Gestão de pedidos e aprovações
Esta página explica como aceitar e gerir pedidos de participação num evento.
Para o fluxo de receção no dia do evento e para a forma de orientar os participantes, consulte Guia de operações — Operação no dia do evento e Guia de operações — Indicações aos participantes.
Exigir pedidos de participação é uma funcionalidade orientada para o Plano de Organizador. Se pretender apenas abrir um evento público tal como está, o plano gratuito é suficiente.
«Receção» é usado em três sentidos, consoante o contexto.
- A receção no dia do evento — o trabalho de acolher os participantes no local e confirmar a participação. Faz-se com a Lista de participantes e o QR de receção
- Aberto para pedidos — a definição que determina se são aceites novos pedidos de participação (o interruptor no topo do ecrã Lista de participantes)
- A receção por QR — a ação do participante que lê o QR de receção para fazer a receção por si próprio
Configuração da aprovação
No ecrã de edição do evento, pode configurar as seguintes definições relacionadas com a aprovação.
| Item | Descrição |
|---|---|
| Requer aprovação para participar | Quando ativado, os participantes só podem jogar depois da aprovação do organizador |
| Número do Evento | Um número de 4 dígitos. Os participantes que introduzem o número correto do evento são aprovados automaticamente |
| Exigir a entrada do número de inscrição | Solicita aos participantes que introduzam um número de inscrição, como o número de dorsal |
Iniciar e parar a aceitação de pedidos
A ativação e a desativação da aceitação de pedidos não se fazem no ecrã de edição do evento, mas sim com o seletor Aberto para pedidos no topo do ecrã Lista de participantes. A predefinição da permissão concedida após a aprovação (Após aprovação) também se define no mesmo local.
O seletor Aberto para pedidos e a definição Após aprovação só são apresentados nos eventos em que Requer aprovação para participar está ativado no ecrã de edição do evento. Não aparecem nos eventos que não exigem aprovação.
Se mantiver «Requer aprovação para participar» desativado, os participantes podem começar a jogar diretamente, sem pedido. Isto é prático para eventos de pequena dimensão. Nos eventos permanentes (sem limite de tempo) não é possível usar a aprovação de participação (É possível criar um percurso permanente?).
Num evento com aprovação, a aprovação também é necessária para jogar uma categoria de treino (2 pontos de controlo ou menos e um limite de tempo de 60 minutos ou menos). No entanto, não é preciso aprovar separadamente a categoria principal e a categoria de treino. Quando um participante faz o pedido para uma categoria principal e o aprova, as categorias de treino do mesmo evento também ficam jogáveis. No dia, basta aprovar o pedido para a categoria principal.
Defina sempre pelo menos uma categoria principal como «Público»: as categorias de treino não aceitam pedidos de inscrição nem check-in por QR. Se apenas categorias de treino estiverem públicas, os participantes não têm como fazer o pedido e ninguém conseguirá obter aprovação ou jogar (a verificação pré-publicação também confirma isto).
Fluxo até iniciar um evento com aprovação
Um evento com aprovação fica mais fácil de configurar se seguir esta ordem.
- Crie o evento a partir de Criar um evento e configurar o básico
- Ative Requer aprovação para participar no ecrã de edição do evento
- Se necessário, defina um Número do Evento e decida se vai usar a aprovação automática
- Crie as categorias e confirme o respetivo estado de publicação (defina pelo menos uma categoria principal como «Público», além das categorias de treino)
- Publique o evento na sua totalidade
- Na lista de participantes, ative Aberto para pedidos e decida que permissão conceder após a aprovação
Se o evento ou a categoria ainda estiverem privados, os participantes não conseguem sequer chegar ao ecrã de pedido. Antes de começar a aceitar pedidos, confirme que tanto o evento como as categorias estão publicados como pretendido.
Aprovar ou rejeitar pedidos
Em eventos em que a aprovação é obrigatória, pode gerir os pedidos de participação enviados pelos participantes.
Na Web também pode aprovar ou rejeitar pedidos e registar as presenças. Para os passos, consulte «Aprovação, rejeição e presenças na Web» mais abaixo.
Notificações de pedidos
Quando chega um pedido, é enviada uma notificação push para os dispositivos do proprietário do evento, dos gestores do evento e dos operadores do evento. Se o país do evento for o Japão, a notificação está em japonês, com o título «参加申請»; nos outros países, está em inglês, com o título «Approval Requested». Mostra o nome de apresentação de quem pediu, o nome da categoria e o nome do evento. Ao tocar nela, abre-se o ecrã do evento; abra o painel com o botão Gerir evento desse ecrã e aprove ou rejeite o pedido em Lista de participantes.
