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Funções da equipa e permissões

Quando várias pessoas ajudam a gerir um evento, pode adicionar gestores do evento e operadores do evento. Esta página explica a diferença entre as funções e como atribuí-las.

Visão geral das funções​

A organização de um evento envolve normalmente as três posições seguintes.

FunçãoResponsabilidade prevista
Proprietário do eventoA pessoa que criou o evento. Normalmente o responsável final pelas alterações de definições e pela decisão de publicação
Gestor do eventoUm auxiliar com permissões próximas das do proprietário, que pode trabalhar em conjunto nas definições, no registo e nos resultados
Operador do eventoUm membro da equipa focado nas tarefas no local, como o registo, o apoio no quartel-general e a monitorização em direto

Se uma única pessoa gerir todo o evento sozinha, basta o proprietário do evento. Adicione gestores do evento e operadores do evento quando quiser repartir as responsabilidades.

Funções que pode atribuir​

FunçãoPrincipais capacidades
Gestor do eventoOperações alargadas, como editar o evento, gerir pedidos e aprovações, verificar resultados e exportar dados
Operador do eventoOperações no local, como a monitorização em direto e o atendimento de participantes

O operador do evento não pode efetuar a edição de eventos, categorias, percursos, balizas ou quizzes, nem a importação de participantes, o histórico de vendas de percursos pagos ou o arquivo (ao tocar, é apresentada a mensagem «São necessárias permissões de administrador»). Pode efetuar as operações do dia, como o registo, a lista de participantes, o rastreio em direto, o envio de mensagens e a verificação de resultados.

Tarefas frequentemente adequadas aos gestores do evento​

  • Verificar as definições do evento e das categorias
  • Aprovar ou rejeitar pedidos de participação
  • Atender os participantes no registo
  • Verificar fotografias e resultados
  • Exportar dados após o evento

Tarefas frequentemente adequadas aos operadores do evento​

  • Verificar inícios de sessão e dar indicações sobre categorias no registo
  • Acompanhar os ecrãs de monitorização em direto
  • Dar a primeira resposta às questões dos participantes
  • Confirmar a presença no quartel-general
  • Ajudar nos percursos de teste e nas verificações de funcionamento

Aspetos a decidir antecipadamente​

  • Quem está autorizado a atualizar as definições do evento
  • Quem é responsável por aprovar os pedidos
  • Quem acompanha o ecrã de monitorização em direto
  • Quem faz as correções de resultados e a confirmação final

Se uma só pessoa tratar tanto das alterações de definições como da operação no quartel-general no dia do evento, é mais provável que surja confusão. Repartir as funções torna a operação mais fluida.

Bons casos de utilização para cada função​

Quando um gestor do evento é a melhor opção​

  • É necessário alguém para ajudar a configurar o evento
  • Também quer que essa pessoa trate da aprovação e da verificação de resultados
  • Quer que alguém o auxilie com permissões próximas das do organizador

Quando um operador do evento é a melhor opção​

  • Quer que alguém trate do registo ou das operações no quartel-general no dia
  • Quer que alguém acompanhe apenas o ecrã de monitorização em direto
  • Quer manter as alterações de definições limitadas a menos pessoas

Como adicionar membros da equipa​

A adição de membros da equipa do evento está disponível com o Plano de Organizador. Pode adicioná-los de uma das seguintes formas.

  • Ler o código QR da outra pessoa para a adicionar
  • Utilizar a Pesquisa de utilizador e introduzir com exatidão o ID (endereço de e-mail) da pessoa para a adicionar

Pode adicionar até 5 gestores do evento e 20 operadores do evento por evento.

Antes de adicionar alguém, é útil confirmar que essa pessoa já consegue iniciar sessão no NaviTabi. Se adicionar membros da equipa no dia do evento, é mais seguro partilhar o código QR ou o endereço de e-mail antecipadamente, para evitar congestionamento no registo.

Padrões habituais de distribuição da equipa​

Evento de pequena dimensão​

  • Um único proprietário trata tanto das definições como das operações no dia do evento
  • Adicione apenas um operador do evento caso seja necessária ajuda no registo

Evento de média dimensão​

  • Proprietário do evento: definições do evento e decisões finais
  • Gestor do evento: aprovações, gestão de participantes e verificação de resultados
  • Operador do evento: registo, monitorização em direto e atendimento de questões dos participantes

Evento com maior ênfase na segurança​

  • Proprietário do evento ou gestor do evento: avaliação global e resposta a SOS
  • Operador do evento: verificação da localização e apoio à monitorização no quartel-general

Nos eventos com rastreio de segurança, é útil decidir antecipadamente quem trata da resolução de SOS e quem decide se a partilha deve ser terminada.

Orientações operacionais​

  • Limite as alterações de definições a um número reduzido de pessoas
  • Separe a pessoa que acompanha os ecrãs de monitorização da pessoa que verifica os resultados
  • Decida antecipadamente quem toma a decisão final
  • Partilhe com os membros da equipa adicionados quais os ecrãs que devem utilizar e quais os que não devem utilizar

Relação com os planos​

O Plano de Organizador é concedido pessoalmente ao utilizador registado. Mesmo que adicione gestores do evento ou operadores do evento, as funcionalidades do Plano de Organizador não são automaticamente partilhadas com todos eles.

Em particular, decida antecipadamente quem irá operar as funcionalidades exclusivas do Plano de Organizador. Mesmo quando várias pessoas gerem o evento, a organização mais clara passa muitas vezes por o proprietário ou o utilizador subscritor tratar das alterações finais de definições e das funções de exportação.

Para detalhes sobre planos e faturação, consulte também Gestão de subscrições e faturação.

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