エントリー管理
イベントへのエントリー（参加申請）の受付と管理方法を説明します。
当日の受付運用や参加者案内の考え方は、運営ノウハウ — 当日の運営 と 運営ノウハウ — 参加者への案内 をご覧ください。
参加申請を必須にする運用はイベント主催者プラン向けの機能です。公開イベントをそのまま開放するだけであれば無料でも利用できます。
エントリーの設定
イベント編集画面で以下のエントリー関連の設定ができます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| エントリーを必須にする | オンにすると、参加者は主催者の承認を得てからプレイできます |
| イベント番号 | 4桁の数字。参加者が正しいイベント番号を入力すると自動承認されます |
| エントリー番号の入力を必須にする | 参加者にゼッケン番号などの入力を求めます |
| エントリー受付中 | オフにするとエントリーの新規受付を停止します |
エントリー必須をオフにしておけば、参加者は申請なしで直接プレイを開始できます。小規模なイベントや常設イベントではこちらが便利です。
スポット数が少ない練習用コースでは、承認制を前提にしない運用の方が分かりやすい場合があります。イベントの性格に応じて、申請必須にするかどうかを決めてください。
承認制イベントを開始するまでの流れ
承認制イベントは、次の順で設定すると迷いにくくなります。
- イベント作成・基本設定 でイベントを作成する
- イベント編集画面で エントリーを必須にする をオンにする
- 必要に応じて イベント番号 を設定し、自動承認を使うか決める
- カテゴリを作成し、公開状態を確認する
- イベント全体を公開する
- 参加者リストで エントリー受付中 をオンにし、承認後に付与する権限を決める
イベントやカテゴリがまだ非公開のままだと、参加者は申請画面まで進めません。募集開始前に、イベント全体とカテゴリの公開状態を確認しておくと安心です。
エントリーの承認・却下
エントリーが必須のイベントでは、参加者から送られたエントリー申請を管理できます。
現在、エントリーの承認・却下はスマホアプリのみで操作できます。
エントリーリストの確認
イベント管理画面から プレイヤーリスト を選択すると、エントリーの一覧が表示されます。
各エントリーには以下の情報が含まれます：
- 参加者名 とプロフィール画像
- 申請日時
- カテゴリ
- ステータス（申請中 / 承認済み / 却下 / キャンセル済み）
- 出欠（出席 / 欠席 / 未確認）
- メッセージ — 参加者からの連絡事項
承認と却下
エントリーをタップして、承認または却下を選択します。応答メッセージを添えることもできます。
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 申請中 | 主催者の判断を待っている状態 |
| 承認済み | 参加が許可された状態。参加者はプレイ可能になります |
| 却下 | 参加が許可されなかった状態 |
| キャンセル済み | 参加者自身がエントリーを取り消した状態 |
エントリー後の権限
エントリーの承認時に、参加者に付与する権限を設定できます。
| 権限 | 説明 |
|---|---|
| プレイ | カテゴリの閲覧とプレイが可能（デフォルト） |
| 閲覧 | カテゴリの閲覧のみ可能。プレイは不可 |
| なし | カテゴリの閲覧もプレイも不可 |
承認済みでも、主催者が付与した権限が 閲覧 や なし のままだと参加者はまだスタートできません。事前確認だけ許可したいときや、地図をまだ見せたくないときに使い分けます。
イベント番号の運用
イベント番号を設定しておくと、参加者が正しい番号を入力したときに自動承認できます。
向いている場面
- 会場で番号を配布して、その場で参加してもらう
- 事前申込者だけに番号を案内する
- 受付の混雑を減らしたい
注意したいこと
- イベント番号の入力は任意運用にもできます
- 番号の共有範囲を決めておく
- 当日変更する場合は、参加者への案内漏れに注意する
- 番号を知っていれば承認される運用になるため、参加条件との整合を考える
イベント番号を設定していても、未入力の参加者をすべて受け付けない運用にする必要はありません。自動承認と手動承認を併用すると、事前申込者はすばやく通しつつ、当日問い合わせが来た参加者は個別に確認して承認できます。
同一エントリー番号を使う運用
通常プレイでも、複数の参加者が同じ エントリー番号 を入力してプレイできます。この運用は、得点を合算するためではなく、順位表の表示を整理したり、バックアップ記録を残したりするときに使います。
どのように表示されるか
- 同じエントリー番号で通常プレイした記録は、1つのまとまりとして扱われます
- 順位表には、その中で最も上位の記録だけが反映されます
- 得点やタイムは合算されません
つまり、複数人で同じ番号を使っていても、それだけでチームプレイにはなりません。
向いている場面
- 複数人で 1 チームとして参加するが、代表者端末とは別に予備の記録も残したい
- 同じ参加単位の記録が順位表に重複表示されるのを避けたい
- 参加者識別のために共通番号を使いたい
案内するときの注意
- 同じエントリー番号を使っても、通常プレイでは得点は合算されない
- 得点を合算して競う場合は、チームプレイを設定する を使う
- 1つのアカウントを複数端末で同時に使うことはできないため、端末ごとに別アカウントでログインする
- 無料コースの上限枠は、同じエントリー番号でも端末ごとにカウントされる
バックアップ用途で案内する場合は、「同じエントリー番号を入力してください」と「これはチームプレイではありません」をセットで伝えると混乱を減らせます。
チームプレイでの受付
チームプレイのカテゴリでは、エントリー受付の流れに加えて チーム番号をどう案内するか を決めておくとスムーズです。
- 主催者が事前にチーム番号を割り当てる
- 当日にチームごとに同じ番号を入力してもらう
- エントリー番号とチーム番号を別のものとして案内する
チームプレイ全体の設計は チームプレイを設定する で整理しています。
当日受付で意識したいこと
- 表示名が設定されているか確認する
- 参加カテゴリが正しいか確認する
- 申請中の参加者をその場で承認する流れを決めておく
- エントリー番号やゼッケン番号の確認方法をそろえる
- ログインや通信で詰まった場合の案内役を決めておく
受付担当が複数いる場合は、誰が承認し、誰が出欠を記録し、誰が問い合わせ対応をするかを分けておくと混乱しにくくなります。イベント番号による自動承認を使う場合も、番号が分からない参加者向けの案内は残しておくと安心です。
出欠の確認
エントリーリストでは、参加者の出欠状況も確認できます。
- 出席
- 欠席
- 未確認
当日の受付名簿として使う場合は、主催者側の紙名簿や別管理表とどちらを正にするか決めておくと混乱しにくくなります。
フィルタリングと並び替え
エントリーリストはカテゴリやステータスで絞り込めます。
- カテゴリ で絞り込み
- ステータス（申請中 / 承認済み / 却下 / キャンセル）で絞り込み
- 出欠（出席 / 欠席 / 未確認）で絞り込み
エントリーリストの CSV エクスポート
エントリーリストを CSV ファイルとしてエクスポートできます。出力される項目：
- 申請日時、ユーザー ID、参加者名
- カテゴリ、ステータス、出欠
- 申請メッセージ、応答メッセージ