Preparação até ao evento
Mesmo que consiga publicar um evento no NaviTabi, uma operação segura e tranquila depende de uma preparação prévia. Esta página organiza de forma cronológica o que deve verificar antes do evento.
Listas de verificação e fichas para a organização
Use estes documentos para distribuir responsabilidades e verificar os preparativos e as tarefas do dia do evento. Registe responsáveis e notas no Excel, edite o texto no Word ou imprima o PDF.
Todos os ficheiros para descarregar estão em japonês. Adapte-os ao evento e às funções da equipa.
⑤ Lista de verificação dos preparativos
As tarefas estão organizadas por ordem cronológica, desde três meses antes do evento até à véspera. O PASSO 0 ajuda a definir as regras e a utilização do NaviTabi. Inclui também como manter o mapa oculto até ao período de preparação da estratégia e possíveis dificuldades a verificar antes do dia do evento.
⑥ Lista de verificação e horário de operações do dia
Um horário desde antes da abertura do recinto até à desmontagem, com horas relativas à partida. Para cada momento, uma única tabela reúne as ações da equipa, as operações no NaviTabi e exemplos de anúncios para ler ao público.
⑦ Lista de verificação de eventos com rastreio de segurança
Para eventos com rastreio de segurança que utilizam a partilha de localização e o SOS. Prepare as tarefas desde três semanas antes, a monitorização no dia, a resposta inicial a SOS e violações de área e os procedimentos para participantes que ainda não regressaram.
⑧ Ficha de distribuição de funções
Uma ficha para registar quem toma as decisões, os responsáveis por cada função, os contactos e permissões NaviTabi da equipa e os postos no dia do evento. Pode ser usada tanto em rogaining como em eventos com rastreio de segurança.
⑨ Lista de equipamento e materiais
Uma lista para verificar o equipamento e os materiais a preparar, organizados por posto central, receção, percurso, segurança, chegada e entrega de prémios, e material da equipa. Permite registar quantidades, responsáveis e notas. Pode ser usada tanto em rogaining como em eventos com rastreio de segurança.
O que ponderar com um a dois meses de antecedência
- Reconhecer o local, bem como os possíveis locais de partida e de chegada
- Verificar se há comunicação no ponto de partida e no ponto de chegada
- Verificar a precisão do GPS na partida, na chegada e nos possíveis locais dos pontos de controlo (CP)
- Obter autorização para o local ou a área utilizada, se necessário
- Estimar o número previsto de participantes e verificar se as vagas de jogo do evento (o número máximo de pessoas que podem jogar num dia) são suficientes
- Decidir se será um evento normal ou um evento com rastreio de segurança
- Decidir se serão também utilizados mapas em papel ou materiais de orientação impressos
- Verificar se a sua forma de operação exige o Plano de Organizador (por exemplo: regime de aprovação de participação, partida em massa, ativação permanente do rastreio em direto, exportação CSV da lista de inscrições ou dos resultados, exportação do mapa em PDF, etc. Para mais detalhes, consulte Subscrição)
- Confirmar a data e o local e iniciar a divulgação
No NaviTabi, a informação do percurso é carregada ao abrir o ecrã de jogo (a maioria dos participantes abre-o no ponto de partida). Na chegada, os registos são guardados e sincronizados. Por isso, dê especial importância à existência de comunicação no ponto de partida e no ponto de chegada.
Mesmo que haja troços sem cobertura no interior da área de competição, a avaliação e o registo da validação por GPS são feitos no dispositivo e sincronizam automaticamente quando a comunicação é reposta. O que é afetado sem cobertura é a atualização da posição em direto, o carregamento das fotografias e a atualização dos resultados.