- Quando quem pede introduz o número do evento correto e é aprovado automaticamente, os organizadores não recebem notificação
- Nos eventos criados num grupo, a notificação é enviada para os dispositivos do proprietário e dos gestores do grupo (membros aprovados)
- Quando aprova ou rejeita um pedido, quem o fez também recebe uma notificação push (veja Estados do pedido)
Consultar a lista de inscrições
No ecrã de gestão do evento, selecione Lista de participantes para ver a lista de inscrições.
Cada pedido inclui as seguintes informações:
- Nome do participante e imagem de perfil
- Data de apresentação
- Categoria
- Estado (pendente / aprovado / rejeitado / cancelado / na lista)
- Presença (presente / ausente / por confirmar)
- Mensagem — comunicação do participante
Aprovação e rejeição
Toque num pedido e escolha aprovar ou rejeitar. Também pode anexar uma mensagem de resposta.
| Estado | Descrição |
|---|---|
| Pendente | A aguardar a decisão do organizador |
| Aprovado | A participação foi autorizada. O participante pode jogar |
| Rejeitado | A participação não foi autorizada |
| Cancelado | O próprio participante cancelou o pedido |
| Na lista | Registado através da importação da lista, mas a pessoa ainda não fez a receção |
Marcas de duplicado e confirmações
Quando os QR de receção e os pedidos se misturam, a mesma pessoa ou o mesmo número pode aparecer em várias linhas. Na lista de inscrições das versões mais recentes da aplicação (iOS / Android), pode distingui-los:
- Duplicado (vermelho) — a mesma conta tem linhas ativas em duas ou mais categorias (por exemplo, quem fez a receção por QR e depois pediu inscrição noutra categoria)
- Mesmo n.º ×N (cinzento) — outra pessoa tem uma linha com o mesmo número. N é o número de linhas com esse número (por exemplo, membros de uma equipa que pediram inscrição noutros dispositivos com o mesmo número)
- O filtro de estado Duplicados mostra apenas as linhas duplicadas
- Ao abrir uma linha, vê a Origem (QR / Pedido / CSV / Jogo) e Outras inscrições desta conta (categoria e estado). O antigo «Manual» passa a aparecer como «Pedido»
Ao pedir inscrição ou ao aprovar, se houver linhas sobrepostas aparece uma confirmação. Escolha Enviar / Aprovar para continuar (nada é bloqueado). Os pedidos para outra categoria não são recusados, porque podem ser necessários para que a pessoa jogue nessa categoria.
Estas marcas e confirmações existem apenas nas aplicações iOS / Android. Não aparecem na aprovação e rejeição na Web (secção seguinte).
Aprovação, rejeição e presenças na Web
Na Web, abra Lista de participantes no separador ⓘ, à esquerda da página do evento (/events/{ID do evento}). Pode abrir a página do evento com Mostrar na linha do evento na lista de gestão de eventos.
- Pode filtrar a lista por categoria e por estado de aprovação e ordená-la por Número ou por Hora da receção
- Clique no nome de um participante para abrir os detalhes, onde aparecem os botões das ações possíveis consoante o estado (Aceitar, Rejeitar, Marcar como presente, Marcar como ausente, Marcar presença por confirmar, Repor como pendente de aprovação)
- Ao clicar num botão, aparece Confirmar alteração de estado. Clique em Confirmar para aplicar a alteração de imediato ou em Cancelar alteração para desistir
Depois de aceitar, o estado passa a Aprovado (não confirmado). Neste ecrã só é possível aprovar ou rejeitar pedidos e registar as presenças.
Permissões após a aprovação
Ao aprovar um pedido, pode definir a permissão a conceder ao participante.
| Permissão | Descrição |
|---|---|
| Permitir acesso ao percurso | Pode ver e jogar a categoria (normalmente esta opção) |
| Mostrar mapa | Só pode ver o mapa e a categoria. Não pode jogar |
| Bloquear | Não pode ver nem jogar a categoria |
Mesmo estando aprovado, se a permissão concedida pelo organizador continuar a ser Mostrar mapa ou Bloquear, o participante ainda não pode iniciar. Use estas opções consoante queira permitir apenas uma verificação prévia ou ainda não pretenda mostrar o mapa.
Criar e partilhar o QR de receção
Pode gerar um "QR de receção" que, ao ser lido pelos participantes, lhes permite efetuar a receção (pedido de participação) ali mesmo. Partilhe-o afixando-o no local ou anexando-o às suas informações.
Definições prévias para usar o QR de receção
O QR de receção só pode ser gerado em eventos cujas definições de aprovação necessárias à receção estejam concluídas. Se faltarem definições, o cartão QR de receção do painel não pode ser selecionado (aparece esbatido).
| Tipo de evento | Definições necessárias |
|---|---|
| Evento normal | Em Configuração da aprovação, ative tanto Requer aprovação para participar (aprovação de participação) como Exigir a entrada do número de inscrição |
| Evento com rastreio de segurança | Ative Exigir a entrada do número de inscrição |
Quando as condições estão reunidas, o cartão QR de receção aparece no grupo Participantes do painel.
