参加申請と承認の管理
イベントへの参加申請の受付と管理方法を説明します。
:::tip 受付や参加者案内の流れも確認したい場合 当日の受付運用や参加者案内の考え方は、運営ノウハウ — 当日の運営 と 運営ノウハウ — 参加者への案内 をご覧ください。 :::
:::tip 承認制イベントについて 参加申請を必須にする運用はイベント主催者プラン向けの機能です。公開イベントをそのまま開放するだけであれば無料でも利用できます。 :::
参加承認の設定
イベント編集画面で以下の参加承認・受付に関する設定ができます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| プレイには参加承認が必要 | オンにすると、参加者は主催者の承認を得てからプレイできます |
| イベント番号 | 4桁の数字。参加者が正しいイベント番号を入力すると自動承認されます |
| エントリー番号の入力を必須にする | 参加者にゼッケン番号などの入力を求めます |
受付の開始・停止
参加申請の受付開始・停止は、イベント編集画面ではなく、参加者リスト 画面上部の 参加申請受付 トグルで切り替えます。承認後に付与する権限の既定値（参加承認後）も同じ場所で設定できます。
:::note トグルが表示されない場合 参加申請受付 トグルと 参加承認後 の設定は、イベント編集画面で プレイには参加承認が必要 をオンにしているイベントでのみ表示されます。参加承認が不要なイベントでは表示されません。 :::
:::tip 参加申請が不要な場合 参加承認を不要にしておけば、参加者は申請なしで直接プレイを開始できます。小規模なイベントや常設イベントではこちらが便利です。 :::
:::note 練習用コースの扱い 承認制イベントでは、練習用コースをプレイする場合も参加承認が必要です。ただし、本番用コースと練習用コースを別々に承認する必要はありません。参加者が本番用コース（通常のコース）に参加申請し、それを承認すると、同じイベント内の練習用コースもあわせてプレイできるようになります。当日の受付では、本番用コースの参加申請を承認するだけで済みます。 :::
承認制イベントを開始するまでの流れ
承認制イベントは、次の順で設定すると迷いにくくなります。
- イベント作成・基本設定 でイベントを作成する
- イベント編集画面で プレイには参加承認が必要 をオンにする
- 必要に応じて イベント番号 を設定し、自動承認を使うか決める
- カテゴリを作成し、公開状態を確認する
- イベント全体を公開する
- 参加者リストで 参加申請受付 をオンにし、承認後に付与する権限を決める
イベントやカテゴリがまだ非公開のままだと、参加者は申請画面まで進めません。募集開始前に、イベント全体とカテゴリの公開状態を確認しておくと安心です。
参加申請の承認・却下
参加承認が必須のイベントでは、参加者から送られた参加申請を管理できます。
:::note Web での参加申請と承認の管理 現在、参加申請の承認・却下はスマホアプリのみで操作できます。 :::
エントリーリストの確認
イベント管理画面から 参加者リスト を選択すると、参加申請の一覧が表示されます。
各参加申請には以下の情報が含まれます：
- 参加者名 とプロフィール画像
- 申請日時
- カテゴリ
- ステータス（承認待ち / 承認済み / 却下済み / キャンセル済み / 名簿登録）
- 出欠（出席 / 欠席 / 未確認）
- メッセージ — 参加者からの連絡事項
承認と却下
参加申請をタップして、承認または却下を選択します。応答メッセージを添えることもできます。
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 承認待ち | 主催者の判断を待っている状態 |
| 承認済み | 参加が許可された状態。参加者はプレイ可能になります |
| 却下済み | 参加が許可されなかった状態 |
| キャンセル済み | 参加者自身が参加申請を取り消した状態 |
| 名簿登録 | 名簿インポートで登録済みだが、本人がまだ受付していない状態 |
参加承認後の権限
