verificação de fotografias pode ser aberta para registos ainda a decorrer, pelo que ir vendo as fotografias à medida que chegam alivia o final do dia. Ainda assim, aplique as penalizações apenas depois de o participante terminar (durante a prova, fique-se por aprovar / pendente / rejeitar; consulte Verificação de fotografias — Avaliar provas ainda a decorrer)
- Numa categoria que usa o Bónus de combinação, adicionar ou eliminar manualmente registos de visita (picotagens) faz com que o Bónus de combinação seja recalculado de cada vez, e as correções que cruzam um limiar movem a pontuação de forma escalonada e acentuada. Confirme a pontuação antes e depois da correção antes de a fixar (os pontos já obtidos com o QR de bónus não são afetados)
Para o ajuste de pontuação e a marcação de fotografias como verificadas, consulte Verificação de resultados e exportação de dados.
Quando se realiza a premiação
- Antes da premiação, anuncie o estado de confirmação dos registos
- Se houver categorias em processo de correção, pondere também um método de divulgação à parte, após a confirmação
- Em alguns casos, é mais seguro não considerar a classificação em tempo real como o resultado oficial definitivo