Gestão de pedidos e aprovações
Esta página explica como aceitar e gerir pedidos de participação num evento.
:::tip Se também quiser conhecer o fluxo de receção e de orientação dos participantes Para o fluxo de receção no dia do evento e para a forma de orientar os participantes, consulte Guia de operações — Operação no dia do evento e Guia de operações — Orientação para os participantes. :::
:::tip Sobre os eventos com aprovação Exigir pedidos de participação é uma funcionalidade orientada para o Plano de Organizador. Se pretender apenas abrir um evento público tal como está, o plano gratuito é suficiente. :::
Configuração da aprovação
No ecrã de edição do evento, pode configurar as seguintes definições relacionadas com a aprovação.
| Item | Descrição |
|---|---|
| Exigir aprovação | Quando ativado, os participantes só podem jogar depois da aprovação do organizador |
| Número do evento | Um número de 4 dígitos. Os participantes que introduzem o número correto do evento são aprovados automaticamente |
| Exigir número de inscrição | Solicita aos participantes que introduzam um número de inscrição, como o número de dorsal |
Iniciar e parar a aceitação de pedidos
A ativação e a desativação da aceitação de pedidos não se fazem no ecrã de edição do evento, mas sim com o seletor A aceitar pedidos no topo do ecrã Lista de participantes. A predefinição da permissão concedida após a aprovação (Após aprovação) também se define no mesmo local.
:::note Se o seletor não aparecer O seletor A aceitar pedidos e a definição Após aprovação só são apresentados nos eventos em que Exigir aprovação está ativado no ecrã de edição do evento. Não aparecem nos eventos que não exigem aprovação. :::
:::tip Se a aprovação não for necessária Se mantiver "Exigir aprovação" desativado, os participantes podem começar a jogar diretamente, sem pedido. Isto é prático para eventos de pequena dimensão e para eventos permanentes. :::
:::note Percursos de treino Num evento com aprovação, a aprovação também é necessária para jogar um percurso de treino. No entanto, não é preciso aprovar separadamente o percurso principal e o percurso de treino. Quando um participante faz o pedido para o percurso principal (percurso normal) e o aprova, os percursos de treino do mesmo evento também ficam jogáveis. No dia, basta aprovar o pedido para o percurso principal. :::
Fluxo até iniciar um evento com aprovação
Um evento com aprovação fica mais fácil de configurar se seguir esta ordem.
- Crie o evento a partir de Criar evento e definições básicas
- Ative Exigir aprovação no ecrã de edição do evento
- Se necessário, defina um Número do evento e decida se vai usar a aprovação automática
- Crie as categorias e confirme o respetivo estado de publicação
- Publique o evento na sua totalidade
- Na lista de participantes, ative A aceitar pedidos e decida que permissão conceder após a aprovação
Se o evento ou a categoria ainda estiverem privados, os participantes não conseguem sequer chegar ao ecrã de pedido. Antes de começar a aceitar pedidos, confirme que tanto o evento como as categorias estão publicados como pretendido.
Aprovar ou rejeitar pedidos
Em eventos em que a aprovação é obrigatória, pode gerir os pedidos de participação enviados pelos participantes.
:::note Gestão de pedidos e aprovações na Web De momento, a aprovação ou rejeição de pedidos só pode ser efetuada na aplicação para telemóvel. :::
Consultar a lista de inscrições
No ecrã de gestão do evento, selecione Lista de participantes para ver a lista de inscrições.
Cada pedido inclui as seguintes informações:
- Nome do participante e imagem de perfil
- Data e hora do pedido
- Categoria
- Estado (pendente / aprovada / rejeitada / cancelada / inscrito na lista)
- Presença (presente / ausente / por confirmar)
- Mensagem — comunicação do participante
Aprovação e rejeição
Toque num pedido e escolha aprovar ou rejeitar. Também pode anexar uma mensagem de resposta.
| Estado | Descrição |
|---|---|
| Pendente | A aguardar a decisão do organizador |
| Aprovada | A participação foi autorizada. O participante pode jogar |
| Rejeitada | A participação não foi autorizada |
| Cancelada | O próprio participante cancelou o pedido |
| Inscrito na lista | Registado através da importação da lista, mas a pessoa ainda não fez a receção |
Permissões após a aprovação
Ao aprovar um pedido, pode definir a permissão a conceder ao participante.
| Permissão | Descrição |
|---|---|
| Permitir jogar | Pode ver e jogar a categoria (normalmente esta opção) |
| Permitir apenas a visualização do mapa | Só pode ver o mapa e a categoria. Não pode jogar |
| Não permitir qualquer ação | Não pode ver nem jogar a categoria |
Mesmo estando aprovado, se a permissão concedida pelo organizador continuar a ser Permitir apenas a visualização do mapa ou Não permitir qualquer ação, o participante ainda não pode iniciar. Use estas opções consoante queira permitir apenas uma verificação prévia ou ainda não pretenda mostrar o mapa.
