Funções da equipa e permissões
Quando várias pessoas ajudam a gerir um evento, pode adicionar gestores do evento e operadores do evento. Esta página explica o que cada função pode e não pode fazer, e como adicionar membros da equipa.
Visão geral das funções
A organização de um evento envolve normalmente as três posições seguintes.
| Função | Responsabilidade prevista |
|---|---|
| Responsável do evento | A pessoa que criou o evento. Normalmente o responsável final pelas alterações de definições e pela decisão de publicação |
| Gestores do evento | Tem na aplicação as mesmas permissões que o proprietário e trabalha em conjunto nas definições, no registo e nos resultados |
| Operador do evento | Um membro da equipa focado nas tarefas no local, como o registo, o apoio no quartel-general e a monitorização em direto |
Se uma única pessoa gerir todo o evento sozinha, basta o proprietário do evento. Adicione gestores do evento e operadores do evento quando quiser repartir as responsabilidades.
O operador do evento não pode efetuar as operações que alteram o conteúdo do evento nem as que alteram o estado global do evento. Todas as restantes operações do dia estão-lhe disponíveis, tal como ao gestor do evento.
Lista de permissões
Para cada cartão do painel, a tabela indica se um operador do evento o pode utilizar. A ordem segue as secções de Ecrã de gestão do evento — Cartões de gestão e operação. O proprietário e os gestores do evento podem utilizar tudo o que consta da tabela.
| Secção | Operação | Operador do evento |
|---|---|---|
| Criar e editar | Definições do evento / Definições de categoria / Configuração de percursos / Todas as balizas / Definições de quiz | ✕ |
| Preparar | Verificação pré-publicação | ✕ |
| Preparar | Adicionar gestores | Apenas consulta da lista |
| Preparar | Testar o percurso | ○ |
| Preparar | Mapa PDF / Lista PDF de balizas / QR de validação (ponto) | ○ |
| Preparar | QR de bónus (incluindo criar e editar) | ○ |
| Preparar | QR do evento / QR de jogo | ○ |
| Participantes | Lista de participantes | ○ |
| Participantes | QR de receção | ○ |
| Participantes | Importar participantes | ✕ |
| Operar | Rastreio em direto | ○ |
| Operar | Comprar vagas | ○ |
| Operar | Difusão / Mensagens privadas | ○ |
| Operar | Classificação | ○ |
| Operar | Lista de resultados (incluindo a Verificação de fotos) | ○ |
| Resumo e análise | Dados de voltas / Análise do evento | ○ |
| Gerir | Compras de vagas | ○ |
| Gerir | Histórico de vendas de percursos pagos | ✕ |
| Gerir | Arquivar o evento | ✕ |
| Cabeçalho | Publicar e anular a publicação | ✕ |
Quando um operador do evento tenta uma das operações assinaladas com ✕, é apresentada a mensagem «São necessárias permissões de Gestor.».
Publicar e anular a publicação não é um cartão, mas um botão do cabeçalho, e aparece a cinzento para os operadores do evento (Ecrã de gestão do evento — Publicar e anular a publicação). Arquivar o evento não pode ser efetuado, nem sequer por um gestor do evento, enquanto a publicação do evento não for anulada.
Notas sobre a tabela
- A Verificação de fotos abre-se a partir do menu "..." de um participante na lista de resultados. Verifica as fotografias de picotagem uma a uma e regista Aceitar / Pendente / Rejeitar. Ao rejeitar, pode ainda optar por descontar a pontuação dessa baliza. Só aparece no menu nas categorias que picotam com a câmara. Para os passos da verificação, consulte Verificação de fotos
- O QR de bónus é uma funcionalidade ao nível do evento e não depende de categorias nem de percursos, pelo que os operadores do evento podem criá-lo e editá-lo. Esta é a única exceção ao princípio «o operador do evento não pode editar»
- Comprar vagas também não tem qualquer controlo de permissões. Um operador do evento pode comprar vagas no próprio dia, mas o pagamento é cobrado na conta App Store / Google Play da pessoa que efetua a compra. Se deixar essa tarefa a um membro da equipa, essa pessoa fica a adiantar o dinheiro, por isso decida antecipadamente quem compra.
Fronteiras dentro de um ecrã
Alguns ecrãs podem ser abertos por quem tem acesso ao cartão, mas algumas operações no seu interior estão reservadas aos gestores do evento e acima.
Lista de participantes
O operador do evento pode efetuar as operações seguintes.
- Aprovar e rejeitar pedidos de participação
- Registar uma ausência
- Alterar a categoria de um participante
- Enviar uma mensagem individual a um participante
- Ativar ou desativar o seletor Aberto para pedidos e definir a permissão concedida Após aprovação
- Exportar a lista de participantes em CSV
Apenas Limpar registos de pedidos e aprovações, no menu "..." no canto superior direito, está reservado aos gestores do evento e acima.
Lista de resultados
O ajuste de pontuação, forçar o fim de um jogo, alternar entre terminado e DNF e a Verificação de fotos podem todos ser efetuados por um operador do evento.