Geração e partilha
- Pode gerar um QR de receção para todo o evento ou para uma categoria específica
- Como o nome do evento e a finalidade ficam incluídos como informação, torna-se difícil confundir mesmo quando gere vários eventos em paralelo
- Pode imprimi-lo e afixá-lo na receção ou partilhá-lo previamente com os participantes
A diferença entre os 3 tipos de código QR (QR do evento, QR de jogo e QR de receção) está organizada em Ecrã de gestão do evento — Tipos de código QR.
Fluxo de receção do participante
Quando o participante lê o QR de receção, abre-se o ecrã de receção (receção por QR). (Caso existam várias categorias) escolhe a categoria, introduz o número de inscrição e o nome a exibir e toca em Fazer a receção para concluir a receção. Para os passos detalhados do lado do participante, consulte Fazer a receção por QR.
A leitura do QR de receção requer ligação à Internet para obter e validar as informações do evento. Além disso, o QR de receção não pode ser usado em eventos permanentes (sem limite de tempo), eventos privados ou eventos já terminados.
Nos eventos com rastreio de segurança, o QR de receção integra-se com o preenchimento prévio a partir da lista (prefill) da operação por lista, permitindo que, no momento em que o participante o lê, dados como o nome a exibir sejam preenchidos a partir das informações da lista.
QR do evento inteiro ou por categoria
Tocar no cartão QR de receção abre «Selecione a categoria para o código QR de receção», onde escolhe Evento inteiro (selecionar categoria na receção) ou uma categoria específica.
- Evento inteiro — Um único QR para todos; os participantes escolhem a categoria no ecrã de receção. Prático quando há um só balcão de receção
- Por categoria — Cada QR fica fixo a uma categoria. Use-o quando tem filas separadas por categoria ou não quer que os participantes escolham
Se a categoria tiver um intervalo de números de inscrição, um número fora dele é recusado com «Este número está fora do intervalo de números de inscrição da categoria selecionada.» As mensagens apresentadas aos participantes quando a receção falha estão em Guia do participante — Mensagens quando a receção falha.
Operação dos números do evento
Se definir um número do evento, pode aprovar automaticamente os participantes quando estes introduzem o número correto.
Situações adequadas
- Distribuir números no local e deixar as pessoas participar ali mesmo
- Comunicar o número apenas a quem se inscreveu previamente
- Reduzir a aglomeração na receção
Pontos a ter em atenção
- A introdução do número do evento também pode ser configurada como opcional
- Defina o âmbito de partilha do número
- Se o alterar no próprio dia, tenha cuidado para não falhar a comunicação aos participantes
- Como passa a ser uma operação em que qualquer pessoa que conheça o número é aprovada, pondere a coerência com as condições de participação
Mesmo tendo definido um número do evento, não tem de recusar todos os participantes que não o introduzam. Conjugar a aprovação automática com a aprovação manual permite aprovar rapidamente quem se inscreveu previamente, enquanto verifica e aprova individualmente os participantes que contactam no próprio dia.
Operação com o mesmo número de inscrição
Mesmo no jogo normal, vários participantes podem jogar introduzindo o mesmo Número de inscrição. Esta operação não serve para somar pontuações, mas sim para organizar a apresentação na classificação ou para manter registos de cópia de segurança.
Como é apresentado
- Os registos de jogo normal feitos com o mesmo número de inscrição são tratados como um único conjunto
- Na classificação só é refletido o registo mais bem classificado de entre esses
- As pontuações e os tempos não são somados
Ou seja, mesmo que várias pessoas usem o mesmo número, isso por si só não cria um jogo em equipa.
Situações adequadas
- Várias pessoas participam como uma equipa, mas pretende manter um registo de reserva à parte do dispositivo do representante
- Pretende evitar que registos da mesma unidade de participação apareçam duplicados na classificação
- Pretende usar um número comum para identificar os participantes
Cuidados ao comunicar
- Mesmo usando o mesmo número de inscrição, no jogo normal as pontuações não são somadas
- Se quiser competir somando pontuações, use Configurar o jogo em equipa
- Como não é possível usar uma conta em vários dispositivos em simultâneo, inicie sessão com uma conta diferente em cada dispositivo
- O limite diário de jogos é contabilizado por participante (conta), mesmo com o mesmo número de inscrição (ver FAQ de preços — Limites do jogo gratuito)
Se comunicar isto como recurso de cópia de segurança, transmitir em conjunto "introduza o mesmo número de inscrição" e "isto não é um jogo em equipa" ajuda a reduzir confusões.
Operação avançada dos números de inscrição
Os números de inscrição não são apenas introduzidos pelos próprios participantes; o organizador também os pode operar de forma flexível.