Criar e partilhar o QR de registo
Pode gerar um "QR de registo" que, ao ser lido pelos participantes, lhes permite efetuar a receção (pedido de participação) ali mesmo. Partilhe-o afixando-o no local ou anexando-o às suas informações.
Definições prévias para usar o QR de registo
O QR de registo só pode ser gerado em eventos cujas definições de aprovação necessárias à receção estejam concluídas. Se faltarem definições, o cartão QR de registo do painel não pode ser selecionado (aparece esbatido).
| Tipo de evento | Definições necessárias |
|---|---|
| Evento normal | Em Configuração da aprovação, ative tanto Exigir aprovação (aprovação de participação) como Exigir número de inscrição |
| Evento com rastreio de segurança | Ative Exigir número de inscrição |
Quando as condições estão reunidas, o cartão QR de registo aparece no grupo Participantes do painel.
Geração e partilha
- Pode gerar um QR de registo para todo o evento ou para uma categoria específica
- Como o nome do evento e a finalidade ficam incluídos como informação, torna-se difícil confundir mesmo quando gere vários eventos em paralelo
- Pode imprimi-lo e afixá-lo na receção ou partilhá-lo previamente com os participantes
A diferença entre os 3 tipos de código QR (QR do evento, QR de jogo e QR de registo) está organizada em Ecrã de gestão do evento — Tipos de código QR.
Fluxo de receção do participante
Quando o participante lê o QR de registo, abre-se o ecrã de receção (registo por QR). (Caso existam várias categorias) escolhe a categoria, introduz o número de inscrição e o nome a apresentar e toca em Registar para concluir a receção. Para os passos detalhados do lado do participante, consulte Fazer o registo através de QR.
:::note O QR de registo é usado num ambiente online A leitura do QR de registo requer ligação à Internet para obter e validar as informações do evento. Além disso, o QR de registo não pode ser usado em eventos permanentes (sem limite de tempo), eventos privados ou eventos já terminados. :::
:::note QR de registo em eventos com rastreio de segurança Nos eventos com rastreio de segurança, o QR de registo integra-se com o preenchimento prévio a partir da lista (prefill) da operação por lista, permitindo que, no momento em que o participante o lê, dados como o nome a apresentar sejam preenchidos a partir das informações da lista. :::
Operação dos números do evento
Se definir um número do evento, pode aprovar automaticamente os participantes quando estes introduzem o número correto.
Situações adequadas
- Distribuir números no local e deixar as pessoas participar ali mesmo
- Comunicar o número apenas a quem se inscreveu previamente
- Reduzir a aglomeração na receção
Pontos a ter em atenção
- A introdução do número do evento também pode ser configurada como opcional
- Defina o âmbito de partilha do número
- Se o alterar no próprio dia, tenha cuidado para não falhar a comunicação aos participantes
- Como passa a ser uma operação em que qualquer pessoa que conheça o número é aprovada, pondere a coerência com as condições de participação
Mesmo tendo definido um número do evento, não tem de recusar todos os participantes que não o introduzam. Conjugar a aprovação automática com a aprovação manual permite aprovar rapidamente quem se inscreveu previamente, enquanto verifica e aprova individualmente os participantes que contactam no próprio dia.
Operação com o mesmo número de inscrição
Mesmo no jogo normal, vários participantes podem jogar introduzindo o mesmo número de inscrição. Esta operação não serve para somar pontuações, mas sim para organizar a apresentação na classificação ou para manter registos de cópia de segurança.
Como é apresentado
- Os registos de jogo normal feitos com o mesmo número de inscrição são tratados como um único conjunto
- Na classificação só é refletido o registo mais bem classificado de entre esses
- As pontuações e os tempos não são somados
Ou seja, mesmo que várias pessoas usem o mesmo número, isso por si só não cria um jogo em equipa.