Definir um nome alternativo e Atualizar número de inscrição, no menu "..." da lista de resultados, não dependem da função, mas de a conta da pessoa que efetua a operação ter o Plano de Organizador. Sem subscrição, aparece um ícone de cadeado na entrada do menu, e nem um gestor do evento a consegue utilizar.
O que um operador do evento pode fazer na receção no dia do evento
O operador do evento pode realizar o trabalho de receção do dia, exceto Importar participantes.
Não existe um ecrã chamado «receção» na aplicação. No dia do evento usam-se os cartões do grupo Participantes do ecrã de gestão do evento (painel).
| Cartão | O que se faz aí | Operador do evento |
|---|---|---|
| Lista de participantes | Aprovar ou recusar pedidos, registar ausências, mudar de categoria, enviar mensagens individuais, alternar Aberto para pedidos, exportar CSV | Sim |
| QR de receção | Apresentar e partilhar o código QR usado na receção | Sim |
| Importar participantes | Importar uma lista de participantes a partir de um ficheiro CSV | Não (gestor do evento ou superior) |
Só Importar participantes é restrito, porque importar uma lista aproxima-se mais de alterar as definições do evento do que de uma operação de receção.
Para o decorrer da receção no dia, consulte Gestão de pedidos e aprovações; para criar e importar a lista, consulte Criar e importar uma lista de inscrições.
Um evento criado a partir de um grupo é gerido pelo proprietário e pelos gestores do grupo, em vez do proprietário, gestores e operadores do evento. O cartão Adicionar gestores não pode ser usado. Veja Gerir grupos — Permissões e planos dos eventos de grupo.
Como adicionar membros da equipa
A adição de membros da equipa do evento está disponível com o Plano de Organizador. Abra a lista de membros a partir do cartão Adicionar gestores, na secção Adicionar gestores do painel.
O cartão chama-se Adicionar gestores e a sua descrição indica «Faça a gestão dos acessos dos organizadores a este evento.», mas é a partir deste ecrã que adiciona tanto gestores do evento como operadores do evento. O ecrã está dividido em duas secções, Gestores e Operadores, e ao adicionar alguém escolhe Adicionar gestor ou Adicionar operador.
Pode adicioná-los de uma das seguintes formas.
- Ler o código QR da outra pessoa para a adicionar
- Utilizar a Procurar utilizador e introduzir com exatidão o ID (endereço de e-mail) da pessoa para a adicionar
Pode adicionar até 5 gestores do evento e 20 operadores do evento por evento.
Antes de adicionar alguém, é útil confirmar que essa pessoa já consegue iniciar sessão no NaviTabi. Se adicionar membros da equipa no dia do evento, é mais seguro partilhar o código QR ou o endereço de e-mail antecipadamente, para evitar congestionamento no registo.
Os operadores do evento também conseguem abrir este ecrã
O cartão Adicionar gestores não tem qualquer controlo de permissões, pelo que os operadores do evento também lhe podem tocar e ver a lista de membros. No entanto, assim que tentam adicionar, remover ou alterar uma função, é apresentada a mensagem «Não tem autorização para gerir este evento.». Conseguem ver a lista, mas não a podem alterar.
O proprietário do evento não pode ser retirado da lista
O proprietário do evento não pode ser removido nem ter a função alterada a partir deste ecrã (são apresentadas as mensagens «O responsável do evento não pode ser removido.» e «O responsável do evento não pode ser alterado.»). Em termos de permissões na aplicação, o proprietário e os gestores do evento são iguais; as únicas diferenças reais são este ponto e o facto de o plano estar associado a uma conta pessoal.
De momento, adicionar, remover e alterar a função dos membros da equipa só é possível na aplicação para telemóvel. Os ecrãs de organizador na Web não têm um ecrã de gestão de membros.
Ao decidir a distribuição de tarefas
Como atribuir as funções e como repartir as responsabilidades no dia do evento está reunido em Conhecimentos de organização — Cronograma de preparação.
Relação com os planos
O Plano de Organizador é concedido pessoalmente ao utilizador registado. Mesmo que adicione gestores do evento ou operadores do evento, as funcionalidades do Plano de Organizador não são automaticamente partilhadas com todos eles.
Em particular, decida antecipadamente quem irá operar as funcionalidades exclusivas do Plano de Organizador. Mesmo quando várias pessoas gerem o evento, a organização mais clara passa muitas vezes por o proprietário ou o utilizador subscritor tratar das alterações finais de definições e das funções de exportação.
Para detalhes sobre planos e faturação, consulte também Gestão de subscrições e faturação.
Páginas relacionadas
- Como distribuir as tarefas: Cronograma de preparação — Decidir a distribuição de tarefas na equipa
- Avaliação das fotografias de picotagem: Verificação de fotos
- Monitorização no dia do evento: Monitorização em direto
- Monitorização de um evento com rastreio de segurança: Monitorização de segurança
- Aprovação de pedidos: Gestão de pedidos e aprovações