Alteração individual do número pelo organizador
O organizador pode alterar o número de inscrição de cada participante individualmente. Use isto para corrigir erros de introdução na receção ou para uniformizar a numeração posteriormente. No entanto, não é possível alterar o número de inscrição depois de o participante começar a jogar. Recomendamos confirmá-lo no momento da receção.
Receção por equipa e numeração sequencial do nome a exibir na operação por lista
Na operação por lista, várias pessoas podem fazer a receção com o mesmo número de inscrição da lista (receção por equipa). O nome a exibir da primeira pessoa a fazer a receção é preenchido com o nome da lista; quando uma segunda pessoa (ou seguinte) faz a receção com o mesmo número, é preenchido automaticamente um nome a exibir formado pelo nome da lista seguido de um número sequencial (por exemplo, «Nome da equipa (2)», «Nome da equipa (3)»). A partir da segunda pessoa, surge a confirmação «Número já usado na receção»; peça-lhes que escolham Fazer a receção mesmo assim. Não existe nenhuma função que atribua números de inscrição automaticamente por ordem de receção. Durante a operação por lista, é apresentado no ecrã o distintivo Lista ativa, pelo que pode confirmar de relance em que modo de operação se encontra.
Tratamento de números duplicados e de intervalos
- Número duplicado — Se introduzir um número já utilizado no QR de receção, surge a confirmação «Número já usado na receção» e, ao escolher Fazer a receção mesmo assim, é possível concluir a receção com o duplicado. Pode usar-se para organizar a apresentação ou manter registos de cópia de segurança (mais detalhes em Operação com o mesmo número de inscrição)
- Intervalo de números — Se definir o intervalo com A partir do número / Até ao número nas definições da categoria, os números fora do intervalo são automaticamente rejeitados na receção. Evita que a receção seja feita com números inesperados
Limite e apresentação do número
- O número de inscrição pode ser definido até 9 dígitos (valor máximo 999.999.999)
- A apresentação do número é uniformizada com o prefixo "#" (por exemplo: #12)
Receção no jogo em equipa
Nas categorias de jogo em equipa, além do fluxo de aceitação de pedidos de participação, é mais fácil se definir também como comunicar o número de equipa.
- O organizador atribui antecipadamente os números de equipa
- No próprio dia, cada equipa introduz o mesmo número
- Comunicar que, nas categorias de jogo em equipa, o número de inscrição é o número de equipa (só existe um campo de introdução, «Número de inscrição / Número da equipa». Não distribua dois números, um individual e outro de equipa)
A conceção global do jogo em equipa está organizada em Configurar o jogo em equipa.
Aspetos a considerar na receção no dia do evento
Quem aprova, quem regista as presenças e quem responde às perguntas no dia está descrito em Guia de operações — Operação no dia do evento.
Verificação de presenças
Na lista de inscrições também pode confirmar o estado de presença dos participantes.
- Presente
- Ausente
- Por confirmar
Se a usar como lista de receção do dia, defina à partida qual é a fonte autoritativa — esta lista ou a lista em papel do organizador (ou outra tabela de gestão) — para evitar confusões.
Por confirmar significa apenas «não passou pelo QR de receção». Não afeta a possibilidade de jogar. Jogar depende de a inscrição estar Aprovada (e da permissão definida após a aprovação). Para contar participantes, veja o estado de aprovação e as marcas de duplicado, não as presenças.
Filtragem e ordenação
A lista de inscrições pode ser filtrada por categoria e por estado.
- Filtrar por Categoria
- Filtrar por Estado (pendente / aprovado / rejeitado / cancelado / na lista). As inscrições aprovadas podem ainda ser filtradas em Presente / Ausente / Presença por confirmar / Todos
- Filtrar por Por chegar — veja em conjunto os participantes aprovados que ainda não fizeram a receção e os participantes que continuam apenas inscritos na lista
Pode alternar a ordenação entre Número e Hora de receção.
Limpar os registos de pedidos e aprovações
A partir do menu "..." no canto superior direito da lista de participantes, pode limpar de uma só vez os registos de pedidos e aprovações. Só esta ação está reservada aos gestores do evento e acima e não aparece no menu dos operadores do evento. Aprovar, rejeitar, registar ausências e exportar em CSV são tarefas que os operadores do evento também podem fazer (Funções da equipa e permissões — Lista de participantes).
Exportar a lista de inscrições em CSV
Pode exportar a lista de inscrições como ficheiro CSV. Itens exportados:
- Data e hora do pedido, ID do utilizador, nome do participante
- Categoria, estado, presença
- Mensagem do pedido, mensagem de resposta
Criar e importar uma lista de inscrições
A importação em CSV de uma lista recolhida antecipadamente e a atribuição de números de inscrição estão em Criar e importar uma lista de inscrições.