Preparação até ao evento
Mesmo que consiga publicar um evento no NaviTabi, uma operação segura e tranquila depende de uma preparação prévia. Esta página organiza de forma cronológica o que deve verificar antes do evento.
O que ponderar com um a dois meses de antecedência
- Reconhecer o local, bem como os pontos candidatos para a partida e a chegada
- Verificar se há comunicação no ponto de partida e no ponto de chegada
- Verificar a precisão do GPS na partida, na chegada e nos pontos de controlo (CP) candidatos
- Obter autorização para o local ou a área utilizada, se necessário
- Estimar o número previsto de participantes e verificar se as vagas de jogo do evento (o número máximo de pessoas que podem jogar num dia) são suficientes
- Decidir se será um evento normal ou um evento com rastreio de segurança
- Decidir se serão também utilizados mapas em papel ou materiais de orientação impressos
- Verificar se a sua forma de operação exige o Plano de Organizador (por exemplo: regime de aprovação de participação, partida em simultâneo, ativação permanente do rastreio em direto, exportação CSV da lista de inscrições ou dos resultados, exportação do mapa em PDF, etc. Para mais detalhes, consulte Subscrição)
- Confirmar a data e o local e iniciar a divulgação
:::note Recomenda-se verificar cedo a rede e o GPS No NaviTabi, a informação do percurso é carregada ao abrir o ecrã de jogo (a maioria dos participantes abre-o no ponto de partida). Na chegada, os registos são guardados e sincronizados. Por isso, dê especial importância à existência de comunicação no ponto de partida e no ponto de chegada.
Mesmo que haja troços sem cobertura no interior da área de competição, a avaliação e o registo da picotagem por GPS são feitos no dispositivo e sincronizam automaticamente quando a comunicação é reposta. O que é afetado sem cobertura é a atualização da posição em direto, o carregamento das fotografias e a reflexão nos resultados. :::
Critérios para escolher a área do evento
- Há comunicação estável no ponto de partida e no ponto de chegada
- A precisão do GPS não fica extremamente má junto às balizas
- Os participantes conseguem parar e operar a aplicação em segurança
- Não há demasiados elementos semelhantes, o que facilita a verificação por foto e a confirmação no local
- É fácil indicar áreas de acesso interdito e locais perigosos
Locais a que prestar atenção
- Zonas de prédios altos ou próximas de interiores
- Florestas densas ou vales fundos onde o GPS tende a oscilar
- Locais mesmo junto a vias de circulação, onde é difícil operar em segurança
- Locais com elementos semelhantes, fáceis de confundir
O que ter em conta na colocação das balizas
- Evitar que as balizas fiquem demasiado próximas umas das outras
- Não as colocar em posições que se confundam com a partida ou a chegada
- Confirmar a orientação e a posição em que os participantes tiram a foto com facilidade
- Para as balizas com foto obrigatória, escolher um objeto que deixe claro o que deve ser fotografado
:::tip Decidir o formato do evento à partida facilita o trabalho posterior Se pensar desde já o regime de aprovação de participação, a partida em simultâneo e a forma de gerir o rastreio em direto em conjunto com a sua política de operação, reduzirá retrabalho nas definições.