参加申請の承認時に、参加者に付与する権限を設定できます。
| 権限 | 説明 |
|---|---|
| プレイを許可 | カテゴリの閲覧とプレイが可能（通常はこちら） |
| 地図表示まで許可 | 地図・カテゴリの閲覧のみ可能。プレイは不可 |
| 操作を許可しない | カテゴリの閲覧もプレイも不可 |
承認済みでも、主催者が付与した権限が 地図表示まで許可 や 操作を許可しない のままだと参加者はまだスタートできません。事前確認だけ許可したいときや、地図をまだ見せたくないときに使い分けます。
受付QRの作成・共有
参加者に読み取ってもらうことで受付（参加申請）をその場で案内できる「参加受付QR」を生成できます。会場に掲示したり、案内に添付したりして共有します。
受付QRを使うための前提設定
参加受付QRは、受付に必要な参加承認の設定が整っているイベントでのみ生成できます。設定が足りないと、ダッシュボードの 参加受付QR カードは選べません（薄く表示されます）。
| イベント種別 | 必要な設定 |
|---|---|
| 通常イベント | 参加承認の設定 で プレイには参加承認が必要（参加承認）と エントリー番号の入力を必須にする の両方をオン |
| 安全管理イベント | エントリー番号の入力を必須にする をオン |
条件を満たすと、ダッシュボードの 参加者 グループに 参加受付QR カードが表示されます。
生成と共有
- イベント全体用、またはカテゴリを指定した受付QRを生成できます
- イベント名や用途が情報として含まれるため、複数イベントを並行運用していても取り違えにくくなります
- 印刷して受付に掲示する、参加者へ事前に共有するといった使い方ができます
3種類のQRコード（イベント表示QR・プレイ開始QR・参加受付QR）の違いは、イベント管理画面 — QRコードの種類 で整理しています。
参加者の受付の流れ
参加者が受付QRを読み取ると 受付画面（QR受付） が開きます。（複数カテゴリがある場合は）カテゴリを選び、エントリー番号と表示名を入力して 受付する をタップすると受付が完了します。参加者側の詳しい手順は QR受付で参加する をご覧ください。
:::note 受付QRはオンライン環境で使います 受付QRの読み取りは、イベント情報の取得と照合のためインターネット接続が必要です。また、常設（時間無制限）イベント・非公開イベント・終了済みイベントでは受付QRは利用できません。 :::
:::note 安全管理イベントでの受付QR 安全管理イベントでは、受付QRが名簿運用のprefill（事前入力）と連携し、参加者が読み取った時点で名簿の情報をもとに表示名などを補完できます。 :::
イベント番号の運用
イベント番号を設定しておくと、参加者が正しい番号を入力したときに自動承認できます。
向いている場面
- 会場で番号を配布して、その場で参加してもらう
- 事前申込者だけに番号を案内する
- 受付の混雑を減らしたい
注意したいこと
- イベント番号の入力は任意運用にもできます
- 番号の共有範囲を決めておく
- 当日変更する場合は、参加者への案内漏れに注意する
- 番号を知っていれば承認される運用になるため、参加条件との整合を考える
イベント番号を設定していても、未入力の参加者をすべて受け付けない運用にする必要はありません。自動承認と手動承認を併用すると、事前申込者はすばやく通しつつ、当日問い合わせが来た参加者は個別に確認して承認できます。
同一エントリー番号を使う運用
通常プレイでも、複数の参加者が同じ エントリー番号 を入力してプレイできます。この運用は、得点を合算するためではなく、順位表の表示を整理したり、バックアップ記録を残したりするときに使います。
どのように表示されるか
- 同じエントリー番号で通常プレイした記録は、1つのまとまりとして扱われます
- 順位表には、その中で最も上位の記録だけが反映されます
- 得点やタイムは合算されません
つまり、複数人で同じ番号を使っていても、それだけでチームプレイにはなりません。
向いている場面
- 複数人で 1 チームとして参加するが、代表者端末とは別に予備の記録も残したい