Critérios para escolher a área do evento
- Há comunicação estável no ponto de partida e no ponto de chegada
- A precisão do GPS não fica extremamente má junto aos pontos
- Os participantes conseguem parar e operar a aplicação em segurança
- Não há demasiados elementos semelhantes, o que facilita a verificação por foto e a confirmação no local
- É fácil indicar áreas de acesso interdito e locais perigosos
Locais a que prestar atenção
- Zonas de prédios altos ou próximas de interiores
- Florestas densas ou vales fundos onde o GPS tende a oscilar
- Locais mesmo junto a vias de circulação, onde é difícil operar em segurança
- Locais com elementos semelhantes, fáceis de confundir
O que ter em conta na colocação dos pontos
- Evitar que os pontos fiquem demasiado próximos uns dos outros
- Não as colocar em posições que se confundam com a partida ou a chegada
- Confirmar a orientação e a posição em que os participantes tiram a foto com facilidade
- Para os pontos com foto obrigatória, escolher um objeto que deixe claro o que deve ser fotografado
Se pensar desde já o regime de aprovação de participação, a partida em massa e a forma de gerir o rastreio em direto em conjunto com a sua política de operação, reduzirá retrabalho nas definições.
Num evento normal, os participantes podem desativar o rastreio em direto na partida, pelo que pode haver participantes que não aparecem no ecrã em direto. Se usar a verificação da posição para a gestão de regresso, ative a definição do evento «Ativar sempre o rastreio em direto» (Plano de Organizador) ou pondere utilizar um evento com rastreio de segurança.
Decidir a distribuição de tarefas na equipa
Quando várias pessoas gerem o evento, decida antecipadamente como repartir o trabalho entre gestores do evento e operadores do evento. A lista de permissões de cada função e a forma de adicionar membros estão em Funções da equipa e permissões. Esta secção reúne orientações para uma distribuição que facilita a operação.
Aspetos a decidir antecipadamente
- Quem está autorizado a atualizar as definições do evento
- Quem é responsável por aprovar os pedidos
- Quem acompanha o ecrã de monitorização em direto
- Quem faz as correções de resultados e a confirmação final
- Se houver a possibilidade de comprar vagas de jogo adicionais, com que conta serão compradas
Se uma só pessoa tratar tanto das alterações de definições como da operação no quartel-general no dia do evento, é mais provável que surja confusão. Repartir as funções torna a operação mais fluida.
Como escolher a função
Quando um gestor do evento é a melhor opção
- É necessário alguém para ajudar a configurar o evento
- Também quer que essa pessoa faça a verificação pré-publicação e decida sobre a publicação
- Quer que essa pessoa registe uma lista através de Importar participantes
Quando um operador do evento é a melhor opção
- Quer que alguém trate da receção ou das operações no quartel-general no dia
- Quer que alguém acompanhe apenas o ecrã de monitorização em direto
- Não quer delegar as alterações de definições
Padrões habituais de distribuição da equipa
Evento de pequena dimensão
- Um único proprietário trata tanto das definições como das operações no dia do evento
- Adicione apenas um operador do evento caso seja necessária ajuda na receção
Evento de média dimensão
- Proprietário do evento: definições do evento e decisões finais
- Gestor do evento: decisão de publicar, importação da lista, acompanhamento das vendas de percursos pagos
- Operador do evento: receção, aprovação de pedidos, monitorização em direto, atendimento de questões e verificação de resultados
Evento com maior ênfase na segurança
- Proprietário do evento ou gestor do evento: avaliação global e resposta a SOS
- Operador do evento: verificação da localização e apoio à monitorização no quartel-general
Nos eventos com rastreio de segurança, é útil decidir antecipadamente quem trata da resolução de SOS e quem decide se a partilha deve ser terminada.