Situações adequadas
- Várias pessoas participam como uma equipa, mas pretende manter um registo de reserva à parte do dispositivo do representante
- Pretende evitar que registos da mesma unidade de participação apareçam duplicados na classificação
- Pretende usar um número comum para identificar os participantes
Cuidados ao comunicar
- Mesmo usando o mesmo número de inscrição, no jogo normal as pontuações não são somadas
- Se quiser competir somando pontuações, use Configurar o jogo em equipa
- Como não é possível usar uma conta em vários dispositivos em simultâneo, inicie sessão com uma conta diferente em cada dispositivo
- O limite das vagas de percursos gratuitos é contabilizado por dispositivo, mesmo com o mesmo número de inscrição
Se comunicar isto como recurso de cópia de segurança, transmitir em conjunto "introduza o mesmo número de inscrição" e "isto não é um jogo em equipa" ajuda a reduzir confusões.
Operação avançada dos números de inscrição
Os números de inscrição não são apenas introduzidos pelos próprios participantes; o organizador também os pode operar de forma flexível.
Alteração individual do número pelo organizador
O organizador pode alterar o número de inscrição de cada participante individualmente. Use isto para corrigir erros de introdução na receção ou para uniformizar a numeração posteriormente. No entanto, não é possível alterar o número de inscrição depois de o participante começar a jogar. Recomendamos confirmá-lo no momento da receção.
Receção por equipa e numeração sequencial automática na operação por lista
Na operação por lista, é possível efetuar a receção por equipa e atribuir números de inscrição por numeração sequencial automática (numeração automática em sequência). É prático quando quer atribuir números por ordem de receção ou quando quer numerar no momento sem decidir os números antecipadamente. Durante a operação por lista, é apresentado no ecrã o distintivo Lista em utilização, pelo que pode confirmar de relance em que modo de operação se encontra.
Tratamento de números duplicados e de intervalos
- Número duplicado — Se introduzir um número já utilizado no QR de registo, surge a confirmação «Número já registado» e, ao escolher Registar mesmo assim, é possível concluir a receção com o duplicado. Pode usar-se para organizar a apresentação ou manter registos de cópia de segurança (mais detalhes em Operação com o mesmo número de inscrição)
- Intervalo de números — Se definir o intervalo com Número de inscrição (início) / (fim) nas definições da categoria, os números fora do intervalo são automaticamente rejeitados na receção. Evita que a receção seja feita com números inesperados
Limite e apresentação do número
- O número de inscrição pode ser definido até 9 dígitos (valor máximo 999.999.999)
- A apresentação do número é uniformizada com o prefixo "#" (por exemplo: #12)
Receção no jogo em equipa
Nas categorias de jogo em equipa, além do fluxo de receção de pedidos de participação, é mais fácil se definir também como comunicar o número de equipa.
- O organizador atribui antecipadamente os números de equipa
- No próprio dia, cada equipa introduz o mesmo número
- Comunicar o número de inscrição e o número de equipa como valores distintos
A conceção global do jogo em equipa está organizada em Configurar o jogo em equipa.
Aspetos a considerar na receção no dia do evento
- Confirmar se o nome a apresentar está definido
- Confirmar se a categoria de participação está correta
- Definir o fluxo para aprovar no momento os participantes pendentes
- Uniformizar a forma de verificar os números de inscrição e os números de dorsal
- Definir quem dá apoio quando alguém fica bloqueado no início de sessão ou na ligação
Quando há vários responsáveis pela receção, separar quem aprova, quem regista as presenças e quem atende os pedidos de esclarecimento ajuda a evitar confusões. Mesmo quando usa a aprovação automática por número do evento, é mais seguro manter à disposição orientações para os participantes que não conhecem o número.
Verificação de presenças
Na lista de inscrições também pode confirmar o estado de presença dos participantes.
- Presente
- Ausente
- Por confirmar
Se a usar como lista de receção do dia, defina à partida qual é a fonte autoritativa — a lista do lado do organizador em papel ou outra tabela de gestão — para evitar confusões.
Filtragem e ordenação
A lista de inscrições pode ser filtrada por categoria e por estado.
- Filtrar por Categoria
- Filtrar por Estado (pendente / aprovada / rejeitada / cancelada / inscrito na lista). As inscrições aprovadas podem ainda ser filtradas em Presente / Ausente / Presença por confirmar / Todos
- Filtrar por Por chegar — veja em conjunto os participantes aprovados que ainda não fizeram a receção e os participantes que continuam apenas inscritos na lista
Pode alternar a ordenação entre Por número e Por hora de receção.
Exportar a lista de inscrições em CSV
Pode exportar a lista de inscrições como ficheiro CSV. Itens exportados:
- Data e hora do pedido, ID do utilizador, nome do participante
- Categoria, estado, presença
- Mensagem do pedido, mensagem de resposta