Num evento normal, os participantes podem desativar o rastreio em direto na partida, pelo que pode haver participantes que não aparecem no ecrã em direto. Se usar a verificação da posição para a gestão de regresso, ative a definição do evento «Ativar sempre o rastreio em direto dos participantes» (Plano de Organizador) ou pondere utilizar um evento com rastreio de segurança. :::
O que concluir com uma a duas semanas de antecedência
- Criar o evento, as categorias, os percursos e as balizas
- Confirmar a partida, a chegada, os pontos de controlo e a pontuação
- Confirmar o método de picotagem, o tempo de prova e a forma de publicação
- Preparar, se necessário, um percurso curto para treino ou verificação de funcionamento (os percursos com 2 ou menos pontos de controlo e um tempo limite de 60 minutos ou menos não consomem vagas de jogo)
- Fazer um percurso de teste e confirmar que a partida, a picotagem, a captura de foto, os quizzes e a chegada funcionam corretamente
- Confirmar que a pontuação, as fotos e a apresentação do trajeto estão conforme o pretendido
- Preparar o texto de orientação para os participantes
- Definir o método de registo no dia (registo por QR, aprovação automática pelo número do evento, aprovação individual, etc.), o ponto de contacto e a distribuição da equipa
- Preparar mapas em papel ou uma lista de pontos de controlo impressa (lista de CP), se necessário
O que verificar nesta fase
- Se as balizas estão demasiado próximas umas das outras
- Se, nos pontos de controlo com foto obrigatória, a posição de captura é fácil de perceber
- Se há locais onde é fácil ficar sem cobertura ou ocorrer desvio de localização
- Se é necessário um percurso de teste com várias pessoas
- Se a comunicação é estável no ponto de partida e no ponto de chegada
- Se o dispositivo do organizador é cómodo de usar no local onde se fará a premiação ou a consulta de resultados
Quando os pedidos de participação são geridos em separado
Se aceitar as candidaturas por um método diferente do NaviTabi, facilitará o dia se as gerir de forma a conhecer também o nome a apresentar na aplicação, para mais tarde poder fazer a correspondência dos participantes com facilidade.
Métodos de configuração relacionados:
O que confirmar entre uma semana antes e a véspera
- Confirmar se as definições de publicação estão conforme o pretendido
- Se for necessária a aprovação de participação, verificar o estado das candidaturas
- Se as vagas de jogo correrem o risco de ser insuficientes, adquirir vagas de jogo adicionais (as vagas adicionais são válidas durante 7 dias a contar da data de compra, pelo que devem ser compradas na semana imediatamente anterior ao evento. Para mais detalhes, consulte Ecrã de gestão do evento)
- Enviar a orientação final aos participantes
- Confirmar quais os ecrãs que o lado do organizador irá ver e a distribuição de responsabilidades
- Decidir se são necessários meios de recurso em papel
- Reunir materiais como baterias externas e cabos de carregamento
- Confirmar os materiais de orientação a distribuir no dia e os contactos de emergência
- Preparar dispositivos ou monitores para visualização em direto, se necessário
Pontos a observar no percurso de teste
- Se a localização do ponto de partida e do ponto de chegada é adequada
- Se é possível aproximar-se das balizas em segurança
- Se a picotagem automática, a picotagem manual, a picotagem por câmara e a picotagem por QR funcionam conforme o pretendido
- Se não há problemas no conteúdo ou na apresentação dos quizzes
- Se há locais onde é fácil ficar sem cobertura ou ocorrer desvio de localização
- Se, mesmo em locais com má comunicação, a situação é operacionalmente aceitável
- Se usar pontos de bónus, ler de ponta a ponta um QR de bónus e confirmar que surge «🎁 Bónus obtido!» e que os pontos são adicionados
- Se usar o Bónus de combinação, confirmar se a etiqueta «Bónus de combinação», os pontos de controlo alvo e os limiares aparecem conforme o pretendido no ecrã da categoria antes da partida (a lista de pontos de controlo alvo só aparece quando é possível mostrar todas as etiquetas das balizas escolhidas como alvo; se não aparecer, reveja a configuração das balizas alvo)
:::note Prepare a distribuição do QR de bónus com folga de tempo O QR de bónus não tem exportação em PDF em lote. É preciso apresentar cada código QR individualmente e guardá-lo ou partilhá-lo como imagem, sendo possível criar até 50 por evento. Como um número elevado torna demorada a preparação dos materiais de distribuição, prepare com antecedência os que vai entregar, por exemplo, aos estabelecimentos parceiros. Para os passos de criação, consulte Ecrã de gestão do evento — QR de bónus. :::
O que incluir na orientação prévia
- Pedir que instalem o NaviTabi e iniciem sessão com antecedência
- Se for necessária a aprovação de participação, pedir que se candidatem com antecedência
- Indicar que tragam uma bateria externa
- Se necessário, informar se é preciso mapa em papel ou bússola
- Indicar os contactos de emergência e o local de encontro
O conteúdo da orientação para os participantes está reunido em pormenor em Orientação para os participantes.