Orientações operacionais
- Limite as alterações de definições a um número reduzido de pessoas
- Separe a pessoa que acompanha os ecrãs de monitorização da pessoa que verifica os resultados
- Decida antecipadamente quem toma a decisão final
- Partilhe com os membros da equipa adicionados quais os ecrãs que devem utilizar e quais os que não devem utilizar
O que concluir com uma a duas semanas de antecedência
- Criar o evento, as categorias, os percursos e os pontos
- Confirmar a partida, a chegada, os pontos de controlo e a pontuação
- Configurar a área de jogo e as zonas interditas consoante os locais perigosos, terrenos privados e o perímetro praticável (Área de jogo e zonas interditas)
- Confirmar o método de validação, o tempo de prova e a forma de publicação
- Preparar, se necessário, um percurso curto para treino ou verificação de funcionamento (os percursos com 2 ou menos pontos de controlo e um tempo limite de 60 minutos ou menos não consomem vagas de jogo; em eventos com aprovação, publique também pelo menos uma categoria principal para permitir pedidos)
- Fazer um percurso de teste e confirmar que a partida, a validação, a captura de foto, os quizzes e a chegada funcionam corretamente
- Confirmar que a pontuação, as fotos e a apresentação do trajeto estão conforme o pretendido
- Preparar o texto de orientação para os participantes
- Definir o método de receção no dia (receção por QR, aprovação automática pelo número do evento, aprovação individual, etc.), o ponto de contacto e a distribuição da equipa
- Preparar mapas em papel ou uma lista de pontos de controlo impressa (lista de CP), se necessário
O que verificar nesta fase
- Se os pontos estão demasiado próximos uns dos outros
- Se, nos pontos de controlo com foto obrigatória, a posição de captura é fácil de perceber
- Se há locais onde é fácil ficar sem cobertura ou ocorrer desvio de localização
- Se é necessário um percurso de teste com várias pessoas
- Se a comunicação é estável no ponto de partida e no ponto de chegada
- Se o dispositivo do organizador é cómodo de usar no local onde se fará a premiação ou a consulta de resultados
Quando os pedidos de participação são geridos em separado
Se aceitar os pedidos de participação por um método diferente do NaviTabi, facilitará o dia se os gerir de forma a conhecer também o nome a exibir na aplicação, para mais tarde poder fazer a correspondência dos participantes com facilidade.
Métodos de configuração relacionados:
- Criação do evento e definições básicas
- Definições de percurso e pontos
- Área de jogo e zonas interditas
- Definições de categoria
O que confirmar entre uma semana antes e a véspera
- Confirmar se as definições de publicação estão conforme o pretendido
- Se for necessária a aprovação de participação, verificar o estado dos pedidos de participação
- Se as vagas de jogo correrem o risco de ser insuficientes, adquirir vagas de jogo adicionais (as vagas adicionais são válidas durante 7 dias a contar da data de compra, pelo que devem ser compradas na semana imediatamente anterior ao evento. Para mais detalhes, consulte Ecrã de gestão do evento)
- Enviar a orientação final aos participantes
- Confirmar quais os ecrãs que o lado do organizador irá ver e a distribuição de responsabilidades
- Decidir se são necessários meios de recurso em papel
- Reunir materiais como baterias externas e cabos de carregamento
- Confirmar os materiais de orientação a distribuir no dia e os contactos de emergência
- Preparar dispositivos ou monitores para visualização em direto, se necessário
Pontos a observar no percurso de teste
- Se a localização do ponto de partida e do ponto de chegada é adequada
- Se é possível aproximar-se dos pontos em segurança
- Se a validação automática, a validação manual, a validação por câmara e a validação por QR funcionam conforme o pretendido
- Se não há problemas no conteúdo ou na apresentação dos quizzes
- Se há locais onde é fácil ficar sem cobertura ou ocorrer desvio de localização
- Se, mesmo em locais com má comunicação, a situação é operacionalmente aceitável
- Se usar pontos de bónus, ler de ponta a ponta um QR de bónus e confirmar que surge «🎁 Bónus obtido!» e que os pontos são adicionados
- Se usar o Bónus de combinação, confirmar se a etiqueta «Bónus de combinação», os pontos de controlo alvo e os limiares aparecem conforme o pretendido no ecrã da categoria antes da partida (a lista de pontos de controlo alvo só aparece quando é possível mostrar todas as etiquetas dos pontos escolhidos como alvo; se não aparecer, reveja a configuração dos pontos alvo)
O QR de bónus não tem exportação em PDF em lote. É preciso apresentar cada código QR individualmente e guardá-lo ou partilhá-lo como imagem, sendo possível criar até 50 por evento. Como um número elevado torna demorada a preparação dos materiais de distribuição, prepare com antecedência os que vai entregar, por exemplo, aos estabelecimentos parceiros. Para os passos de criação, consulte Ecrã de gestão do evento — QR de bónus.
O que incluir na orientação prévia
- Pedir que instalem o NaviTabi e iniciem sessão com antecedência
- Se for necessária a aprovação de participação, pedir que enviem o pedido de participação com antecedência
- Indicar que tragam uma bateria externa
- Se necessário, informar se é preciso mapa em papel ou bússola
- Indicar os contactos de emergência e o local de encontro
O conteúdo da orientação para os participantes está reunido em pormenor em Orientação para os participantes.