- 同じ参加単位の記録が順位表に重複表示されるのを避けたい
- 参加者識別のために共通番号を使いたい
案内するときの注意
- 同じエントリー番号を使っても、通常プレイでは得点は合算されない
- 得点を合算して競う場合は、チームプレイを設定する を使う
- 1つのアカウントを複数端末で同時に使うことはできないため、端末ごとに別アカウントでログインする
- 無料コースの上限枠は、同じエントリー番号でも端末ごとにカウントされる
バックアップ用途で案内する場合は、「同じエントリー番号を入力してください」と「これはチームプレイではありません」をセットで伝えると混乱を減らせます。
エントリー番号の高度な運用
エントリー番号は、参加者が自分で入力するだけでなく、主催者側で柔軟に運用できます。
主催者による個別の番号変更
主催者は、参加者ごとにエントリー番号を個別に変更できます。受付時の入力ミスを直したり、後から番号体系をそろえたりするときに使います。ただし、参加者がプレイを開始した後はエントリー番号を変更できません。受付時点での確認をおすすめします。
名簿運用でのチーム受付と自動連番
名簿運用では、チーム単位での受付ができ、エントリー番号を 自動連番（連番で自動採番）で割り当てられます。受付順に番号を振っていきたいときや、事前に番号を決めずにその場で採番したいときに便利です。名簿運用中は、画面に 名簿運用中 バッジが表示されるため、いまどの運用モードかをひと目で確認できます。
番号の重複・範囲の扱い
- 番号の重複 — 受付QRで既に使われている番号を入力すると「受付済みの番号です」と確認が表示され、このまま受付 を選ぶと重複したまま受付できます。表示の整理やバックアップ記録の用途で使えます（詳しくは 同一エントリー番号を使う運用）
- 番号の範囲 — カテゴリ設定の エントリー番号（開始）/（終了） で範囲を決めておくと、範囲外の番号は受付時に自動的に拒否されます。想定外の番号で受付されるのを防げます
番号の上限と表示
- エントリー番号は 最大9桁（最大値 999,999,999）まで設定できます
- 番号の表示は 「#」プレフィックス で統一されます（例: #12）
チームプレイでの受付
チームプレイのカテゴリでは、参加申請受付の流れに加えて チーム番号をどう案内するか を決めておくとスムーズです。
- 主催者が事前にチーム番号を割り当てる
- 当日にチームごとに同じ番号を入力してもらう
- エントリー番号とチーム番号を別のものとして案内する
チームプレイ全体の設計は チームプレイを設定する で整理しています。
当日受付で意識したいこと
- 表示名が設定されているか確認する
- 参加カテゴリが正しいか確認する
- 承認待ちの参加者をその場で承認する流れを決めておく
- エントリー番号やゼッケン番号の確認方法をそろえる
- ログインや通信で詰まった場合の案内役を決めておく
受付担当が複数いる場合は、誰が承認し、誰が出欠を記録し、誰が問い合わせ対応をするかを分けておくと混乱しにくくなります。イベント番号による自動承認を使う場合も、番号が分からない参加者向けの案内は残しておくと安心です。
出欠の確認
エントリーリストでは、参加者の出欠状況も確認できます。
- 出席
- 欠席
- 未確認
当日の受付名簿として使う場合は、主催者側の紙名簿や別管理表とどちらを正にするか決めておくと混乱しにくくなります。
フィルタリングと並び替え
エントリーリストはカテゴリやステータスで絞り込めます。
- カテゴリ で絞り込み
- ステータス（承認待ち / 承認済み / 却下済み / キャンセル済み / 名簿登録）で絞り込み。承認済みは 出席 / 欠席 / 出欠未確認 / すべて に分けて絞り込めます
- 未到着 で絞り込み — 承認済みでまだ受付していない参加者と、名簿登録のままの参加者をまとめて確認できます
並び替えは 番号順 と 受付時刻順 を切り替えられます。
エントリーリストの CSV エクスポート
エントリーリストを CSV ファイルとしてエクスポートできます。出力される項目：
- 申請日時、ユーザー ID、参加者名
- カテゴリ、ステータス、出欠
- 申請メッセージ、応答メッセージ